Plantilla de análisis del origen del problema
Creado por:
Determina la causa del origen de una incidencia para poder corregirla e impedir que vuelva a ocurrir.
Categorías
FUNCIONES CLAVE
Análisis
Resolución de problemas
Colaboración en equipo
Un problema puede producirse repetidamente porque un equipo no entiende del todo su origen. En entornos de ritmo acelerado, aplicar una solución rápida y continuar con el trabajo puede resultar tentador.
Una de las mejores formas de identificar el origen principal de un problema es trabajar de forma colaborativa como equipo. Cuando los equipos generan confianza, trabajan juntos para identificar los problemas y encuentran soluciones prácticas, incluso los problemas persistentes y recurrentes se pueden resolver para siempre. La plantilla de análisis del origen del problema de Confluence permite la colaboración en equipo, la organización del contenido, la gestión del conocimiento, la integración y la personalización, así como la gestión de la seguridad.
¿Qué es una plantilla de análisis del origen del problema?
Los equipos se encuentran a menudo con problemas, ya sea no poder informar a las partes interesadas de los cambios o al sobrescribir un archivo de configuración. El análisis del origen del problema ayuda al equipo a ir más allá de la resolución del problema para determinar el origen de este, corregirlo y evitar que ocurra en el futuro.
Una plantilla de análisis del origen del problema guía a los equipos en el proceso de creación del enunciado de un problema, la discusión de sus causas y la creación de una solución.
¿Por qué utilizar una plantilla de análisis del origen del problema?
Generar confianza
Los problemas pueden aparecer de forma distinta para cada miembro del equipo, según su rol en la empresa. Centrarse en el motivo por el que se produjo el problema y no en quién tuvo la culpa ayuda a generar confianza y garantiza que todo el equipo asuma la responsabilidad de resolver las incidencias.
Identificar los problemas
Para crear un enunciado en el que se explique cómo se produjo tal o cual problema, hay que preguntarse por qué se produjo, qué lo originó, qué circunstancias lo propiciaron y si hubo algún otro factor que contribuyera. Sigue haciendo preguntas hasta que el equipo haya preguntado "¿por qué?" al menos cinco veces para examinar el problema desde todos los ángulos.
Facilita la colaboración
A la hora de crear el enunciado de un problema o de generar soluciones viables, contemplar el problema desde distintos puntos de vista ayuda a facilitar la curiosidad y la exploración. La plantilla de análisis de la causa primordial proporciona un marco para las conversaciones que conducen a conocer en mayor profundidad la causa y las condiciones en las que se produjo el problema.
Mejorar la eficiencia
Un proceso coherente para abordar la resolución de problemas como, por ejemplo, una plantilla de análisis de la causa primordial, permite a los equipos encarar los problemas con mayor eficiencia y centrarse en la información pertinente. Al incluir el análisis de la causa primordial como una actividad esperada del proyecto, aceleras la resolución de documentos y aumentas la claridad para todos los miembros del equipo.
Proponer soluciones prácticas
La lluvia de ideas es importante para que el equipo genere múltiples soluciones y ofrezca sugerencias prácticas. Cuando el equipo acuerde una solución, documente cómo implementarla y quién asumirá la responsabilidad, analiza los posibles obstáculos y haz una estimación del cronograma para resolver el problema.
Cómo empezar a utilizar la plantilla de análisis del origen del problema
- 1
Completa el resumen
Antes de iniciar un análisis del origen del problema, rellena los detalles de tu equipo en la sección de resumen de la plantilla. Esto proporciona la información necesaria para gestionar el trabajo y permite incorporar a los miembros del equipo con "@" y añadir fechas rápidamente con "//".
- 2
Crea un enunciado del problema
Crea un enunciado del problema que explique la incidencia en una o dos frases. Usa la función de mención @ para incorporar a los miembros del equipo y notificárselo y fijar la fecha del taller y, a continuación, comparte la página con el equipo antes de la reunión.
- 3
Analiza las causas del problema
Utiliza la plantilla de análisis de la causa primordial durante la reunión para estructurar las conversaciones de intercambio de ideas. Pídele al grupo que piense en el enunciado del problema y en lo que contribuyó a la incidencia.
- 4
Establece un enunciado final del problema
Usa la plantilla de análisis del origen del problema para recopilar las sugerencias del equipo sobre el motivo del problema y, a continuación, trabajad en equipo para mejorar el enunciado del problema.
- 5
Propón soluciones
Usa la plantilla para anotar posibles soluciones mientras el equipo debate ideas y descubre datos relevantes. Menciona a los propietarios, añade elementos de acción y preguntas de seguimiento para cada solución que proponga el grupo.
- 6
Actualiza a medida que se complete el trabajo
Después del taller, ve marcando los elementos de acción a medida que el equipo los vaya completando, utilizando etiquetas de decisión al documentar los resultados para hacer un seguimiento de estos en la plantilla de análisis de la causa primordial. Entonces, podrás convertir los elementos de acción en tareas de Jira para llevarlas a cabo.
¿Por qué Confluence?
El análisis de la causa primordial es más fácil con Confluence porque proporciona a los equipos distribuidos y que comparten la misma ubicación una plataforma colaborativa para compartir ideas y resolver problemas. Confluence facilita una única fuente de información para recopilar los enunciados de los problemas, registrar las respuestas y decidir soluciones prácticas. Con las @menciones y otras acciones rápidas en línea, puedes etiquetar a miembros del equipo, incorporar decisiones a las tareas y hacer un seguimiento de ellas hasta su resolución.
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