Plantilla de sistema de seguimiento de gastos
Registra, clasifica y aprueba los gastos en un solo lugar para supervisar los reembolsos, presupuestos y gastos pendientes.
FUNCIONES CLAVE
Gestión de proyectos
Planificación de proyectos
¿Qué es una plantilla de seguimiento de gastos?
Una plantilla de seguimiento de gastos permite gestionar los gastos, ya que establece una estructura uniforme para su presentación, revisión y aprobación. Elimina la necesidad de crear sistemas de seguimiento desde cero cada vez que necesites supervisar los costes.
La plantilla incluye campos prediseñados para indicar los detalles de los gastos, flujos de trabajo de aprobación y funciones de generación de informes, todo ello para que puedas centrarte en la gestión efectiva de tu presupuesto en lugar de en la configuración de la infraestructura. Los equipos la utilizan para mantener la visibilidad de los gastos, agilizar los ciclos de reembolso y mejorar la toma de decisiones financieras sobre la base de datos reales.
¿Quién debe usar una plantilla de seguimiento de gastos?
Los equipos de finanzas pueden utilizar plantillas de gestión de gastos para crear un estándar en torno al método de presentación y aprobación de los gastos en toda la organización. Los gerentes de proyectos pueden utilizarlas para supervisar los costes específicos de un proyecto en comparación con lo establecido en los presupuestos, lo que les permite mejorar la toma de decisiones relacionadas con la asignación de recursos. A su vez, los jefes de departamento las consideran útiles para supervisar los gastos operativos e identificar oportunidades de ahorro de costes sin tener que adoptar una postura de microgestión con cada compra.
Toda persona que se encargue de la gestión de los presupuestos, tramitación de los reembolsos o supervisión de los gastos operativos podrá sacar provecho de los recursos de seguimiento de gastos estructurados. La plantilla aclara las responsabilidades, ya que permite documentar quién gastó qué y por qué, lo que, a su vez, facilita la identificación de tendencias y el ajuste de los patrones de gasto.
¿Qué incluye la plantilla de seguimiento de gastos?
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo permiten trazar un esquema del proceso que atraviesan los gastos, desde la presentación inicial hasta la revisión, la aprobación y el pago final. Consulta la etapa del proceso en la que se encuentra cada uno de los gastos con el fin de evitar que los elementos asociados con ellos se pierdan u olviden por el camino.
Personaliza las transiciones de tu flujo de trabajo para que coincidan con tu jerarquía de aprobación, o bien añade una automatización destinada a redirigir los gastos a la persona encargada de su aprobación en función del importe o la categoría. Agiliza el proceso de revisión y garantiza la circulación del dinero para evitar que se quede estancado en el proceso de aprobación.
Listas
Las listas te ofrecen una perspectiva clara de todos los gastos organizados por estado, categoría o cualquier otro criterio que tu equipo considere relevante. Filtra la lista para localizar rápidamente los reembolsos pendientes, identificar elementos de alto valor que necesitan someterse a una revisión adicional o consultar todos los gastos en los que ha incurrido un departamento específico.
Esta vista resulta especialmente útil durante la planificación del proyecto, una fase en la que tendrás que comprender los patrones de gasto y ajustar tu enfoque en consecuencia.
Informes
Los informes te permiten visualizar los gastos totales, desglosarlos por categoría y hacer un seguimiento de la duración de los ciclos de aprobación. Los datos relevantes que exponen son cruciales para elaborar una previsión presupuestaria para el futuro y hacer ajustes conforme cambien las tendencias de gasto.
Además, puedes utilizar los datos de los informes para identificar qué categorías suelen exceder el presupuesto o qué etapas del proceso de aprobación constituyen el origen de los cuellos de botella. Esta visibilidad fomenta la mejora de la planificación estratégica y ayuda a los equipos a adaptar su enfoque de gasto sobre la base de resultados reales y no de conjeturas.
Tablero de scrum
El tablero de scrum ofrece un método visual de supervisar las solicitudes de gasto a medida que se suceden por las distintas etapas del proceso de aprobación. Configura columnas como Por revisar, Aprobado y Pagado para mantener toda la información en orden y que se pueda consultar de un vistazo.
Esta vista favorece a los equipos que practican la planificación iterativa, un enfoque que requiere que evalúes rápidamente lo que se ha aprobado, lo que está pendiente y lo que aún necesita atención. Su diseño visual facilita la identificación de los gastos que han permanecido durante demasiado tiempo en una etapa concreta.
Cómo empezar a usar la plantilla de seguimiento de gastos
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Elige un tipo de proyecto que se adapte a tu flujo de trabajo
Selecciona el tipo de proyecto adecuado en función del funcionamiento de tu equipo. Un proyecto gestionado por el equipo brinda una configuración y un control flexibles, que funcionan bien si las necesidades de seguimiento de gastos son simples y están contenidas en un solo equipo.
Un proyecto gestionado por la empresa tiene más sentido cuando se necesita la colaboración entre departamentos o se quieren mantener procesos coherentes entre varios equipos. Ten presente el alcance del proyecto y cuántas personas necesitarán acceder a los datos de gastos antes de decidir.
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Crea tipos de incidencia para el seguimiento de los gastos
Añade tipos de incidencia para cada tipo de gasto del que necesites supervisar. Puedes crear un tipo de incidencia de solicitud de gastos para las compras habituales y un tipo de reembolso para los gastos propios.
Incluye campos personalizados para el importe, la categoría, la fecha y cualquier otro detalle que necesites registrar.
Usa la vista de lista de Jira para realizar un seguimiento de estos gastos y organizarlos en tu proyecto. Las funciones integradas de Jira permiten la gestión del presupuesto y el seguimiento de los costes, lo que te permite establecer límites de gastos y recibir alertas cuando las categorías se acercan a sus umbrales.
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Configura los flujos de trabajo para las aprobaciones
Crea rutas de aprobación que pasen los gastos a estados como Enviado → En revisión → Aprobado → Pagado. Usa los flujos de trabajo de Jira para planificar este proceso y garantizar que los gastos sigan la cadena de aprobación adecuada en función de los requisitos de tu organización.
Puedes crear diferentes rutas para gastos pequeños y grandes, o redirigir determinadas categorías a aprobadores específicos que tengan experiencia en esas áreas. Esta estructura mantiene la coherencia de la plantilla básica de seguimiento de gastos y, al mismo tiempo, permite flexibilidad cuando se necesita.
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Personaliza los tableros de scrum e informes para obtener información más clara
Configura tu tablero de scrum para mostrar los gastos de una manera que tenga sentido para el proceso de revisión de tu equipo. Usa el tablero para planificar las revisiones de gastos, visualizar las aprobaciones pendientes y supervisar los elementos que necesitan un seguimiento.
Configura los informes para mostrar el gasto total, los recuentos de aprobaciones pendientes y los desgloses por categorías para contar con los datos de seguimiento financiero que necesitas para tomar decisiones sobre la gestión del proyecto. Estos informes proporcionan información para evaluar el estado del proyecto y saber dónde los gastos tienden a ser más altos de lo esperado.
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Compártela con los miembros del equipo y ajústala según sea necesario
Invita a los miembros del equipo correspondientes y establece permisos para controlar quién puede ver, editar o aprobar los datos de gastos. Empieza con un grupo principal y amplía el acceso a medida que la plantilla te resulte útil.
Crea un plan de acción para revisar y actualizar la plantilla con regularidad, idealmente siguiendo un cronograma del proyecto que se alinee con los ciclos presupuestarios. Ajusta los campos, los flujos de trabajo y los informes para reflejar cómo trabaja realmente tu equipo en lugar de obligarles a adaptarse a un sistema rígido.