Plantilla de seguimiento de incidencias

La plantilla de seguimiento de incidencias de Jira es una herramienta esencial que ayuda a los gestores de proyectos a dividir grandes tareas en otras que sean factibles para conseguir flujos de trabajo más eficientes.

Usar plantilla

Ideal para

Gestión de proyectos
Operaciones

FUNCIONES CLAVE

Planificación de tareas
Priorización
Gestión de canalización

¿Qué es una plantilla de seguimiento de incidencias?

Hoja de cálculo de registro

La plantilla de seguimiento de incidencias incluye una hoja de cálculo de registro para recopilar y organizar las distintas incidencias. Es una forma sencilla de controlar su seguimiento, su estado y su resolución para garantizar que no pasas por alto nada.

Una hoja de cálculo de registro bien mantenida ofrece una visión en tiempo real del estado de tus tareas. No es solo una lista, sino una herramienta dinámica que puede ofrecer alertas, recordatorios e informes. Los equipos pueden personalizar sus hojas de cálculo de registro con filtros y etiquetas para que las incidencias de navegación sean más fáciles de gestionar. Esto garantiza que los equipos estén siempre al tanto del estado de los elementos clave del proyecto.

Documento personalizable

Una plantilla de seguimiento de incidencias no es un documento estático, sino que se puede personalizar para adaptarla a las necesidades específicas de cada proyecto. Puedes ajustarla al flujo de trabajo de tu equipo, a las especificaciones del proyecto y a la naturaleza de las incidencias que estás gestionando.

Puede crecer y cambiar conforme lo hace el proyecto, y pasar de ser una simple lista de tareas el primer día a convertirse en un esquema completo de tareas, dependencias e informes. Esta capacidad de adaptación resulta especialmente útil si utilizas metodologías tales como un tablero de kanban para visualizar los flujos de trabajo de gestión de proyectos.

¿Qué incluye la plantilla de seguimiento de incidencias?

Datos de la incidencia

Cada entrada en la plantilla de seguimiento de incidencias incluye una descripción detallada. Esto garantiza que todos los miembros del equipo entiendan el contexto del problema y puedan contribuir eficientemente a su resolución. Esto es similar a la creación de un registro de incidencias, en el que los detalles son fundamentales para su resolución.

Información

La información clave del proyecto está siempre al alcance de tu mano con esta plantilla. Conoce el alcance, el cronograma y las responsabilidades del proyecto de un vistazo. Este nivel de detalle y organización es esencial a la hora de crear un seguimiento de incidencias que contribuya eficientemente a los esfuerzos de tu equipo.

Con un gestor de incidencias adecuado, tendrás visibilidad sobre el estado de tu proyecto, la asignación de recursos y los posibles cuellos de botella. No se trata solo de saber lo que hay que hacer, sino de tener la previsión necesaria para prepararse para situaciones inesperadas y mantener el proyecto según lo previsto.

Vista de Cronograma

La vista de cronograma es fundamental para que los equipos puedan visualizar la cronología de las incidencias. También les ayuda a entender el impacto en el progreso del proyecto y a planificar en consecuencia. Esta vista es una herramienta estratégica y una ayuda visual que facilita la gestión y permite priorizar las tareas de forma eficaz. También proporciona una perspectiva cronológica clara, que resulta esencial para supervisar las dependencias y anticipar posibles cuellos de botella en tu proyecto.

Instrucciones para empezar a utilizar la plantilla de gestión de incidencias

1
Identificar el tipo de incidencia
Empieza por clasificar las incidencias según su naturaleza. Este paso te ayuda a priorizar y abordar primero los problemas graves. Conocer y organizar el backlog del producto es un paso crucial en este proceso para acompasar las incidencias con los objetivos y resultados generales del proyecto. También mejora la manera de comunicar dentro del equipo qué hay que hacer y por qué.
2
Reunir los detalles de las incidencias
Recoge toda la información relevante sobre cada incidencia, incluidos su origen, estado actual y posibles soluciones. Cuanto más detalladas sean tus entradas, más fácil será resolver la incidencia. Este proceso es similar a crear un registro de incidencias, donde la minuciosidad se traduce en eficiencia. Con una documentación detallada de las incidencias, podrás crear una base de conocimientos que pueda consultarse en el futuro, así como evitar que se repitan las incidencias.
3
Establecer flujos de trabajo
Define flujos de trabajo claros y eficaces para cada tipo de incidencia. Un flujo de trabajo de proyecto bien estructurado garantiza una resolución rápida de las incidencias y minimiza su impacto en el proyecto. Este paso es especialmente importante en una herramienta como Jira, que dispone de flujos de trabajo altamente personalizables. La gestión eficaz del flujo de trabajo también contribuye a que la comunicación sea transparente y deja claras las expectativas para los miembros del equipo.
4
Asignar responsabilidades
Asigna la propiedad de cada incidencia a miembros específicos del equipo. Así, cada uno tendrá claras sus responsabilidades, las asumirá y trabajará activamente para resolver las incidencias. El hecho de asignar cada incidencia a una persona concreta para que encuentre una solución agiliza el proceso y fomenta el sentido de propiedad y responsabilidad entre los miembros del equipo.
5
Establecer prioridades
Prioriza las incidencias en función de su urgencia e impacto. Con este paso te asegurarás de que el equipo se centre primero en los problemas más críticos. La priorización también garantiza que asignes los recursos a las incidencias más urgentes, invirtiendo la cantidad adecuada de esfuerzo y tiempo.
6
Revisar y actualizar con regularidad
El estado de una incidencia puede cambiar rápidamente. Revisa y actualiza periódicamente el gestor de incidencias para que muestre el estado actual de cada incidencia y del proyecto en su conjunto. Este proceso continuo es vital para mantener una visión general precisa del progreso del proyecto y para adaptarse a cualquier cambio o nuevo desafío. Las actualizaciones constantes proporcionan una visión en tiempo real del estado del proyecto y ayudan a tomar decisiones fundamentadas.