¿Qué es el ciclo de vida de la gestión de activos?

Ya sea un ordenador portátil, una grúa o un servidor en la nube, todos los activos pasan por las cinco etapas del ciclo de vida de la gestión de activos: planificación, adquisición, operación, mantenimiento y eliminación. 

La gestión proactiva ayuda a identificar los posibles riesgos y fallos, lo que te permite intervenir a tiempo y minimizar las interrupciones. Los datos precisos de activos y la información de rendimiento mejoran la planificación, la inversión y la asignación de recursos, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.

Este artículo ofrece un análisis detallado de las actividades y los objetivos de cada etapa del ciclo de vida de la gestión de activos. También analiza las estrategias clave, las prácticas recomendadas y las herramientas para una gestión eficaz de los activos.

Análisis del ciclo de vida de la gestión de activos

A medida que envejecen, los activos empresariales pasan por cinco etapas clave. Los gestores de activos utilizan diferentes enfoques para maximizar el valor de los activos en cada etapa.

Por ejemplo, en la etapa de planificación, un profesional de TI responsable de la integración de la inteligencia artificial en el proceso de venta de la empresa, identificará determinadas funciones y capacidades de integración del software de ventas ideal. Luego, en la fase de adquisición, investigarán a los proveedores y adquirirán los activos. En la fase de operaciones, formarán al personal de ventas para sacar el máximo partido a estas herramientas impulsadas por IA.  

Si un gestor de activos sabe en qué etapa se encuentra un activo, sabrá qué actividades pueden maximizar la rentabilidad y minimizar los costes. 

El ciclo de vida se compone de cinco etapas secuenciales:

1. Planificación: identifica las necesidades de tu activo, establece un presupuesto y crea un plan de mitigación de riesgos. 

2. Adquisición: preselecciona proveedores, negocia contratos, obtén la aprobación y compra e incorpora el activo. 

3. Operación: gestiona el rendimiento de los activos, forma al personal y supervisa el cumplimiento. 

4. Mantenimiento: realiza inspecciones, supervisa las incidencias y ejecuta tu plan de mantenimiento periódico. 

5. Eliminación: tira, recicla, reutiliza o vende tu activo.

Un enfoque integral de la gestión de activos es fundamental para el éxito empresarial. 

Considera la implementación de ordenadores portátiles en toda la empresa. Puede que un enfoque limitado se centre únicamente en la compra y la distribución de nuevos ordenadores portátiles. Sin embargo, un enfoque integral de gestión de activos tendría en cuenta la formación de los usuarios, la ciberseguridad, los procedimientos de reparación, la integración de redes y otros aspectos del proyecto. Con una visión integral y a largo plazo, el profesional de TI evitará los problemas de compatibilidad, la baja adopción por parte de los usuarios y otras costosas negligencias como consecuencia de priorizar el coste y las funciones.  

También es importante saber diferenciar entre la configuración y la gestión de activos, ya que muchos confunden los términos. 

La configuración y la gestión de activos abordan diferentes aspectos de la administración de los servidores en la nube. El primero se refiere al mantenimiento del estado operativo, la funcionalidad y la accesibilidad del servidor. Por el contrario, la gestión de activos tiene que ver con la supervisión del valor financiero del servidor, los detalles de propiedad, el cumplimiento de la licencia y el ciclo de vida general del servidor. 

Ventajas de gestionar el ciclo de vida de los activos

Entre otras ventajas, una gestión atenta de los activos reduce el despilfarro de la organización y reduce los costes, principalmente al permitirte visualizar el estado, el uso y el rendimiento de los activos.  

A modo de ejemplo, imagina que un departamento de TI utiliza una plataforma de gestión de activos de TI para supervisar las licencias de software de toda la empresa. Puede que, al hacerlo, encuentren muchas formas de ahorrar dinero o de asignar mejor los recursos. 

Puede que descubran que el 30 % de las licencias adquiridas no se utilizan. Con estos datos de uso, pueden reasignar las licencias o renegociar los precios con el proveedor. Así podrían ahorrar miles de euros y reinvertirlos en otras áreas de la infraestructura de TI. 

A continuación, se enumeran otras ventajas clave: 

• Mejora del rendimiento de los activos: recopilar y analizar datos sobre tus activos te permite identificar formas de mejorar su rendimiento. Mantener el activo significa que este pueda funcionar de forma eficaz, por lo que habrá menos problemas que puedan ralentizar la productividad, como la reducción del tiempo de inactividad y la menor frecuencia en las reparaciones. 

• Ampliación de la vida útil de los activos: al comprar un activo de alta calidad, supervisarlo y mantenerlo durante todo el ciclo de vida, prolongarás su vida útil y ahorrarás dinero a largo plazo.

• Mitigación de riesgos: durante la fase de planificación, identificarás las posibles incidencias y crearás planes que reduzcan la probabilidad de que se produzcan. 

• Cumplimiento normativo: hacer un seguimiento del estado de los activos y estar al tanto del panorama normativo te permitirá cumplir con la ley y evitar multas. Además, con una solución de supervisión de la gestión de activos, tendrás las licencias y otra información almacenadas de forma segura en caso de que se produzca una auditoría. 

En el ámbito de la TI, las empresas pueden ahorrar mucho dinero con simples incorporaciones en el proceso de gestión de activos. 

Por ejemplo, en el Informe sobre el estado de la ITAM de 2024, las empresas que supervisaban las licencias de software como parte de la gestión de activos de software (SAM) experimentaron un 12 % menos de despilfarro estimado en el software de sus centros de datos que las empresas que solo ejecutaban respuestas de auditoría reactivas y prácticas básicas de SAM.

Tomarte en serio la gestión del ciclo de vida de los activos te permitirá disfrutar de las ventajas de unos activos fiables y eficientes, a la vez que te permite reducir los costes y aumentar la productividad.

Etapas del ciclo de vida de la gestión de activos

Las cinco etapas del ciclo de vida de la gestión de activos son la planificación, la adquisición, la operación, el mantenimiento y la eliminación. Para sacarle el máximo partido a tus activos, aquí analizamos las principales actividades y objetivos de cada etapa.

Planificación

Durante la fase de planificación, los gestores de activos crean un plan de adquisiciones. Aquí se describen los requisitos de rendimiento, los posibles riesgos, el ROI, el presupuesto y los criterios de éxito. También puede incluir orientación sobre cómo evaluar a los proveedores. Estas son las partes más importantes del plan:

• Análisis de la demanda: determina tus necesidades de rendimiento para garantizar la alineación con los objetivos empresariales. Involucra a todas las partes interesadas pertinentes en este proceso. 

• Gestión de riesgos: identifica los posibles riesgos y crea estrategias de mitigación. En el análisis del ciclo de vida de la ITAM, esto podría deberse a cambios en el panorama normativo o a un ciberataque. 

• Análisis de coste-beneficio: compara las ventajas y los costes estimados del activo para hacerte una idea clara del ROI previsto. 

• Presupuestos: crea un presupuesto para la compra inicial, así como para la operación y el mantenimiento continuos del activo. 

• Criterios de éxito: crea KPI que te ayuden a medir el éxito de tu activo y a detectar las áreas de mejora. 

• Criterios de evaluación: determina qué características, funciones y servicios necesita tu activo para alcanzar los objetivos de rendimiento descritos en el análisis de la demanda. 

Si sustituyes un activo antiguo por otro nuevo, el rendimiento del activo anterior también influirá en la toma de decisiones sobre lo que constituye un activo de calidad. 

Si dedicas el tiempo necesario a planificar, realizas los análisis críticos e implicas a las principales partes interesadas, desde las finanzas hasta las operaciones de TI, tendrás más probabilidades de que el activo entre dentro del presupuesto y esté a la altura de tus expectativas.

Adquisición

Tras la etapa de planificación, los gestores de activos comienzan el proceso de adquisición, durante el cual adquieren e implementan el activo. A continuación, se enumeran los pasos del proceso de adquisición: 

1. Investiga y preselecciona a los proveedores. Estudia el mercado y encuentra de 2 a 3 proveedores de los que obtener precios. Ten en cuenta el coste, la entrega, la calidad, la fiabilidad, el soporte, la escalabilidad y la compatibilidad del proveedor en relación con tus sistemas. Puede que también debas pensar en los posibles caminos para futuras mejoras. 

2. Negocia los contratos. Solicita contratos a los proveedores preseleccionados y negócialos hasta alcanzar un buen acuerdo. Busca garantías ampliadas, descuentos por volumen de uso y acuerdos de nivel de servicio. Ten en cuenta la diferencia entre el alquiler y la compra de activos. 

3. Recibe la aprobación. Obtén el permiso de los responsables internos de la toma de decisiones y compra el activo. 

4. Despliega el activo: instala, configura o implementa el activo. En función del activo, puede que el vendedor te ayude en este proceso.

Debes considerar el presupuesto, tus necesidades y los sistemas actuales. Por ejemplo, los nuevos activos de TI deben integrarse con tu tecnología actual para que los datos se transfieran de forma fluida entre sistemas. 

Además, si cuentas con estándares empresariales específicos en materia de seguridad, sostenibilidad u otros ámbitos, asegúrate de que el activo los cumpla. Por ejemplo, si una empresa se jacta de respetar la privacidad de los datos, el nuevo software inteligente de ventas debe cumplir las normas de privacidad de datos, como el RGPD.

Operación

Es en la fase operativa del ciclo de vida de la gestión de activos donde empiezas a ver la rentabilidad de la inversión. Aquí es donde tu activo desempeña su función. 

Los gestores de activos deben controlar el rendimiento del activo mediante una supervisión continua, la formación del personal y la supervisión del cumplimiento. A continuación, se indican las actividades típicas durante la fase operativa: 

• Gestión del rendimiento: supervisa las métricas de rendimiento de los activos, como el tiempo de actividad y el porcentaje de mantenimiento no planificado. Analiza los datos para detectar las áreas de mejora. Haz ajustes para optimizar el rendimiento. 

• Formación y soporte: asegúrate de que los empleados sepan cómo utilizar el activo de forma segura y eficaz y bríndales soporte técnico continuo. 

• Supervisión del cumplimiento: asegúrate de que el activo alcance los puntos de referencia de sostenibilidad y cumpla la normativa gubernamental relativa a los datos, la privacidad y la seguridad. 

La duración de esta fase depende del activo. Si bien un ordenador portátil suele funcionar de forma eficiente entre 3 y 5 años, un conmutador suele durar entre 15 y 30 años. Los activos de software que se actualizan con regularidad pueden durar tanto como dure la actividad de tu empresa (si es local) o del proveedor (si es SaaS).

Mantenimiento

Un plan de mantenimiento rutinario es fundamental para que tus activos funcionen de forma eficaz. En esta fase, los gestores de activos supervisan los indicadores de estado, como las lecturas de vibraciones, las anomalías operativas, los datos de temperatura o las mediciones del consumo de energía, en los que se basarán para el mantenimiento de los activos. 

La gestión de activos conlleva tres tipos diferentes de mantenimiento:

• Preventivo: este tipo de trabajo de mantenimiento ayuda a evitar futuras averías e incidencias. Algunos ejemplos son la sustitución de una pieza, la limpieza de una base de datos o la reparación preventiva de equipos antiguos. Muchas empresas usan listas de comprobación de mantenimiento preventivo para estandarizar el proceso. 

• Predictivo: esta estrategia de mantenimiento utiliza datos en tiempo real para predecir cuándo es probable que el equipo falle. Esto te permite arreglarlo o actualizarlo antes de que suceda. 

• Correctivo: se trata de una forma de mantenimiento reactiva que se produce cuando un activo falla; por ejemplo, la reparación de la pantalla de un ordenador portátil ligeramente dañada. 

Una parte fundamental de cualquier plan de mantenimiento son las inspecciones periódicas. 

Aquí es donde inspeccionas tus activos en busca de fisuras, errores u otros problemas. Si detectas un problema, puedes solucionarlo antes de que vaya a peor y se produzca tiempo de inactividad o provoque daños irreversibles, tanto a sí mismo como a los activos cercanos; por ejemplo, una caldera de agua que gotea e inunda el sótano del edificio. 

Tu plan también debe incluir una planificación de mantenimiento preventivo continuo. Según el activo, la planificación rutinaria puede basarse en el tiempo, el medidor o el estado. 

Siempre que realices un mantenimiento, documéntalo para saber en todo momento qué ha pasado. Esto también te proporciona datos precisos para analizar el rendimiento de los activos y te prepara para posibles auditorías. 

Independientemente de la estructura del plan de mantenimiento, este aumentará la vida útil de los activos y te ayudará a evitar costosas reparaciones e ineficiencias operativas. 

Eliminación

Cuando un activo deja de funcionar según las necesidades de la empresa y su reparación no es rentable, los gestores de activos se deshacen de él. Pueden hacerlo de distintas maneras:

• Vender: busca un comprador y gana dinero con el activo depreciado. Es habitual cuando un activo en funcionamiento deja de satisfacer las necesidades de la empresa. A veces, se hace para aumentar el flujo de caja. 

• Reutilizar: utiliza el activo para un nuevo propósito, como transformar un edificio comercial en un complejo de apartamentos. 

• Reciclar: desecha el activo de manera que pueda convertirse en algo de valor. 

• Tirar: tira el activo de manera responsable, segura y respetuosa con el medio ambiente. 

Algunos activos, como los equipos de TI, tendrán que someterse a un proceso de desmantelamiento. Esto conlleva retirar el servicio de una manera segura que mitigue la exposición de los datos. Por ejemplo, cuando los directores de TI desactiven el software local, deben depurar los datos y eliminar toda la información de identificación personal para proteger los datos de los clientes y cumplir las prácticas recomendadas de eliminación de activos de TI (ITAD).

Actualmente, se necesita un alto nivel de atención, ya que las filtraciones de datos son cada vez más comunes. En 2024, el coste global de las filtraciones de datos fue de 4,88 millones en pérdidas, el más alto de la historia y un 10 % más elevado que el del año anterior(IBM). 

Para muchos gestores de activos, los costes medioambientales también son importantes. La eliminación correcta de los activos de acuerdo con la normativa gubernamental minimizará su huella de carbono y hará que se cumpla con la ley. 

Para deshacerte de tus activos de forma responsable, ten en cuenta los siguientes factores: 

• ¿Cuál es la exposición de los datos?

• ¿Cuáles son los costes del transporte y la eliminación del activo?

• ¿Contiene el activo metales o materiales finitos (por ejemplo, el litio de una batería)?

• ¿En qué medida puedes reducir las emisiones de gases de efecto invernadero restaurando y vendiendo el activo?

• ¿Se ajusta este método a los objetivos de sostenibilidad de la empresa? 

Una vez que te hayas deshecho del activo (o mejor aún, unos meses antes de dejar de utilizarlo), empieza a planificar la adquisición de un activo de sustitución para restablecer el ciclo de vida. 

Un proceso de eliminación optimizado y que respete las normas te prepara para alcanzar el éxito con el nuevo activo, ya que evita que se produzcan multas y filtraciones de datos, así como otras pérdidas de tiempo. 

Estrategias para una gestión eficaz de los activos

Puede que crear un plan eficaz de gestión de activos parezca abrumador, pero no tiene por qué serlo. 

Empieza por definir claramente los objetivos:

• ¿Quieres mejorar la vida útil de tus activos?

• ¿Hay algún tipo específico de activo con bajo rendimiento que quieras reparar?

• ¿Te cuesta supervisar el estado de los activos?

Decide qué es lo que quieres mejorar de los activos de tu empresa y establece de 1 a 3 objetivos generales para tu equipo de gestión de activos. Independientemente de los objetivos, define qué activos debes supervisar. Esto lo incluye todo, desde el hardware y el software hasta los servicios en la nube. 

Luego, implementa un inventario para mantener un registro detallado de cada activo, que incluya la fecha de compra, las licencias, la fecha de renovación del software, las garantías, el uso y la planificación del mantenimiento. 

La visibilidad de todos los aspectos de los activos evita el incumplimiento de los plazos, las inspecciones y el mantenimiento. También permite tomar decisiones basadas en las pruebas en cada etapa del ciclo de vida de los activos.

Muchas empresas confían en el software de ITSM para automatizar las tareas rutinarias, como el seguimiento de los activos, la supervisión de los patrones de uso, la gestión de incidentes o la generación de informes de rendimiento de los activos. Estas herramientas ahorran tiempo y reducen el riesgo de que se produzcan errores humanos, lo que hace que la gestión de los activos sea más coherente.

Una estrategia de gestión de activos también debe incluir medidas de gestión financiera, mitigación de riesgos y cumplimiento normativo. Tendrás que realizar análisis periódicos de coste-beneficio del activo para evaluar si te hace ganar más de lo que cuesta en reparaciones, cuotas mensuales, mantenimiento y otros componentes del coste total de propiedad. 

Realiza inspecciones y auditorías con regularidad para gestionar los riesgos. Aplica procedimientos operativos estándar estrictos para el uso de los activos y protocolos para asegurarlos y eliminarlos. Por ejemplo, debes establecer normas para que los empleados puedan acceder a registros o formularios restringidos. 

Para mantener el cumplimiento, lleva un registro actualizado de los activos en caso de que se produzca una auditoría de proveedores, cuyo coste aumenta año tras año según el informe sobre el estado de la ITAM de 2024.

Prácticas recomendadas en la gestión de activos

Estas son algunas de las prácticas recomendadas en la gestión de activos para dominar cada etapa del ciclo de vida de los activos:

• Conoce las normas, como la ISO 55000. Los estándares de gestión de activos son marcos de métricas, métodos y estándares de rendimiento demostrados que puedes utilizar para orientar la gestión de activos. Con una norma como la ISO 55000, obtienes un consenso mundial sobre la práctica y las ventajas de la gestión de activos. 

• Implementa un software de gestión del ciclo de vida de los activos. Jira Service Management puede ayudarte a supervisar los activos, monitorizar el rendimiento, gestionar las solicitudes de soporte de TI, almacenar documentos importantes y recibir alertas en tiempo real sobre el estado de los activos, los plazos y mucho más. 

• Forma a los empleados para que usen los activos. Cuando tus empleados saben cómo usar tus activos, aumentas su eficacia y evitas daños. Infórmales de los protocolos legales y de seguridad importantes para que los cumplan en todo momento. 

• Implica a las partes interesadas. Las partes interesadas pueden proporcionar a los gestores de activos información que les ayude a tomar mejores decisiones sobre la compra, la gestión y la eliminación de los activos. Involucrarlos en el proceso también garantizará que los activos que estén bajo tu supervisión cumplan con sus expectativas. 

Como cualquier proceso empresarial, la gestión de activos es imperfecta. La experimentación constante con nuevos enfoques, herramientas y procesos ayudará a optimizar tu ciclo de vida de gestión de activos. 

Si te dedicas a la gestión de operaciones de TI, consulta esta guía sobre las prácticas recomendadas de gestión de activos de TI.

Utiliza Jira Service Management para gestionar los activos de forma eficaz

El ciclo de vida de la gestión de activos, un marco útil para los gestores de activos, se compone de cinco fases (planificación, adquisición, operación, mantenimiento y eliminación), cada una con sus propios objetivos, rutinas y métricas. Sin embargo, llevar a cabo las tareas asociadas a cada fase puede resultar engorroso y llevar mucho tiempo.

Para mejorar la gestión de activos en cada fase, utiliza Jira Service Management. 

Jira Service Management (JSM) ofrece varias funciones clave que permiten el seguimiento de los activos, la supervisión, la gestión de las solicitudes de asistencia, la documentación y la creación de informes de rendimiento, así como las tareas de mantenimiento y las mejoras:

• Seguimiento de activos: rastrea y gestiona los activos, configuraciones y recursos de TI para obtener visibilidad sobre su ciclo de vida, sus estados y sus relaciones.

• Supervisión: conéctate con herramientas de supervisión de terceros para rastrear el rendimiento del sistema, activar alertas y convertir las incidencias en solicitudes de asistencia.

• Gestión de solicitudes de asistencia: proporciona un portal de solicitudes personalizable para que los usuarios envíen solicitudes de asistencia, con flujos de trabajo y seguimiento de SLA automatizados.

• Documentación: intégrala con Confluence para que los equipos de servicio y usuarios finales puedan acceder fácilmente a los artículos y la documentación de la base de conocimientos.

• Informes de rendimiento: utiliza paneles e informes personalizables para hacer un seguimiento de los KPI, el rendimiento del centro de asistencia y la satisfacción de los clientes.

• Tareas de mantenimiento y mejoras: automatiza las tareas de mantenimiento recurrentes e intégralas con los procesos de ITSM para que las actualizaciones del sistema se hagan con puntualidad.

La integración de Jira Service Management con los sistemas de tu empresa mejorará la colaboración entre tus equipos empresariales, de TI y de desarrollo y garantizará que utilizan los activos a su máximo potencial. Los equipos pueden trabajar juntos sin problemas mediante flujos de trabajo compartidos y actualizaciones en tiempo real. Al centralizar la gestión de activos en Jira Service Management, las empresas pueden hacer un mejor seguimiento de los ciclos de vida de los activos, reducir los costes de mantenimiento y tomar decisiones basadas en los datos.