Maximiza la eficiencia con el seguimiento de activos

Tu empresa depende de una serie de activos físicos, desde ordenadores y servidores hasta equipos, maquinaria y vehículos. En función de tu actividad empresarial concreta, tus activos críticos también pueden incluir ganado, cultivos o personas. Sean cuales sean los activos de los que depende tu empresa, siempre debes poder saber cuáles son y dónde están. Necesitas un seguimiento de los activos.

Las empresas seleccionan, adquieren, implementan, administran y reasignan o retiran activos constantemente. Por lo tanto, es crucial tener bien controladas las posesiones más valiosas e importantes de tu empresa. Y, para que eso salga bien, hay que hacer un seguimiento exhaustivo, coherente y eficaz de los activos. En esta guía, examinaremos el seguimiento de los activos, incluido cómo elegir la solución de seguimiento de activos adecuada para tu empresa y trataremos de vislumbrar el futuro del seguimiento y la gestión de activos. Asimismo, pondremos de relieve cómo Jira Service Management puede ayudarte a mejorar el seguimiento de los activos para la gestión de los servicios de tu empresa.

¿Qué es el seguimiento de los activos?

El seguimiento de los activos es un método empleado por las empresas para saber en todo momento y con precisión el paradero, el uso y la atribución de usuarios de elementos valiosos. El seguimiento de activos, también llamado "gestión de activos", da cuenta de todos los recursos importantes de tu empresa, lo que incluye la adquisición y la implementación mediante el mantenimiento, las actualizaciones y la eliminación.

La gestión de activos de TI (ITAM) es un tipo de seguimiento de activos centrado en los equipos informáticos, el software y los recursos relacionados, entre los que se incluyen elementos intangibles como los contratos y los acuerdos de mantenimiento y servicio. Dada la importancia de tu entorno de TI, para la ITAM es imprescindible disponer de procesos y herramientas eficaces (y también hacer una inversión considerable). Todo lo que sea valioso para tu empresa es un activo que hay que gestionar y del cual hay que hacer un seguimiento.

Jira Service Management incluye Activos, una herramienta nativa de gestión de activos y configuración. Activos ofrece a los equipos una forma flexible y dinámica de tener controlados los activos y elementos de configuración. Activos es muy flexible y se puede configurar para hacer un seguimiento de todo tipo de activos, desde hardware hasta licencias y pianos.  Jira Service Management permite a tus equipos vincular la información de los activos y elementos de configuración a las solicitudes de servicio y de cambios, así como utilizarla para la gestión de incidentes y de problemas. Jira Service Management puede ayudar a tu empresa a realizar y mantener las prácticas recomendadas de gestión de activos de TI y a mejorar tus prácticas de gestión de servicios.

Ventajas del seguimiento de activos

El seguimiento eficaz de los activos puede reportar considerables ventajas para tu empresa. El seguimiento y la gestión integrales de los activos mejoran la utilización de los activos, lo que contribuye directamente a aumentar la eficiencia y la agilidad operativas. El seguimiento en tiempo real de los activos también puede aumentar la resistencia de tu empresa a los ciberataques, el robo de equipos y los intentos de robo de propiedad intelectual. 

La ITAM puede ayudar a tu empresa a sacar el máximo partido de tus activos de TI y a atajar de raíz el desperdicio. Si consolidas la información de tus activos de TI en una única fuente de información fiable, puedes mejorar la productividad de los equipos y la empresa. La ITAM también respalda el cumplimiento de marcos normativos como ITIL, SOC 2 y la ISO 27001.

Mejora de la gestión de inventarios

Cuanto más valioso sea un activo para tu empresa, más importante es saber dónde está, quién lo usa y lo gestiona y para qué se utiliza. Un sistema eficaz de seguimiento de activos puede ayudar a una empresa a mantener registros precisos del inventario de activos, lo que reduce los errores humanos y previene que los activos se pierdan o acaben donde no toca.

Mayor eficiencia operativa

Un software eficaz de seguimiento de activos optimiza los flujos de trabajo, ahorra tiempo y agiliza los procesos. Esto ayuda a optimizar la asignación de recursos y mejora la productividad en toda la empresa.

Menos costes

Tu equipo de gestión empresarial y de TI está sometido a una presión constante para hacer más con el menor gasto posible. Un seguimiento eficaz de los activos contribuye a reducir los costes al optimizar la utilización de los activos y reducir o eliminar las compras o alquileres innecesarios.

Seguridad mejorada

El seguimiento eficaz de los activos puede mejorar considerablemente la ciberseguridad y la seguridad física en tu empresa. Los procesos sólidos de seguimiento de activos ayudan a impedir el robo y el uso no autorizado. La información del seguimiento de los activos también puede ayudarte a recuperarte de pérdidas o daños accidentales o intencionados.

Cómo elegir el sistema de seguimiento de activos adecuado

A la hora de elegir un software de seguimiento de activos para tu empresa, céntrate en las necesidades, desafíos y oportunidades de tu empresa. Otros aspectos importantes que hay que tener en cuenta son la escalabilidad, la seguridad, las capacidades de integración, las competencias disponibles y necesarias y tu presupuesto. 

Jira Service Management puede aumentar la visibilidad de los activos, mejorar la colaboración y aumentar la flexibilidad de tu empresa. Jira Service Management ofrece varias funciones que la convierten en una solución de seguimiento de activos ideal para la gestión de servicios:

• Automatización: asigna automáticamente los tickets a la persona o el equipo responsables. Alerta a las partes interesadas pertinentes sobre los próximos eventos, como las renovaciones de licencias.

• Consultas: haz consultas en objetos de Activos para llevar a cabo auditorías, gestionar los costes e identificar la causa de las incidencias.

• Descubrimiento: Assets Discovery detecta los activos y elementos de configuración con IP habilitado, así como sus atributos y dependencias clave. Ejecutar Discovery con regularidad mantiene actualizada la información de los activos y hace un seguimiento de todos los cambios.

¿Qué es el etiquetado de activos?

Dado que el seguimiento y la gestión de activos va más allá de los activos de TI, los gestores de activos necesitan nuevas formas de etiquetar e identificar los diversos tipos de activos. El etiquetado de activos permite a los equipos etiquetar los objetos de diversas formas, entre las que se incluye la impresión de códigos QR y su aplicación a activos físicos que carecen de números de serie u otros identificadores. El etiquetado de activos puede aumentar considerablemente la flexibilidad y el alcance de tus iniciativas de seguimiento y gestión de activos.

Seguimiento de activos en todos los sectores

Jira Service Management ofrece varias funciones que permiten mejorar el seguimiento de los activos para la gestión de servicios. Las capacidades de seguimiento y gestión de activos del software benefician a sectores y equipos más allá de la TI.

Los fabricantes pueden usar Jira Service Management para hacer el seguimiento de las materias primas. Los equipos jurídicos pueden supervisar y gestionar el acceso a los contratos y la propiedad intelectual. Quienes gestionan instalaciones y flotas pueden usar el seguimiento y la gestión de activos para supervisar edificios, oficinas, vehículos y almacenes. 

El futuro de la gestión de activos y el seguimiento

El creciente uso de herramientas de TI en las empresas está aumentando rápidamente la cantidad y los tipos de activos que necesitan seguimiento y gestión. La inteligencia artificial (IA) está explotando en los entornos empresariales. Las tecnologías de IA se utilizan para añadir nuevas funciones a las soluciones de gestión de activos y para permitir nuevas formas de crear activos de contenido que necesitan gestión. Los cambios financieros mundiales y la incertidumbre, el aumento de los costes de materiales, ingredientes y personas y las continuas incidencias en la cadena de suministro obligan a las empresas a analizar cada oportunidad de coste e inversión.

Estas tendencias están permitiendo cambiar la percepción de la gestión de activos y el seguimiento entre los responsables de la toma de decisiones empresariales. Históricamente vistas como costosas y complejas, las tecnologías modernas facilitan la gestión de activos y el seguimiento. Las soluciones de gestión de activos actuales también se centran más en las necesidades y el valor empresariales.

Usa Jira Service Management para el seguimiento de activos en la gestión de servicios

Jira Service Management puede ampliar, mejorar y aumentar tus esfuerzos de gestión de activos y seguimiento. Jira Service Management incluye Activos, una herramienta nativa de gestión de la configuración y los activos. Assets ofrece a los equipos una forma flexible y dinámica de rastrear todo tipo de activos y elementos de configuración (CI). Activos permite a los equipos vincular fácilmente los CI a las solicitudes de asistencia, los incidentes, los problemas, los cambios y las cargas de trabajo.

Los Activos de Jira también incluyen tecnologías de AirTrack, Partner de Atlassian, que recopilan y consolidan los datos de gestión y operaciones de TI de varias fuentes de una empresa. Los casos prácticos van desde el descubrimiento de activos y la eliminación de información de activos desactualizada hasta las verificaciones y testimonios necesarios para cumplir con los requisitos de cumplimiento. Tu empresa se beneficiará de soluciones y proveedores de gestión de activos y seguimiento preparados para el futuro.

Rastrear la información de los activos y adjuntarla a otros recursos de gestión y seguimiento puede mejorar tus esfuerzos de gestión de servicios, incluida la identificación y resolución de incidencias. Jira Service Management favorece que tu empresa gestione mejor los servicios y se prepare para el crecimiento y el cambio.

Seguimiento de activos: preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor manera de rastrear los activos?

Determina los activos de los que necesitas hacer un seguimiento en función de las necesidades comerciales, las metas y los recursos disponibles. Decide qué información sobre esos activos es más importante para tu negocio. Verifica que las soluciones de gestión y seguimiento de activos que hayas elegido puedan traducir los datos en informes claros y procesables para todas las partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones empresariales.

Jira Service Management adopta un enfoque centrado en el equipo para la gestión y el seguimiento de activos. El software permite a los equipos funcionen con rapidez y autonomía, al tiempo que garantiza que tus esfuerzos de actividad se alineen entre sí y con las metas empresariales y no supongan ningún riesgo para el negocio. Estas metas son mucho más fáciles de lograr cuando los equipos de entrega y operaciones están unidos en una plataforma y todos los activos y problemas relacionados se almacenan en un solo lugar. 

¿Cuál es la diferencia entre el seguimiento de activos y la gestión de activos?

El seguimiento de activos es un subconjunto de la gestión de activos. Se refiere a mantener información precisa, completa y oportuna sobre los activos críticos a lo largo de los ciclos de vida de la implementación. La gestión de activos utiliza los datos generados por las herramientas y los procesos de seguimiento de activos para tomar las mejores decisiones posibles. Esto incluye la adquisición de activos, la administración de acceso, la configuración, la implementación, la integración, la jubilación y otras funciones. 

¿Qué son las herramientas de seguimiento de activos?

Hay varias herramientas y tecnologías que pueden rastrear y gestionar los activos. Los códigos de barras, las etiquetas de identificación por radiofrecuencia, las tecnologías GPS y los códigos QR imprimibles son algunos de los métodos que se utilizan para etiquetar e identificar activos físicos y digitales. Software de gestión y seguimiento de activos agrega y consolida los datos de seguimiento. Después lo traduce en información comprensible y procesable para las empresas. 

Los procesos eficaces son esenciales para obtener el máximo valor empresarial de tus esfuerzos de gestión de activos y seguimiento. Jira Service Management puede ayudarte a ejecutar y hacer cumplir esas prácticas, lo que te permitirá alcanzar tus metas de gestión de activos y seguimiento.