Kit de herramientas de adopción de Cloud
Plantillas de correo electrónico para poner en marcha un plan de comunicaciones y mantener a los equipos informados durante la implementación en la nube
Plantillas de correo electrónico y banners de anuncios para presentar aplicaciones de Atlassian Cloud
El éxito de tu migración a Cloud depende de que tus equipos estén al tanto de la migración y adopten realmente las nuevas aplicaciones en la nube. Llegados a este punto de la migración, ya sabrás la importancia que tiene una comunicación bien pensada en tu plan de gestión de cambios. Los equipos tendrán que oír el mensaje varias veces y de varias formas antes de hacer un cambio. Dar a tus equipos el tiempo que necesitan para familiarizarse con el nuevo cambio garantizará que tengan una actitud receptiva y que estén preparados cuando se lleve a cabo la implementación. Además, si el mensaje viene de una persona en la que tienen confianza, es más probable que lo escuchen.
Para ayudarte a poner en marcha a tus equipos en Cloud cuanto antes, hemos creado un conjunto de plantillas modificables de correo electrónico y de banners de anuncios que puedes utilizar para informar a tus equipos sobre el lanzamiento de Cloud.
¿Qué son los banners de anuncios?
Los banners de anuncios son notificaciones que llaman la atención y que se encuentran en la parte superior de las interfaces de usuario de las aplicaciones de Atlassian. Proporcionan a los usuarios la información esencial en un lugar destacado y de fácil acceso. La configuración de los banners de anuncios la pueden realizar administradores o personas con privilegios de administrador adecuados en aplicaciones de Atlassian como Jira y Confluence.
Cuándo utilizar las plantillas
Estas plantillas de banners de anuncios y correos electrónicos están diseñadas para impulsar el conocimiento y la adopción de la nueva experiencia de Cloud.
Cómo usar estas plantillas
- Determina qué canales utilizarás para cada comunicación. Estas plantillas están diseñadas como correos electrónicos y banners de anuncios en la aplicación; si prefieres usar Slack, Microsoft Teams u otra plataforma, tendrás que actualizar el texto como sea necesario.
- Decide a qué usuarios va a dirigirse cada comunicación. Por ejemplo, es posible que algunas comunicaciones solo sean relevantes para los administradores o tu equipo de implementación, mientras que otras deberían enviarse a todos los usuarios. Sigue tu criterio para determinar quién necesita la información y cuándo.
- Copia la plantilla que aparece a continuación y pégala en un nuevo mensaje de correo electrónico, un banner de anuncio o cualquier herramienta de comunicación que elijas.
- Personaliza el [ texto de marcador de posición ]. Verás varios espacios para personalizar el nombre de la aplicación (Jira Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud, etc.). Modifica el texto según la aplicación o aplicaciones que vayas a lanzar.
- Añade contexto adicional para que tus usuarios sepan cómo y por qué tu organización va a adoptar Atlassian Cloud.
- Elimina todo el contenido que no sea relevante para tus usuarios.
- Cuando utilices plantillas de correo electrónico, envía los correos electrónicos a tus usuarios invitándolos a probar las nuevas aplicaciones y a darte feedback respondiendo al correo electrónico.
CONSEJO: Considera la posibilidad de personalizar aún más estas plantillas para funciones o departamentos específicos, según los conocimientos que puedan tener sobre el cambio. Por ejemplo, si vas a implementar Confluence Cloud para el departamento de finanzas por primera vez, el mensaje para ellos tendrá que ser diferente del mensaje para los equipos de desarrollo si vas a implementar Jira Cloud.
La comunicación es un proceso continuo
Las plantillas de correo electrónico que aparecen arriba se han diseñado para un punto en el tiempo: la presentación de tus aplicaciones de Atlassian. Una vez que tus usuarios se hayan puesto en marcha, no necesitarán una comunicación tan frecuente. Dicho esto, tampoco se recomienda un silencio absoluto. Te recomendamos que utilices la última plantilla para enviar boletines mensuales o trimestrales que destaquen las nuevas funciones, los casos de éxito y los casos prácticos de las aplicaciones de Atlassian. O, si ya distribuyes un boletín de TI con actualizaciones sobre tu conjunto de herramientas, podría ser tan sencillo como incorporar en tu boletín actual algunos cambios específicos de Atlassian.
CONSEJO: Suscríbete a la hoja de ruta de Atlassian Cloud para recibir información sobre las nuevas funciones de Cloud que se hayan lanzado y que pronto estarán disponibles, para que puedas hacer planes para otras UAT y preparar a tus usuarios.