Plantilla de informe de estado del proyecto
Creado por:
Arizona State University
Actualiza a tus equipos fácilmente sobre el estado del proyecto utilizando Confluence y Jira
Categorías
- Gestión de proyectos
- Finanzas y operaciones
FUNCIONES CLAVE
Evaluación de los riesgos
Gestión de proyectos
Creación de informes
La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de la Universidad Estatal de Arizona (ASU) creó esta plantilla de informes de estado del proyecto para estandarizar cómo mantienen actualizados a las partes interesadas en todos sus proyectos. Al utilizar plantillas de informes de estado del proyecto personalizables y que se pueden compartir, la ASU ha simplificado el proceso de supervisión del progreso de los proyectos, incluyendo secciones universales que puedes modificar para adaptarlas a las necesidades específicas del proyecto.
Una plantilla de informe de estado del proyecto proporciona un formato uniforme para resumir el progreso del proyecto, identificar problemas y comunicar el estado del proyecto a tu equipo y a las partes interesadas.
Comprueba cómo la utiliza la ASU y, a continuación, personaliza la plantilla satisfacer las necesidades de tu equipo. Crea tipos o campos de incidencias de Jira que consideres apropiados para un informe de estado. Una vez que hayas personalizado la plantilla para tus equipos, guárdala como plantilla nueva. A continuación, tus gestores de proyectos solo tienen que editar el JQL en la macro de Confluence y sustituir la clave del proyecto para su proyecto específico.
Para un enfoque integral, usa nuestra plantilla de plan de proyecto junto con los informes de estado de tus proyectos.
Ventajas de los informes sobre el estado del proyecto
Los informes sobre el estado del proyecto ofrecen una gran cantidad de ventajas que contribuyen al éxito del proyecto y a la satisfacción de las partes interesadas:
Transparencia y visibilidad: al proporcionar a las partes interesadas información transparente y actualizada, los informes sobre el estado del proyecto fomentan la confianza en las competencias del equipo. Esa transparencia también promueve la responsabilidad y fomenta la comunicación abierta entre los miembros del equipo.
Coordinación y enfoque: los informes sobre el estado ayudan a coordinar a las partes interesadas y a los miembros del equipo en torno a los objetivos, prioridades y cronogramas comunes del proyecto. En ellos se destacan los hitos y los resultados clave, lo que contribuye a que todas estas personas se centren en los objetivos y expectativas que tienen en común.
Gestión y mitigación de riesgos: los equipos del proyecto pueden identificar los posibles riesgos e incidencias con antelación elaborando informes periódicos sobre el estado, lo que permite implementar estrategias de mitigación oportunas. Al abordar los riesgos de forma proactiva, se pueden evitar costosos retrasos y contratiempos en los proyectos. Para un enfoque estructurado, usa nuestra plantilla de registro de riesgos para identificar y gestionar los riesgos del proyecto de manera efectiva.
Corrección del rumbo y la toma de decisiones: gracias a contar con datos precisos y completos sobre el proyecto, las partes interesadas pueden tomar decisiones fundamentadas y ajustar los planes del proyecto. Ya sea reasignando recursos, ajustando los cronogramas o revisando las estrategias, los informes sobre el estado proporcionan la información necesaria para una toma de decisiones eficaz.
Gestión de varios proyectos: el uso de plantillas de informes sobre el estado de los proyectos puede ayudar en gran medida a gestionar varios proyectos, ya que ofrecen un seguimiento centralizado y la posibilidad de distinguir entre distintos proyectos y gestores. De este modo, se garantiza que cada proyecto se supervise con exhaustividad y se gestione de forma eficaz para que se adapte a los objetivos generales de la empresa.
Mejora continua: al analizar las tendencias y los patrones a lo largo del tiempo, los equipos de proyecto pueden identificar las áreas de mejora y perfeccionar los procesos. Los informes sobre el estado son un ciclo de retroalimentación que permite a los equipos aprender de las experiencias pasadas y optimizar la ejecución de proyectos en el futuro.
Los informes sobre el estado del proyecto ofrecen una gran cantidad de ventajas fundamentales para que el proyecto sea todo un éxito y que las partes interesadas queden satisfechas. Desde fomentar la transparencia y la coordinación hasta permitir una gestión de riesgos y una toma de decisiones eficaces, los informes sobre el estado contribuyen a la excelencia de los proyectos. También sirven de catalizador para la mejora continua, ya que empoderan a los equipos para aprender de las experiencias pasadas y perfeccionar sus procesos con el fin de alcanzar el éxito en el futuro. El uso de una plantilla de informe de estado del proyecto garantiza que las actualizaciones del estado del proyecto sean claras, que puedan llevarse a cabo y sea fáciles de compartir con las partes interesadas.
Cómo utilizar esta plantilla de informe de estado del proyecto
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Configura Jira y Confluence para que funcionen de forma conjunta
La plantilla de estado del proyecto funciona de la mano con los proyectos de Jira de la PMO universitaria, que comparten todos el mismo esquema. En ese esquema, un tipo de incidencia específico llamado Proyecto PMO recopila los metadatos, incluidos los detalles del proyecto, como el nombre del proyecto, el director y el patrocinador del proyecto, la fecha del informe, el estado del proyecto, las restricciones y el estado.
Esa información se utiliza para actualizar las macros de Jira incluidas en la plantilla de Confluence, lo que proporcionará a las partes interesadas una visión general del progreso del proyecto. Solo hay una incidencia por proyecto del Proyecto PMO y lo rellena todo el director del proyecto. Esta integración también garantiza que el estado del proyecto se actualice continuamente en tiempo real, lo que permite una visibilidad inmediata del estado o el progreso actuales del proyecto.
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Añade un resumen del estado del proyecto a la actualización
La ASU también automatizó el paso para rellenar la sección de resumen de la plantilla creando dos campos personalizados en la incidencia de Proyecto de PMO: el campo "Nota de estado" y el campo "Limitaciones". De este modo, creó un resumen del estado del proyecto de manera eficaz. Este resumen proporciona a las principales partes interesadas y a los miembros del equipo una visión general concisa del progreso del proyecto, así como de los informes de progreso del trabajo completado, las próximas tareas y los hitos del proyecto. A continuación, utilizó la macro de Jira en Confluence para extraer solo esos campos en la tabla de resumen.
Para hacer tú también esta magia, configura la visualización para que solo muestre "Nota de estado" y "Limitaciones" (o lo que hayas configurado como tus campos personalizados de resumen de estado) en las columnas correspondientes. Una vez que lo hayas configurado, tus gestores de proyectos solo tendrán que sustituir la clave del proyecto del JQL de la macro. En esta sección se refleja el progreso del proyecto a través de las notas de estado y las limitaciones, se proporcionan actualizaciones de alto nivel para mantener al equipo al día, se identifican los riesgos de forma proactiva y se garantiza que las partes interesadas se adapten al progreso del proyecto.
Con todos estos datos automáticamente a la vista, es mucho más fácil que el gestor de proyectos asigne el estado del proyecto (verde, amarillo o rojo) tras un rápido vistazo.
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Integra tu informe de Jira
Usa la macro de informes de Jira para mostrar todas las incidencias del proyecto, hacer un seguimiento del progreso del proyecto y adaptarlo a la planificación de este, y después pide a tus gestores de proyecto que sustituyan la clave del proyecto por la suya propia. En el ejemplo de ASU, verás que el equipo ha configurado su tipo de incidencia del proyecto de PMO, que muestra los campos personalizados resumen, estado, fecha de inicio, fecha de finalización y descripción.
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Muestra el progreso de tu proyecto, los próximos pasos y cualquier riesgo
Ofrece a las partes interesadas un resumen de tus últimos logros, los siguientes pasos y los riesgos o las incidencias. De nuevo, la ASU utiliza los tipos de incidencias que existen en cada proyecto de PMO.
En la columna Logros, la ASU añade sus tareas resueltas de los últimos 7 días utilizando el JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()). Aquí se incluyen los informes de progreso del trabajo completado, las próximas tareas y los hitos del proyecto para proporcionar una instantánea clara de los objetivos alcanzados.
La columna Próximos pasos recupera tareas que todavía están sin resolver utilizando el JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "Proyecto de PMO" AND Resolution = unresolved.
Entre los tipos de incidencia personalizados también se incluyen Riesgos e Incidencias. Evaluar el estado del proyecto resulta fundamental para identificar los posibles riesgos, garantizar que el proyecto siga por buen camino e informar a las partes interesadas sobre las principales métricas, los riesgos y el estado del presupuesto.
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Guarda esta plantilla como la tuya propia
Cuando lo hayas configurado para tu equipo, podrás guardar la plantilla como tuya para que los gestores de proyectos solo tengan que actualizar su clave de proyecto para comenzar. Ofrece un sitio al que pueden acudir las partes interesadas y los equipos para recibir actualizaciones de todos los proyectos de forma estandarizada.
Con esta plantilla de informe de estado del proyecto, puedes automatizar las actualizaciones, incrustar datos de Jira y ofrecer una vista en tiempo real del estado de tu proyecto.
¿Por qué usar una plantilla de informe de estado de proyecto en Confluence?
Los informes sobre el estado de los proyectos son una base para gestionar los proyectos con eficacia, ya que proporcionan a las partes interesadas información oportuna sobre el progreso, los riesgos y los logros de estos. Las empresas pueden agilizar el proceso de elaboración de informes a través de la integración de Confluence y Jira para garantizar que los datos sean precisos, accesibles y procesables.
Desde la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de la Universidad Estatal de Arizona hasta empresas de todo el mundo, las ventajas de los informes estandarizados sobre el estado son claras: transparencia, coordinación, mitigación de riesgos, toma de decisiones fundamentadas y mejora continua. Si siguen las prácticas recomendadas, como la personalización, la automatización, la claridad y la regularidad, los equipos pueden crear sólidas plantillas de informes sobre el estado que conduzcan al éxito del proyecto y la satisfacción de las partes interesadas.
El ritmo de entrega del informe sobre el estado debe adaptarse a las necesidades y dinámicas específicas de cada proyecto, lo que conlleva encontrar un equilibrio entre la frecuencia de las actualizaciones y el nivel de complejidad del proyecto y las expectativas de las partes interesadas.
La elaboración de informes eficaces sobre el estado del proyecto no consiste solo en transmitir información, sino en fomentar la colaboración, la responsabilidad y la confianza entre los equipos de proyecto y las partes interesadas. Al adoptar una cultura de transparencia y comunicación proactiva, las empresas pueden afrontar los desafíos, aprovechar las oportunidades y, en última instancia, alcanzar los objetivos de sus proyectos con confianza.
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