Gestión ágil de proyectos: qué es y cómo empezar

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• La gestión ágil de proyectos es un enfoque iterativo que divide los proyectos en pasos gestionables, centrándose en la colaboración, la flexibilidad y los comentarios de los clientes.

• Marcos como scrum y kanban permiten la entrega continua y la rápida adaptación al cambio.

• Los gerentes de proyectos utilizan herramientas como los backlogs, los sprints y las métricas para realizar un seguimiento del progreso y optimizar los flujos de trabajo.

• Comienza a aplicar los principios de la gestión ágil de proyectos para mejorar la coordinación de las partes interesadas y los resultados de los proyectos.

• La gestión ágil de proyectos (APM, por sus siglas en inglés) es un enfoque iterativo para gestionar y ejecutar proyectos, especialmente en el desarrollo de productos.

¿Qué es la gestión ágil de proyectos (APM)?

La gestión ágil de proyectos implica dividir un proyecto en pasos o iteraciones más pequeños y gestionables, que suelen denominarse sprints. Cada iteración implica un ciclo de planificación, ejecución y evaluación que permite a los equipos adaptarse rápidamente a los cambios y mejorar el producto de forma continua.

Este enfoque es gradual e iterativo y se centra en la colaboración, la flexibilidad y los comentarios de los clientes para ofrecer valor a lo largo del ciclo de vida del proyecto. A continuación, te damos las claves necesarias para saber cómo poner en marcha o definir tus estrategias de gestión ágil de proyectos.

Breve historia de la metodología de gestión ágil de proyectos

Los equipos de desarrollo de software vienen utilizando las metodologías ágiles, nacidas en los años 40 a partir del modelo de producción lean ideado por Toyota, para aliviar la carga de trabajo y aumentar la transparencia, así como para responder con rapidez a las necesidades de los clientes siempre en evolución. La metodología ágil supone un cambio significativo con respecto a la gestión de proyectos en cascada, que se centra en los lanzamientos de gran envergadura, y permite que los equipos de software colaboren mejor e innoven más rápido que nunca. 

La gestión de proyectos tradicional basada en la metodología ágil se puede dividir en dos marcos: scrum y kanban. Mientras que el scrum se basa en las iteraciones de proyectos de duración fija, el kanban se centra en un sistema de publicación continuo. Tras la finalización de una tarea, el equipo pasa de inmediato a la siguiente. 

Marco de gestión ágil de proyectos 1: scrum

El scrum es un método de la gestión ágil de proyectos que se basa en iteraciones de trabajo de duración fija llamadas sprints. Existen cuatro protocolos que articulan cada sprint.

El punto de partida se encuentra en el backlog o lista de tareas pendientes que se deben llevar a cabo. En scrum, hay dos tipos de backlogs: uno se refiere al backlog del producto (facilitado por el propietario del producto), que consiste en una lista de funciones según su prioridad; y el otro es el backlog de sprint, que se crea incorporando los elementos más importantes del backlog del producto hasta que se completa y se pasa al siguiente sprint. Los equipos que adoptan el método scrum tienen roles específicos y exclusivos cuando intervienen en el proceso. Normalmente, hay tres figuras en un equipo de scrum: un experto en scrum, es decir, un especialista del método scrum; el propietario del producto, que representa la cabeza visible del producto; y el equipo de scrum, que por lo general está formado por miembros con diferentes funciones y que se encargan de completar las tareas.

Los cuatro protocolos del método scrum

Ejemplo de tablero de scrum | Orientador ágil de Atlassian

Marco de gestión ágil de proyectos 2: kanban

El kanban es un método de la gestión ágil de proyectos que adapta las tareas a las capacidades del equipo. Se basa en completar el trabajo asignado en el menor tiempo posible, dando a los equipos la posibilidad de responder a cualquier cambio que surja de una forma más rápida que en el método scrum.

A diferencia del método scrum, el método kanban no utiliza backlogs (por norma general). En su lugar, los trabajos se asignan a la columna Pendiente. Esto permite que los equipos que usen el método kanban puedan centrarse en un sistema de entrega continuo, por lo que las tareas se pueden realizar en cualquier momento. Todas las tareas se pueden ver, estudiar y preparar para llevarlas a cabo, de tal manera que cuando se completa una, el equipo puede pasar a la siguiente de inmediato. El volumen de trabajo se adapta a las capacidades del equipo respetando los límites del trabajo en curso, que consiste en una restricción predefinida y aplicada al volumen de trabajo y que se puede asignar a una sola columna en un momento dado (a excepción de la columna Pendiente). El método de trabajo kanban incluye los siguientes cuatro elementos:

Los cuatros elementos del método kanban

Ejemplo de tablero de kanban | Orientador ágil de Atlassian

Responsabilidades de los gestores de proyectos ágiles

Sea cual sea la metodología ágil que elijas para organizar la fase de desarrollo de un software, necesitarás un modo de comprobar el progreso de tu equipo con el que puedas planificar los futuros trabajos o sprints. Las estimaciones de proyectos ágiles ayudan a los equipos que usen scrum y kanban a conocer bien sus capacidades. Los informes ágiles permiten consultar el progreso del equipo a lo largo del proyecto. Y, por último, los diagramas de Gantt y la limpieza del backlog ayudarán a los gestores de proyectos a llevar un control de la lista de tareas pendientes y listas para que el equipo las acometa.

Estimaciones de proyectos ágiles | Orientador ágil de Atlassian

Creación de informes ágiles | Orientador ágil de Atlassian

Ejemplo de backlog ágil | Orientador ágil de Atlassian

Ejemplo de metodología ágil | Comunicación eficaz con las partes interesadas

Preguntas frecuentes sobre la gestión ágil de proyectos

¿Cuáles son las 5 fases de la gestión ágil de proyectos?

Las 5 fases de la gestión ágil de proyectos son visualizar, especular, explorar, adaptar y cerrar. Estas fases guían a los equipos desde la definición de la visión y la planificación del proyecto, pasando por el desarrollo iterativo y la adaptación basados en los comentarios, hasta la finalización del proyecto. Este enfoque hace hincapié en la flexibilidad, la mejora continua y la entrega de valor durante todo el ciclo de vida del proyecto.

¿Cuáles son las metodologías comunes de la gestión ágil de proyectos?

Las metodologías ágiles más comunes incluyen scrum (sprints y roles de duración fija), kanban (flujo continuo y límites del trabajo en curso) y enfoques híbridos, como scrumban. Cada uno ofrece diferentes estructuras para gestionar el trabajo y aportar valor.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión ágil de proyectos?

La gestión ágil de proyectos mejora la colaboración, la flexibilidad y los comentarios de los clientes, lo que permite a los equipos aportar valor más rápido y adaptarse a los requisitos cambiantes. Esto conduce a resultados de mayor calidad y a partes interesadas más satisfechas.

¿Qué es mejor para la gestión de proyectos, PMP o la metodología ágil?

PMP es mejor para proyectos estructurados con metas definidas, mientras que la metodología ágil sobresale en entornos dinámicos con requisitos cambiantes. Elige PMP para proyectos grandes y predecibles que requieran un control estricto, y la metodología ágil para proyectos que necesitan flexibilidad e iteración rápida. Muchos profesionales combinan ambos enfoques o poseen ambas certificaciones para adaptarse a las diferentes necesidades de proyectos y sectores.

¿Cuál es la diferencia entre la metodología ágil y la metodología en cascada?

La metodología ágil es iterativa y flexible, divide la actividad en pequeños incrementos y se adapta a los cambios, mientras que la metodología en cascada es lineal y secuencial, y cada fase se completa antes de que comience la siguiente. La metodología ágil permite un feedback y una adaptación más rápidas, mientras que la metodología en cascada hace hincapié en la planificación inicial y la previsibilidad.