¿Qué son las retrospectivas ágiles?

Las retrospectivas ágiles son reuniones periódicas en las que los equipos reflexionan sobre su actividad reciente y explican qué ha ido bien, qué podría mejorarse y cómo hacer cambios positivos en el futuro.

Estas sesiones son importantes porque las retrospectivas impulsan la comunicación abierta, fomentan la mejora continua y ayudan a los equipos a adaptarse para mejorar la colaboración y los resultados. Al dedicar tiempo a aprender y adaptarse, los equipos trabajan de manera más eficaz y ofrecen resultados de mayor calidad.

Al fin y al cabo, de esto es de lo que trata una retrospectiva ágil: de trabajar con personas reales para hacer cambios y mejoras. Hay pocas cosas que refuercen tanto los principios de la metodología ágil.

Las retrospectivas constituyen una oportunidad excelente para que el equipo ágil se evalúe a sí mismo y trace un plan para abordar las áreas de mejora de cara al futuro. La retrospectiva incorpora el ideal de la mejora continua y protege contra las trampas de la complacencia al salir del ciclo de trabajo para reflexionar sobre el pasado.

El propósito de las reuniones de retrospectiva es:

• Evaluar cómo funcionaron los últimos sprints, iteraciones o elementos de trabajo, especialmente con respecto a la dinámica de equipo, los procesos y las herramientas.

• Articular y clasificar los recursos que funcionaron bien y aquellos elementos que no.

• Crear e implementar un plan para mejorar la forma de trabajar del equipo.

La retrospectiva ofrece un espacio seguro para la introspección y la adaptación. Con el fin de que las retrospectivas tengan éxito, debe haber una atmósfera de apoyo que anime (pero no obligue) a todos los miembros del equipo a contribuir.

Tu equipo debe salir de la retrospectiva con una sensación positiva y energizante. Además, ayuda a los miembros del equipo a compartir opiniones importantes, a acabar con la frustración y a colaborar para encontrar soluciones.

Los moderadores también pueden sacar provecho de la retrospectiva, por ejemplo, podrán saber cómo trabaja el equipo en conjunto y qué retos (y logros) experimentaron en el sprint más reciente. De una retrospectiva correcta se obtiene una lista de mejoras a partir de la cual los miembros del equipo asumen sus responsabilidades y trabajan en el siguiente sprint.

Aunque pueda resultar beneficioso variar el formato de la retrospectiva (hablaremos sobre esto después), aspectos determinados como la duración, los asistentes y el formato general deben ser lo más coherentes posible.

¿Cuándo?

En el caso de los equipos ágiles que trabajan en el sprint tradicional de dos semanas, la retrospectiva debe tener lugar al final de cada sprint. Si hablamos de los equipos que presentan un estilo de trabajo más kanban, una retrospectiva mensual o trimestral puede tener más sentido. Una vez que se hayan puesto en marcha iniciativas importantes, también sería positivo involucrar a los miembros de la dirección general; hay que tener cuidado de no centrarse en lo que se ha lanzado, sino más bien en la manera en la que lo produce el equipo que ha trabajado en conjunto.

Programa la reunión para que dure de treinta minutos a una hora, en función de lo que llevara el sprint y de lo que se tenga que cubrir.

¿Quién?

Todos los miembros del equipo deben asistir a la retrospectiva, que contará con un moderador que dirigirá el debate. La función de moderador la puede ocupar el experto en scrum o el propietario del producto, o puede rotar por todo el equipo. Podrás invitar a diseñadores, profesionales del marketing o a cualquier otra persona que haya contribuido al sprint o a la iteración actual.

¿Qué?

Hay diferentes formas de montar tu retrospectiva (de lo cual hablaremos a continuación), pero tenemos una plantilla básica para las reuniones de retrospectiva:

1. Crea una breve lista de cosas que funcionaron bien y de cosas que se podrían mejorar. Esta lista puede crearse en una pizarra, en una página de Atlassian Confluence o incluso con notas adhesivas pegadas a la pared. Independientemente de dónde captures los comentarios iniciales, asegúrate de registrarlos después de la reunión para que se puedan consultar más adelante.

2. Prioriza esta lista según la importancia como equipo. Podrías descubrir temas comunes que se pueden agrupar juntos.

3. Debate las posibles formas y tácticas para mejorar los dos elementos principales de la lista de "cosas que mejorar". Céntrate en los resultados, no en las acciones o en las personas, ni en el pasado.

4. Crea un plan de acción. Al terminar la sesión, el equipo debería haber obtenido unas cuantas ideas realizables con unos propietarios claros y las fechas de vencimiento para organizar las áreas de mejora. 

5. Mantén la disciplina sobre la ejecución del n.º 4. Nada es más frustrante que volver a hablar de los mismos obstáculos en cada retrospectiva. Evita el estancamiento (y la frustración) asegurándote de que todos salen con los próximos pasos claros. Todos los elementos identificados en la retrospectiva deberían tener un propietario claro que se encargue de llevarlos a cabo hasta su finalización.

El hecho de estandarizar la retrospectiva es una buena idea para generar coherencia y confianza entre los miembros del equipo con el paso del tiempo; sin embargo, existen algunos "ajustes" que los moderadores pueden aplicar y que podrían ayudar a descubrir nuevas ideas, fomentar la participación de nuevos miembros del equipo o simplemente mantener el interés.

Invitar a un moderador externo. Por lo general, el experto en scrum o el responsable del proyecto son los que se encargan de dirigir las retrospectivas, pero tal vez quieras considerar la posibilidad invitar a otra persona para que modere la próxima. Puede que la dinámica cambie de manera positiva al contar con alguien que no haya participado personalmente en el proyecto para dirigir el debate. Además, esta estrategia permite que alguien de la organización observe cómo trabajan otros equipos ágiles y pueda adoptar algunas de las prácticas recomendadas para su propio equipo.

Variar la lista de indicaciones. En última instancia, la retrospectiva está pensada para descubrir qué es lo que funciona y lo que no. Plantéate utilizar unas indicaciones diferentes:

• Empezar/parar/continuar: Qué debería empezar a hacer, parar de hacer o continuar haciendo el equipo. Céntrate en las formas de dejar de hacer cosas en la columna "Parar".

• Más/menos: qué cosas necesita hacer más el equipo y qué cosas menos. Crea un plan sobre cómo abordar los elementos principales en la lista de "hacer menos".

• Contento/triste/enfadado: qué hace que el equipo esté contento, triste o enfadado. Has acertado: céntrate en las listas de triste y enfadado, y en cómo mejorar para que la próxima vez solo haya elementos en la columna de contento.

Involucrar a los líderes. Tras haber puesto en marcha un proyecto importante, programa una hora con un miembro del equipo de liderazgo y céntrate en la forma en que el equipo trabajó en conjunto (no en los detalles de cómo fue la iniciativa)

Existen muchas formas de mejorar, así que no dudes en buscar nuevos trucos propios. Si estás intentando tanto involucrar a un equipo distribuido como mejorar un proceso de retrospectiva que se ha estancado, la clave radica en mantener a tu equipo implicado y en conseguir que los resultados sean procesables.