Automatización del flujo de trabajo y formas de empezar

La automatización del flujo de trabajo sirve para automatizar varios procesos empresariales, tareas y flujos de trabajo en una empresa con una mínima intervención humana. La automatización del flujo de trabajo utiliza el software para crear una serie de acciones automatizadas para las etapas de un proceso empresarial, lo que ayuda a los equipos a ejecutar las tareas de forma eficiente y coherente.

La automatización del flujo de trabajo utiliza un software de gestión de tareas para enrutar las tareas y la información entre las personas y los sistemas en función de reglas y activadores predefinidos. Por ejemplo, cuando un sistema marca una tarea como finalizada, la automatización puede enviarla automáticamente a la siguiente persona asignada y actualizar los paneles. Esto ahorra tiempo en comparación con los traspasos manuales y reduce al mínimo los errores.

Sigue estos pasos para empezar:

1. Comprende el flujo de trabajo actual recopilando información sobre cómo fluyen las tareas entre los equipos. Céntrate en entender cómo comienzan los proyectos, los criterios que se utilizan para completar una tarea, el alcance del trabajo y cómo surgen los cuellos de botella. Identifica lo que hace que cada tarea comience y cambie.

2. Describe el flujo de trabajo de forma visual para identificar las ineficiencias. Crea un borrador del esquema del flujo de trabajo para destacar los puntos de desglose. Permite que los equipos interdisciplinarios colaboren para mejorar el borrador y detectar las prácticas derrochadoras.

3. Identifica las tareas que requieran la integración de datos de otros sistemas y asegúrate de que el software de flujo de trabajo las admita. Piensa en ajustar el flujo de trabajo, como dividir las tareas en subtareas más pequeñas, para cumplir con los requisitos de integración.

4. Aborda las ineficiencias del flujo de trabajo, incluidas las interrupciones de la comunicación y las tareas vencidas. Por ejemplo, añade medidas de responsabilidad de las tareas o aclara qué información del sistema debe fluir.

5. Crea el flujo de trabajo en un software de automatización del flujo de trabajo, describiendo cada tarea y asignando roles a los usuarios. Según las necesidades del equipo, proporciona visibilidad a través de diagramas de Gantt, mapas de procesos, calendarios, etc.

6. Crea activadores y acciones automatizados para agilizar las tareas recurrentes. Personaliza las fórmulas de automatización en función de tus necesidades únicas o confía en las opciones prediseñadas.

7. Prueba y optimiza continuamente el flujo de trabajo automatizado para resolver incidencias. Establece métricas de rendimiento e indicadores clave de rendimiento para supervisar la eficiencia. Usa paneles para mantener una visibilidad de alto nivel del progreso y los impedimentos.

8. Entrena al equipo en el uso del nuevo flujo de trabajo automatizado mediante demostraciones prácticas. Prepara a los equipos para los cambios en los procesos y las optimizaciones del flujo de trabajo con planes de gestión de cambios.

La automatización del flujo de trabajo ofrece numerosas ventajas en todas las operaciones empresariales. Mejora significativamente la eficiencia y la productividad para garantizar una mejora continua. Estas son algunas de las principales ventajas de la automatización del flujo de trabajo:

Aumento de la eficiencia

Con la automatización de las tareas repetitivas, los empleados pueden centrarse en el trabajo más estratégico y aumentar la productividad general. Los procesos automatizados completan las tareas más rápido y pueden funcionar las 24 horas del día, lo que aumenta significativamente la eficiencia.

Reducción de errores

Los flujos de trabajo automatizados minimizan los errores humanos al garantizar una ejecución coherente de las tareas según las reglas predefinidas. Esto se traduce en una mayor precisión en tareas como la entrada, los cálculos y el tratamiento de datos. También reduce el tiempo y los recursos dedicados a corregir los errores.

Herramientas de colaboración

El gestor de tareas debe facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. Esta herramienta proporciona una plataforma para el diálogo, el intercambio de documentos, el feedback y la coordinación. Esto mejora el trabajo en equipo y garantiza el éxito general del proyecto. 

Menos costes

La automatización de las tareas rutinarias reduce la necesidad de mano de obra. Al minimizar los errores, las empresas ahorran en los costes asociados a su corrección. La automatización del flujo de trabajo también optimiza la asignación de recursos.

Colaboración mejorada

La automatización del flujo de trabajo suele incluir funciones que promueven una cultura de trabajo colaborativo entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación. Las actualizaciones en tiempo real, los espacios de trabajo compartidos y las notificaciones automatizadas ayudan a que todo el mundo esté coordinado. Esto mejora el trabajo en equipo y permite realizar reuniones colaborativas.

Escalabilidad

Con la automatización del flujo de trabajo, las empresas pueden gestionar una carga de trabajo cada vez mayor sin aumentar proporcionalmente su plantilla. Esto apoya el crecimiento empresarial sin comprometer la calidad ni la eficiencia.

La versatilidad de la automatización del flujo de trabajo es evidente en varios sectores, entre ellos: 

Sanidad: desde la simplificación del registro de pacientes mediante formularios electrónicos hasta la automatización de la programación de citas y la gestión de los medicamentos, la automatización del flujo de trabajo mejora la eficiencia y la atención a los pacientes.

Banca: el software de gestión de tareas automatiza la tramitación de los préstamos, mejora la detección de fraudes, garantiza la conformidad y mejora el servicio de atención al cliente mediante la gestión automática de cuentas.

Logística: agiliza los pedidos, el inventario, el transporte, el control de calidad y la gestión de documentos.

Venta minorista: optimiza la gestión del inventario, el procesamiento de los pedidos, el servicio de atención al cliente y las operaciones en tiendas.

Seguros: agiliza el procesamiento de las reclamaciones, la suscripción de riesgos, la conformidad, el servicio de atención al cliente y la detección de fraudes. 

Bienes raíces: mejora la gestión de propiedades, transacciones y clientes potenciales, y los procesos de inspección.

Fabricación: utiliza los flujos de trabajo para garantizar la calidad, gestionar los procesos de producción y gestionar la fabricación de herramientas de forma eficiente.

To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:

• Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.

• Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.

• Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.

• Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.

Seleccionar la herramienta de automatización del flujo de trabajo adecuada es crucial para lograr los beneficios deseados. Estas son algunas de las funciones esenciales a tener en cuenta en las soluciones de automatización del flujo de trabajo:

Facilidad de uso

Una interfaz fácil de usar y un diseño intuitivo son fundamentales para garantizar que los empleados puedan navegar fácilmente por la herramienta, fomentar una rápida adopción y facilitar un retorno de la inversión más rápido.

Funciones de integración

Una integración perfecta con los sistemas y aplicaciones existentes es vital para garantizar un flujo de datos fluido entre las diferentes herramientas y plataformas. También limita los silos de datos y maximiza los flujos de trabajo automatizados.

Personalización y flexibilidad

La capacidad de personalizar los flujos de trabajo según las necesidades empresariales específicas es fundamental. Una herramienta flexible de automatización del flujo de trabajo se adapta a tus requisitos operativos únicos y garantiza que estén en sintonía con los objetivos estratégicos.

Escalabilidad

Las soluciones de automatización del flujo de trabajo deberían gestionar volúmenes de trabajo cada vez mayores a medida que la empresa crece. Esto incluye la compatibilidad con varios flujos de trabajo, usuarios y datos sin comprometer el rendimiento ni la fiabilidad.

Informes y análisis

Los informes y los análisis detallados son indispensables para evaluar la eficiencia del flujo de trabajo. Estas funciones destacan las áreas de mejora y permiten que se realice una toma de decisiones basada en los datos mediante el acceso a información en tiempo real.

Seguridad

Las herramientas de automatización deben tener medidas de seguridad sólidas, como el cifrado, los controles de acceso y los registros de auditoría, para protegerse contra accesos no autorizados y filtraciones de datos.

Accesibilidad móvil

La accesibilidad móvil es cada vez más importante, ya que permite que el personal no deje de ser productivo y que los flujos de trabajo progresen sin problemas, independientemente de la ubicación geográfica.

Integration capabilities

Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.

Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.

Customization and flexibility

The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.

Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.

Scalability

Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.

Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.

Reporting and analytics

Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.

Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.

Security

Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.

Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.

Mobile accessibility

Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.

Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.

With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members

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