¿Qué es kanban en la gestión de proyectos? Un análisis detallado de la metodología

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• Kanban es un marco ágil visual que mantiene la actividad en progreso manejable y promueve la mejora continua a través de flujos de trabajo transparentes.

• Los equipos utilizan tarjetas y tableros de kanban para hacer un seguimiento de las tareas, identificar los cuellos de botella y optimizar los ciclos de entrega.

• Entre las prácticas clave se incluyen la definición de los límites del trabajo en curso, la estandarización de los flujos de trabajo y el uso de métricas como la duración del ciclo y los diagramas de flujo acumulado.

• Los equipos usan límites de trabajo en curso en los tableros de kanban para seguir enfocados, gestionar la capacidad y mantener el flujo de la actividad.

Kanban es un método de gestión del flujo de trabajo que ayuda a los equipos a visualizar la actividad, limitar el trabajo en progreso y mejorar la forma en que las tareas avanzan de principio a fin. 

Al hacer que la actividad sea visible y manejable, kanban permite a los equipos priorizar, colaborar y entregar valor de manera más clara y constante.

Esta guía abarca los principios básicos de kanban, cómo funcionan los tableros y las tarjetas, los beneficios de usar kanban, cómo se compara kanban con scrum y las herramientas que ayudan a los equipos que usan kanban a gestionar su actividad.

¿Qué es kanban?

Kanban es un método visual de gestión del flujo de trabajo que permite a los equipos optimizar y mejorar continuamente la entrega de la actividad al visualizar las tareas, limitar la actividad en progreso y centrarse en la eficiencia del flujo. 

En un sistema kanban, los equipos visualizan las tareas en un tablero, mueven la actividad a través de etapas definidas y usan límites claros para evitar que se acumule demasiado trabajo al mismo tiempo. Uno de los principios básicos de kanban es hacer que los flujos de trabajo sean más fáciles de ver, gestionar y mejorar. 

En lugar de planificar la actividad solo en ciclos fijos, kanban admite un flujo continuo en el que los equipos pueden ajustar las prioridades a medida que avanza la actividad. Los equipos suelen usar kanban en desarrollo de software, TI, operaciones, marketing y otras áreas donde la visibilidad, la flexibilidad y la entrega constante son importantes.

Las herramientas de kanban ofrecen a los equipos tableros configurables, gestión del backlog, límites de trabajo en curso, filtros e informes para supervisar el progreso y mejorar el flujo. ¡Aprende a usar kanban con Jira en este práctico tutorial!

Historia de kanban

Kanban tiene sus raíces en el sector manufacturero, pero su idea central es simple: mantener la actividad en movimiento ajustando la oferta a la demanda real. Lo que comenzó como un sistema de producción en Toyota más tarde se convirtió en un método de flujo de trabajo flexible utilizado por equipos mucho más allá de la planta de producción.

• A finales de la década de 1940: kanban se originó en Toyota como una forma de mejorar los procesos de ingeniería y producción.

• Inspiración en los supermercados: Toyota modeló el sistema basándose en los supermercados, donde los estantes se reponen en función de lo que la clientela realmente usa.

• Producción just-in-time: este enfoque pasó a formar parte del modelo de producción just-in-time de Toyota, lo que ayudó a los equipos a reducir el exceso de inventario y a alinear los materiales con la demanda.

• Adopción más amplia: con el paso del tiempo, kanban evolucionó más allá de la fabricación y se convirtió en un método de gestión del flujo de trabajo para software, TI, operaciones, marketing y otros trabajos de conocimiento.

¿Cómo funciona kanban?

Un flujo de kanban claro ayuda a los equipos a entender cómo avanza la actividad desde la solicitud hasta su finalización. El objetivo es hacer que cada paso sea visible, mantener la actividad manejable y crear un proceso repetible que los equipos puedan revisar y mejorar con el paso del tiempo.

• Crea un mapa del flujo de trabajo en un tablero de kanban: empieza por definir las etapas por las que pasa la actividad, como “Por hacer”, “En curso”, “Revisión” y “Completado”. El tablero debe reflejar la forma en que tu equipo trabaja realmente.

• Representa cada tarea como una tarjeta: crea una tarjeta para cada actividad para que el equipo pueda ver rápidamente qué se debe hacer, quién es responsable y en qué punto del proceso se encuentra.

• Mueve la actividad por cada etapa del proceso: a medida que la actividad avanza, mueve cada tarjeta por el tablero de una etapa a la siguiente. De este modo, todas las personas tienen una visión compartida de las prioridades actuales y el progreso.

• Establece límites del trabajo en curso para que la actividad siga fluyendo: limita la cantidad de actividad permitida en cada etapa para que el equipo pueda mantener la concentración, reducir el cambio de contexto y evitar que la actividad se acumule.

• Usa el tablero para detectar cuellos de botella y mejorar a lo largo del tiempo: revisa el tablero con regularidad para identificar la actividad estancada, las etapas sobrecargadas o los bloqueos recurrentes y, luego, ajusta el proceso para mejorar el flujo.

Cómo las tarjetas y los tableros de kanban ayudan a los equipos a gestionar la actividad

Las tarjetas y los tableros de kanban convierten los flujos de trabajo complejos en algo visible y más fácil de gestionar. Juntos, ayudan a los equipos a ver las prioridades, llevar un seguimiento del progreso, detectar impedimentos y mantener la entrega en marcha sin perder detalles importantes.

Tableros de kanban

Un tablero de kanban visualiza la actividad a medida que avanza por cada etapa de un proceso. Un tablero básico puede incluir columnas como “Por hacer”, “En curso” y “Completado”, aunque los equipos pueden personalizar las columnas para adaptarlas a su flujo de trabajo. 

Al mostrar toda la actividad activa en un solo lugar, el tablero ayuda a los equipos a entender las prioridades, gestionar la capacidad e identificar rápidamente los cuellos de botella.

Tarjetas kanban

Las tarjetas Kanban representan actividades individuales en el tablero. Cada tarjeta suele mostrar el estado de la tarea, el propietario, la prioridad y el contexto relevante, como una descripción, la fecha de vencimiento, enlaces o archivos de respaldo. 

A medida que las tarjetas avanzan por el flujo de trabajo, los equipos pueden llevar un seguimiento del progreso, detectar impedimentos y ver cómo avanza la actividad de principio a fin.

Ventajas del marco de kanban

Kanban es una de las metodologías ágiles más populares que se utilizan hoy en día. También funciona para equipos de todos los tamaños a fin de mejorar la planificación de tareas, el rendimiento y la visibilidad.

Planificar la flexibilidad

Un equipo de kanban se centra principalmente en el trabajo que está en curso. Cuando el equipo completa una tarea, selecciona la siguiente de la lista de backlog. El propietario del producto tiene la libertad de establecer nuevas prioridades de trabajo en el backlog sin interrumpir al equipo, ya que cualquier cambio fuera de los elementos actuales de trabajo no afecta al equipo. 

Duraciones de ciclos reducidas

La duración del ciclo mide cuánto tarda la actividad en pasar por el flujo de trabajo del equipo, desde el momento en que comienza la actividad hasta el momento en que se lanza. Mejorar la duración del ciclo ayuda a los equipos a prever las entregas futuras con mayor confianza.

• Genera habilidades superpuestas: cuando más de una persona puede encargarse del mismo tipo de actividad, es menos probable que las tareas se estanquen a la espera de una sola persona especialista. Prácticas como la revisión de código, la mentoría y la propiedad compartida ayudan a difundir el conocimiento en todo el equipo.

• Comparte la responsabilidad del trabajo en curso: kanban funciona mejor cuando las personas del equipo ayudan a que el trabajo activo avance en lugar de restringirse a los límites estrictos de su rol. Por ejemplo, los desarrolladores y los ingenieros de control de calidad pueden realizar la actividad en conjunto para resolver las incidencias de las pruebas más rápido.

• Aborda los cuellos de botella en equipo: cuando la actividad se ralentiza en una etapa, todo el equipo puede centrarse en resolver lo que supone un impedimento en lugar de seguir empezando tareas nuevas.

• Reduce los retrasos en las transferencias: la visibilidad compartida facilita ver cuándo la actividad está lista para revisión, pruebas o lanzamiento, lo que ayuda a los equipos a mover las tareas por el flujo de trabajo con menos pausas.

Menos cuellos de botella

Asumir demasiada actividad a la vez puede perjudicar la eficiencia. Cuando los equipos abarcan demasiado a la misma hora y fecha, el cambio de contexto aumenta y las tareas tardan más en completarse.

Por eso, un principio vital del proceso kanban es limitar el trabajo en curso (WIP). 

Los límites del trabajo en curso también favorecen una mejor gestión de la carga de actividad, ya que ayudan a los equipos a ver cuándo hay demasiada actividad concentrada en una etapa o asignada a muy pocas personas. Estos cuellos de botella pueden producirse por la falta de enfoque, personas o habilidades.

Por ejemplo, un equipo de software habitual podría tener cuatro estados de flujo de trabajo: Por hacer, En curso, Revisión de código y Completado. Podrían optar por establecer un límite de trabajo en curso de 2 en el estado de revisión del código.

Un límite bajo del trabajo en curso anima al equipo a revisar la actividad existente antes de empezar más actividad nueva, lo que ayuda a reducir los retrasos y a disminuir la duración del ciclo general.

Métricas visuales

Kanban hace hincapié en la mejora continua, por lo que los equipos hacen que cada iteración del flujo de trabajo sea más eficiente y eficaz. Los gráficos permiten a los equipos ver si los cambios en sus procesos están mejorando realmente el flujo.

Hay dos informes que los equipos de kanban utilizan habitualmente: los gráficos de control y los diagramas de flujo acumulado. Un gráfico de control muestra el tiempo del ciclo de cada incidencia, así como una media acumulada del equipo.

Un diagrama de flujo acumulado muestra cuántas incidencias hay en cada estado del flujo de trabajo, lo que facilita la detección de impedimentos cuando la actividad empieza a acumularse en una etapa.

Entrega continua

La entrega continua o CD es la práctica de publicar actividad para los clientes con frecuencia. Al combinarse con la integración continua o CI, ayuda a los equipos de DevOps a lanzar software más rápido sin perder calidad.

Kanban y CD hacen un mejor trabajo en equipo porque ambos se centran en entregar incrementos de valor más pequeños con mayor frecuencia.

Prácticas recomendadas de kanban

Algunos hábitos sencillos pueden ayudar a los equipos a obtener más valor de kanban y hacer que la actividad fluya sin problemas.

• Haz visibles los impedimentos cuanto antes: utiliza el tablero para marcar la actividad estancada o bloqueada en cuanto aparezcan las incidencias. De este modo, el equipo puede responder antes de que los retrasos afecten a la entrega.

• Revisa los cuellos de botella en equipo: busca las fases en las que suele acumularse actividad y, a continuación, debate qué debe cambiar para mejorar el flujo.

• Fomenta la colaboración: trata el tablero como si fuera una herramienta compartida del equipo, no solo como un rastreador de estado. Los miembros del equipo deben hacer que el trabajo avance, incluso cuando una tarea esté fuera de su rol habitual.

• Mantén unos límites del trabajo en curso realistas: establece límites que reflejen la capacidad real del equipo y, luego, ajústalos a medida que cambie el flujo de trabajo.

• Usa las métricas kanban para mejorar con el paso del tiempo: revisa los datos de duración del ciclo, rendimiento y flujo acumulado para identificar patrones y realizar mejoras prácticas en el proceso.

Scrum frente a kanban

Tanto kanban como scrum son enfoques ágiles, pero organizan la actividad de forma distinta. Scrum utiliza sprints de duración fija, roles definidos y compromisos planificados, mientras que kanban se centra en el flujo continuo, en la priorización flexible y en limitar el trabajo en curso.

Cuándo usar cada método

Scrum puede ser más adecuado para los equipos que:

• Funcionan mejor con ciclos de planificación estructurados.

• Se benefician de los roles definidos y las ceremonias de sprint.

• Quieren comprometerse con un alcance fijo durante un periodo corto.

Kanban puede ser más adecuado para los equipos que:

• Gestionan un flujo constante de trabajo.

• Necesitan más flexibilidad para cambiar las prioridades.

• Quieren centrarse en mejorar el flujo y reducir los cuellos de botella.

Algunos equipos mezclan las ideas de kanban y scrum para formar "scrumban". De scrum, toman los sprints de longitud fija y los roles; de kanban, la atención a los límites del trabajo en curso y la duración del ciclo.

Para los equipos que estén iniciándose en la metodología ágil, recomendamos encarecidamente elegir una metodología u otra y trabajar con ella durante un tiempo. Si tu equipo está preparado para empezar a utilizar la metodología kanban, ¡utiliza hoy mismo nuestra plantilla de tablero de kanban gratuita!

Para los equipos de software, la decisión entre kanban y scrum suele depender de lo predecible que sea el trabajo. Scrum puede ayudar a los equipos a planificar en torno a objetivos de sprint definidos, mientras que kanban puede apoyar a los equipos que necesitan más flexibilidad a medida que cambian las prioridades.

Kanban para equipos de software

Los equipos que utilizan la metodología ágil pueden usar los principios just-in-time ajustando el trabajo en curso a la capacidad real del equipo. Esto permite una planificación más flexible, una entrega más rápida, una mayor visibilidad y una mejora continua a lo largo del ciclo de desarrollo.

Los principios fundamentales de kanban funcionan en distintos sectores, pero resultan especialmente eficaces para los equipos de software. 

Mientras que la fabricación implica procesos físicos y gestión del inventario, los equipos de software trabajan con tableros virtuales, tarjetas de tareas y políticas de flujos de trabajo.

Qué buscar en una herramienta de kanban

Los equipos pueden usar kanban con tableros físicos o herramientas digitales sencillas, especialmente cuando los flujos de trabajo son pequeños y fáciles de gestionar. Pero a medida que el trabajo se vuelve más complejo, los equipos suelen necesitar una herramienta de kanban que facilite la visibilidad, la priorización, los informes y la colaboración del equipo a gran escala.

Busca una herramienta que ofrezca:

• Tableros visuales: haz que el trabajo sea fácil de seguir desde que se recibe hasta su finalización, incluyendo lo que está en curso, bloqueado o listo para revisión.

• Flujos de trabajo flexibles: permite a los equipos personalizar las columnas, los estados y las políticas para que se adapten a cómo avanza realmente el trabajo.

• Backlog y seguimiento de incidencias: ayuda a los equipos a priorizar errores, solicitudes de funciones, deuda técnica y mejoras continuas antes de que el trabajo llegue al tablero.

• Informes y métricas: muestra el tiempo de entrega, la duración del ciclo, el rendimiento y los cuellos de botella para que los equipos puedan mejorar continuamente.

• Visibilidad compartida: mantén informadas a las partes interesadas sin depender de actualizaciones manuales constantes.

Jira es un ejemplo de herramienta de kanban creada para soportar este nivel de complejidad. Los equipos pueden personalizar tableros y flujos de trabajo, gestionar backlogs e incidencias y usar los informes para mejorar la entrega con el tiempo. 

Muchas herramientas de IA listas para usar pueden ayudar a resumir la actividad o generar actualizaciones, pero hay veces que no pueden igualar la profundidad y la complejidad del flujo de trabajo que Jira ofrece para los equipos de software.

Usa kanban para crear un flujo de trabajo más claro y eficiente

Kanban ayuda a los equipos a visualizar el trabajo, gestionar las prioridades y mejorar la entrega con el tiempo. Al hacer visible el trabajo, los equipos pueden detectar los cuellos de botella antes, reducir la sobrecarga y mantener el progreso en marcha sin depender de reuniones de seguimiento constantes.

El enfoque adecuado depende del flujo de trabajo del equipo, la complejidad y las necesidades de colaboración. Puedes empezar a aprender kanban con Jira, utilizando una plantilla de tablero de kanban gratuita que ayuda a tu equipo a visualizar el trabajo, gestionar el flujo y mejorar la entrega con el tiempo.

Los tableros simples pueden funcionar bien en equipos pequeños, mientras que los flujos de trabajo de software más complejos suelen beneficiarse de una herramienta con tableros flexibles, priorización del backlog, informes y visibilidad compartida.

Preguntas frecuentes sobre kanban

¿Cuáles son algunos de los errores más comunes de kanban?

Algunos de los errores habituales de kanban son añadir demasiadas columnas, ignorar los límites del trabajo en curso, dejar tareas demasiado tiempo sin revisión y tratar el tablero como una lista estática en lugar de una herramienta de flujo de trabajo activa.

Los equipos también pueden tener dificultades si no definen políticas claras para cada etapa del trabajo. Por ejemplo, todo el mundo debería entender qué significa "listo para revisión", cuándo puede avanzar la actividad y quién es responsable del siguiente paso.

¿Cuáles son los cuatro principios de kanban?

Los cuatro principios de kanban son: visualizar el flujo de trabajo, limitar el trabajo en curso, gestionar el flujo y mejorar continuamente. Estos principios ayudan a los equipos a optimizar la gestión de tareas y a aportar valor de manera eficiente.

¿Kanban se considera metodología ágil o scrum?

Kanban es un marco de trabajo ágil, pero es distinto de scrum. Aunque ambos son metodologías ágiles, kanban se centra en el flujo continuo y la visualización del trabajo, mientras que scrum utiliza sprints de duración fija y roles definidos.

¿Cuál es un ejemplo sencillo de kanban?

Un ejemplo sencillo de kanban es un tablero con columnas etiquetadas como "Por hacer", "En curso" y "Completado", en el que las tareas se mueven de izquierda a derecha a medida que se trabaja en ellas y se completan. Este enfoque visual permite a los equipos hacer un seguimiento del progreso e identificar los cuellos de botella.

¿Qué métricas de kanban debería monitorizar?

Algunas de las métricas útiles para kanban son la duración del ciclo, el tiempo de entrega, la producción y el trabajo en curso. Estas métricas ayudan a los equipos a entender la velocidad del flujo de trabajo, la cantidad de trabajo completado y dónde aparecen los cuellos de botella.

Además, los equipos pueden seguir el trabajo bloqueado, las actividades que llevan más tiempo y el flujo acumulado para anticipar retrasos. El objetivo no es medirlo todo, sino elegir métricas que ayuden a mejorar el flujo y a tomar mejores decisiones de planificación.