Creación colaborativa de contenido

Según el concepto tradicional de "sala de redacción", todos los creadores trabajan en torno a una misma mesa. Pero, debido al entorno laboral actual, a menudo no todo el equipo puede estar en un mismo sitio y trabajar en una misma habitación.

Y a veces eso puede suprimir la creatividad. Una de las razones por las que funciona el método de "sala de guionistas" para la creación de contenido es porque se convierte en una oportunidad para proponer una idea tras otra. Es creatividad de prueba y error: se proponen un montón de ideas para ver qué es lo que tiene éxito. 

Al profesor de Stanford Robert McKim se le conoce por haber contribuido a "innumerables innovaciones" y haber asesorado a "innumerables innovadores", según Harvard Business Review. Su secreto: cada vez que alguien le pedía su opinión sobre una nueva idea, respondía: "Muéstrame tres". Descubrió que la creatividad era cuestión de números. Al final, si haces suficientes sugerencias, algunas serán buenas. La "creación de contenido" consiste en dar con el mejor activo: la mejor entrada de blog, libro electrónico, imagen macro, etc. Y eso requiere mucho trabajo.

Por lo tanto, tu objetivo debería ser contar con un software en el que una fuerza laboral dispersa geográficamente pueda participar en una versión digital de esta "sala de guionistas". Y ahí es donde Confluence puede ayudar.

Cómo editar páginas con varios usuarios

Llámalo edición colaborativa. Cuando tu equipo esté desarrollando una página de Confluence (o una entrada de blog), puedes designar a un usuario para que estructure el contenido de la página. Entonces, todo el equipo puede intervenir, como en una sala de guionistas en la que se proponen modificaciones de un nuevo guion.

Estos son los aspectos de Confluence que hacen que la edición de documentos funcione:

• Edición simultánea. Varios usuarios pueden editar una página simultáneamente. Los cambios realizados en la edición aparecerán en tiempo real. Esto te ayuda a producir una ronda de revisiones para cada "guionista", lo que reduce la confusión y garantiza que todos puedan opinar.

• Borradores compartidos. El modelo de borradores compartidos garantiza que todos vean la misma página, lo que filtra todas las ediciones y notas del mismo archivo. 

• Versiones de borradores. Incluso editando en tiempo real, siempre puedes volver a una versión anterior del documento si quieres retroceder. Al fin y al cabo, no todas las ediciones van a producir un mejor borrador. Seleccionar la versión de borrador adecuada te ayuda a decidir cuál es la mejor versión que se ha producido durante la colaboración.

La verdadera colaboración creativa también beneficia a tu equipo. Según Harvard Business Review, la colaboración creativa incluso impulsa las relaciones laborales. Hacer que tu equipo edite de forma colaborativa, dentro del mismo espacio, les da una plataforma para mejorar su creatividad colectiva.

Deja comentarios para recibir opiniones y sugerencias

La mejor parte de un entorno creativo en vivo, como una "sala de guionistas", es que todo el mundo tiene voz. Todo el mundo puede contribuir su granito de arena mientras tenga la palabra. La versión digital de esa experiencia es los comentarios y sugerencias.

Comentarios insertados: con los comentarios insertados, puedes seleccionar texto y pulsar "Comentar" para compartir una sugerencia específica que puede no ser relevante para todo el proyecto. 

Comentarios a nivel de página: los comentarios a nivel de página aparecen en la parte inferior, lo que significa que puedes hacer sugerencias y críticas generales sin ocupar espacio adicional en el texto. 

Y como estos comentarios pueden incluir sus propias respuestas, estás creando hilos de conversación únicos sobre temas generales y detallados. Puedes consultar las discusiones generales que derivaron del comentario original sin perder de vista las sugerencias individuales.

Notificaciones de nuevos cambios o comentarios

Hasta ahora, todo bien. Confluence puede reunir a usuarios de varios departamentos como si estuvieran en la misma sala y trabajando en la misma hoja de papel. Eso es fantástico para la colaboración en tiempo real. Pero según Buffer, el 62 % de las empresas tienen empleados que trabajan en varias zonas horarias. Va a ser difícil coordinar un equipo de creación de contenido si no pueden trabajar todos al mismo tiempo.

A no ser, claro, que tengas las herramientas necesarias para mantener a todos los miembros del equipo conectados. 

Ahí es donde las notificaciones son útiles. En Confluence, cuando se producen cambios en las páginas o menciones a usuarios específicos con "@", se enviarán notificaciones al miembro del equipo correspondiente.

Lo que preocupa de las notificaciones es que pueden convertirse rápidamente en un laberinto de correos electrónicos en tu bandeja de entrada. Por suerte, puedes configurar las notificaciones por correo electrónico según los ajustes específicos de cada proyecto. Los usuarios que no necesiten mucha información sobre un proyecto determinado pueden desactivar las notificaciones. O pueden activar todas las notificaciones de otro proyecto para asegurarse de que conocen cualquier cambio en los documentos.

Si se configuran correctamente, los ajustes de tu correo electrónico pueden ser la clave para mantener a todo un equipo informado acerca de la creación de contenido. Pero lo que es mejor, puedes ayudar a todos los miembros del equipo a usar Confluence sin que sus bandejas de entrada se obstruyan con distracciones.

La IA para fomentar la creatividad: cómo promover el contenido creativo de forma coherente

Creatividad. Es una palabra que mucha gente menciona, pero pocas empresas saben cómo sistematizar. Tendemos a pensar que la creatividad es una musa que nos visita a veces cuando tenemos suerte.

La verdad sobre la creatividad es que puedes convertirla en un hábito. Según McKinsey, existe incluso una correlación entre la creatividad y los resultados financieros. En la puntuación de creatividad de McKinsey, el cuartil más creativo de las empresas tenía un 70 % de probabilidades de obtener resultados financieros superiores a la media.

La pregunta es cómo se convierte la creatividad en coherencia. Atlassian Intelligence (AI) puede cambiar por completo tu forma de trabajar. Estos son algunos ejemplos:

Usa la IA para cambiar el tono de tus descripciones, comentarios y respuestas, a fin de mejorar tu comunicación.

Haz una lluvia de ideas sobre las actualizaciones del contenido con peticiones personalizadas, como historias de usuario, casos límite, contenido o incluso resúmenes.

Deja que la IA haga que tu escritura sea más concisa y legible. Puede resumir tu contenido más largo y corregir tu gramática para que se adapte a tu público.

Genera respuestas a las preguntas más frecuentes según la información que ya está en tu base de conocimientos.

Atlassian Intelligence puede funcionar dentro del estilo lingüístico y el contexto únicos de tu organización, lo que acelera la rapidez con la que puedes realizar este trabajo. No sustituye a tu contenido, sino que es una forma de convertir los borradores de notas y los volcados de ideas en páginas de estrategia útiles para crear un contenido más eficaz. Y con la IA de Atlassian Intelligence de tu lado, puedes hacerlo más rápido.

Funciones colaborativas para mejorar tu proceso de revisión

La mejor manera de conseguir que cada publicación sea creativa es asegurarnos de que las miradas adecuadas estén puestas en todos los borradores. Usa etiquetas sencillas para avisar a tus mejores editores y que puedan revisar el contenido. Pide a otro creador que dé su punto de vista. Sinceramente, tú decides, pero ten en cuenta que Confluence ofrece las herramientas para que la colaboración en equipo sea pan comido.

Estas son algunas formas en las que Confluence puede ampliar tu proceso de revisión:

• Usa Confluence para trabajar en tiempo real (para la experiencia de "sala de guionistas") o de forma asincrónica para dar cabida a personas en diferentes lugares.

• Recopila fácilmente comentarios de todo el equipo sobre activos específicos con comentarios insertados y etiquetas de usuario.

• Haz un seguimiento de todas las decisiones tomadas por tu equipo con un "informe de decisiones" en Confluence.

• Activa las alertas automáticas para que tu equipo evalúe los nuevos cambios y revisiones.

Por último, Confluence te ayudará a agilizar el proceso de revisión. La creatividad a veces surge durante un proceso de revisión exhaustivo. Pero tal vez tu nuevo contenido alcanzó su mejor versión antes de la cuarta ronda de ediciones, y esa es la versión que más te gusta. Puedes simplificar el historial de la página con un clic y Confluence incluirá una clave de colores para mostrar qué líneas se han añadido, qué formato se ha cambiado y qué líneas se han eliminado. Como resultado, puedes ver las ediciones que se han hecho en todas las versiones de un vistazo.

Conecta a tu equipo de contenidos

La colaboración es la clave para dar rienda suelta a la verdadera creatividad y crear un mecanismo de comentarios autosuficiente. El uso de las funciones de Confluence, como la colaboración de documentos en tiempo real y la separación de las ideas generales e integradas, mejora la colaboración de todos los usuarios. Eso, a su vez, los ayuda a estar más cerca de la versión final del trabajo. 

Cada contenido que publicas es un reflejo de tu empresa y de tu marca. Y si bien es cierto que ningún contenido saldrá perfecto, unos buenos hábitos de colaboración creativa pueden ayudar a conseguir una reputación de calidad entre cualquiera que lea tu obra. Si puedes construir una gran "sala de guionistas" con Confluence, el resto se arreglará solo.