¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?

Completar tareas manuales y repetitivas sin herramientas de automatización puede generar una disminución de la productividad, un aumento de los errores, el agotamiento de los empleados y la pérdida de oportunidades de innovación.

Al mecanizar las tareas rutinarias, la automatización de los procesos empresariales permite a tu equipo desatar todo su potencial y reduce los costes. La automatización de los procesos empresariales ayuda a tu equipo a centrarse en las iniciativas estratégicas y la innovación y, al mismo tiempo, mejorar el centro de asistencia de TI y optimizar los procesos empresariales. 

Este artículo describe la automatización empresarial y su importancia, analiza los procesos estándares que se pueden automatizar y destaca las ventajas de usar estas herramientas. 

Optimiza las tareas empresariales y los esfuerzos de gestión de proyectos con la automatización de los procesos empresariales.

Qué es la automatización de los procesos empresariales

La automatización de los procesos empresariales aprovecha la tecnología y las herramientas para agilizar y automatizar las tareas o los procesos recurrentes que las empresas suelen gestionar manualmente. Automatiza los procesos repetitivos que conllevan varias fases mediante los sistemas de gestión de TI.

El objetivo de la automatización de los procesos empresariales es mejorar la eficiencia empresarial, reducir los errores y liberar valiosos recursos humanos para tareas más estratégicas, como la planificación de proyectos. 

La automatización de los procesos empresariales es crucial para optimizar los flujos de trabajo de la gestión de incidentes, la resolución de solicitudes, la gestión de riesgos de proyectos, la gestión de riesgos empresariales y la gestión de cambios. 

En lugar de basarse en tareas manuales que llevan mucho tiempo y son propensas a errores, la automatización de los procesos empresariales utiliza herramientas y software que gestionan estos procesos de forma automática.

Esto acelera el proceso y garantiza una ejecución precisa y uniforme de cada paso. Ya sea automatizando la creación de tickets, enviando las solicitudes a los equipos correspondientes o generando informes periódicos, la automatización de los procesos empresariales mejora la eficacia general del servicio de TI al reducir el esfuerzo manual.

¿Qué procesos empresariales puede automatizar una empresa?

Automatizar procesos empresariales específicos puede mejorar significativamente la eficiencia y la precisión. Identificar los procesos que se van a automatizar es crucial para que el esfuerzo sea eficaz y orientado.

Estos son los procesos empresariales críticos ideales para la automatización de los procesos empresariales:

• Tareas de gran volumen: automatizar las tareas de alta frecuencia, como la entrada de datos y la generación de informes, puede ahorrar tiempo y reducir los errores humanos, como los tipográficos.

• Tareas urgentes: puedes agilizar los procesos empresariales que requieren una ejecución puntual, como la monitorización de las alertas del sistema o el envío de notificaciones automáticas. La automatización garantiza una respuesta rápida y evita los retrasos.

• Tareas entre varias personas: automatiza las tareas empresariales que implican la coordinación entre varios miembros del equipo, como los flujos de trabajo de aprobación o los procesos entre equipos. Esto mejora la colaboración y acelera la finalización de las tareas y las entregas puntuales.

• Procesos de asistencia: mecaniza las tareas de asistencia rutinarias, como las copias de seguridad del sistema, para liberar tiempo del personal y que este pueda dedicarse a tareas más estratégicas y para mejorar la eficacia del centro de asistencia.

• Tareas que requieren registros de auditoría: estas tareas incluyen procesos que requieren registros detallados para el cumplimiento y la auditoría, como las transacciones financieras.

• Tareas de larga cola: la automatización es eficaz en tareas poco frecuentes pero necesarias, como el mantenimiento periódico del sistema o las comprobaciones de cumplimiento. Esto garantiza una finalización uniforme sin supervisión manual.

Ejemplos de automatización de procesos empresariales

Quizás te preguntes cómo las tareas específicas pueden aprovechar la automatización. Estos son algunos ejemplos reales: 

• Gestión de incidentes: un sistema automatizado puede crear tickets para las incidencias notificadas, asignarlos en función de la gravedad y notificarlos a los miembros pertinentes del equipo, lo que reduce los tiempos de respuesta y mejora la eficacia de la resolución.

• Cumplimiento de solicitudes de asistencia: la automatización de los procesos empresariales puede procesar las solicitudes rápidamente, verificar todas las aprobaciones necesarias y notificar a los usuarios el estado, lo que reduce significativamente el tiempo de procesamiento.

• Gestión del cambio: las herramientas de automatización pueden gestionar las solicitudes, supervisar el proceso de aprobación y ejecutar los cambios de acuerdo con una planificación predefinida, lo que minimiza las interrupciones y mejora el control.

• Incorporación y gestión de salida de los empleados: la automatización de los procesos empresariales puede gestionar la creación de cuentas, asignar los equipos necesarios y gestionar los permisos de acceso durante la incorporación. También puede desactivar cuentas y recuperar los activos de la empresa durante la gestión de salida de los empleados, garantizando la coherencia y la seguridad.

Ventajas de las herramientas de automatización empresarial

Las herramientas de automatización de los procesos empresariales ofrecen una serie de ventajas que pueden mejorar significativamente el rendimiento operativo de tu equipo. Estas herramientas incluyen un software de gestión del flujo de trabajo que automatiza las tareas rutinarias o plataformas de gestión de relaciones con los clientes que gestionan la entrada de datos y el seguimiento de clientes potenciales. 

Entre las principales ventajas que ofrecen las herramientas de automatización empresarial están las siguientes:

Aumento de la eficiencia

Las herramientas de automatización empresarial aumentan significativamente la eficiencia al agilizar las tareas repetitivas. Reducen el esfuerzo manual y minimizan los errores humanos. 

Por ejemplo, los sistemas automatizados de tickets de TI ayudan a acelerar los tiempos de respuesta y resolución de las incidencias. Esto soluciona los problemas de forma más rápida y eficaz, lo que aumenta la satisfacción de los clientes.

Mejora de la toma de decisiones

El software de gestión de recursos empresariales integra y sincroniza diversos procesos empresariales, datos interdepartamentales, métricas de rendimiento y mucho más en un solo lugar para crear una fuente única de información. Además de facilitar el acceso a estos recursos, proporciona a los equipos y responsables datos relevantes en tiempo real sobre la utilización de los recursos y el rendimiento de la empresa. De esta forma, se pueden tomar decisiones más informadas en relación con la planificación de los proyectos.

Herramientas como la planificación de capacidades de Jira Align ayudan a calcular la capacidad del equipo en función del trabajo previsto. De esta forma, los responsables pueden tomar decisiones informadas y estratégicas en relación con la asignación de recursos. Esto, a su vez, les permite determinar lo que sus equipos pueden lograr de manera realista en un plazo determinado y los recursos de los que disponen.

Mejora de la precisión y la uniformidad

La automatización del flujo de trabajo garantiza que el equipo siga de forma homogénea los procedimientos y los procesos estandarizados, lo que mejora la precisión. Al reducir la probabilidad de que haya errores en la gestión de datos y la prestación de servicios, los sistemas automatizados ayudan a mantener la uniformidad y la fiabilidad de las operaciones de TI.

Reducción de costes

Los procesos automatizados ayudan a reducir los costes operativos al minimizar la necesidad de mano de obra y de un amplio personal de soporte. También reducen el tiempo de inactividad y los costes asociados a las ineficiencias y los errores, lo que se traduce en operaciones más rentables.

Mejora en la asignación de recursos

Las herramientas de automatización permiten una mejor asignación y planificación de recursos. Automatizar las tareas rutinarias y administrativas te permitirá centrarte en las tareas y las iniciativas estratégicas de mayor valor. 

El uso óptimo de los recursos permite que las personas dediquen tiempo a las actividades que impulsan el crecimiento y la innovación, y no a las tareas repetitivas.

Optimiza las tareas y los procesos con Jira Service Management

Atrás quedaron los días de la intervención manual, los errores humanos repetitivos y la pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo. Adoptar la automatización de los procesos empresariales puede revolucionar la forma de gestionar los servicios de TI y mejorar la eficiencia, la precisión y la rentabilidad.

Jira Service Management está específicamente diseñado para los servicios de TI, lo que optimiza los flujos de trabajo y el uso de los recursos. Usa las siguientes funciones para agilizar las tareas y los procesos: 

Jira Service Management puede agilizar las tareas rutinarias, como la gestión de incidentes, la resolución de solicitudes de asistencia y la gestión de cambios, gracias a las siguientes funciones:

• Reglas de automatización: configura reglas personalizadas con la automatización de Jira para asignar automáticamente tickets, escalar las incidencias o enviar notificaciones en función de los desencadenadores predefinidos, lo que reduce el esfuerzo manual y garantiza tiempos de respuesta más rápidos.

• Flujos de trabajo de gestión de incidentes: automatiza los flujos de trabajo de los incidentes para enviar rápidamente las incidencias al equipo correcto, notificar a las partes interesadas y supervisar el progreso de la resolución, lo que reduce el tiempo de inactividad y mejora la prestación de servicios.

• Gestión de solicitudes de asistencia: crea un portal de autoservicio donde los usuarios puedan enviar solicitudes de asistencia fácilmente y agilizar el proceso de resolución. Con Jira Service Management, puedes automatizar la priorización y la asignación de tareas para que las solicitudes se gestionen rápidamente. 

• SLA: Jira Service Management te permite crear acuerdos de nivel de servicio (SLA) personalizados en función de los tiempos de respuesta y resolución. Puedes definir las métricas de SLA específicas de las solicitudes de servicio, como el tiempo de respuesta y el nivel de prioridad. 

• Automatización de la gestión del cambio: automatiza el proceso de aprobación e implementación de los cambios en tu entorno de TI. Con Jira Service Management, te aseguras de que se notifique a las personas adecuadas y se tomen las medidas pertinentes.

• Gestión de incidentes y problemas: crea automáticamente tickets de problemas a partir de incidentes recurrentes, lo que permite a los equipos abordar el origen del problema y evitar futuras interrupciones.

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