¿Qué es el presupuesto de un proyecto? Estrategias esenciales para un mejor control de los gastos

Todo proyecto requiere dinero para tener éxito, pero saber con exactitud cuánto puede ser difícil. Un presupuesto de proyecto bien planificado proporciona una imagen clara de dónde se destinarán los fondos para evitar sorpresas costosas en el futuro. 

Independientemente de que estés lanzando un nuevo producto, implementando actualizaciones de software o gestionando un cronograma del proceso de construcción, comprender cómo crear un presupuesto y hacer un seguimiento de él es una de las habilidades más valiosas que puedes tener. 

En esta guía, veremos qué hace que un presupuesto de proyecto sea sólido, quién es responsable de crear uno y cómo desarrollar un presupuesto que realmente funcione para el equipo. También analizaremos cómo las herramientas de gestión de proyectos personalizables hacen que todo el proceso sea más preciso y transparente de principio a fin. 

¿Qué es el presupuesto de un proyecto?

El presupuesto de un proyecto es una estimación de todos los gastos asociados con la finalización de un proyecto. Cubre todo: desde los salarios de los empleados y los honorarios de los contratistas hasta las licencias de software, la compra de equipos y los gastos varios que surjan a lo largo del camino. 

El presupuesto sirve de guía para tu hoja de ruta financiera, ya que en él se plasma cuánto esperas gastar en cada categoría y cuándo tendrán lugar esos gastos. La elaboración de un presupuesto ayuda a los equipos a planificar los recursos, los cronogramas del proyecto y las necesidades de financiación antes de que comience la actividad. 

Hace que todo el mundo tenga una percepción común de lo que es posible desde el punto de vista financiero y de las compensaciones que podrían ser necesarias si las prioridades cambiasen. Un buen presupuesto no es solo una lista de números, sino que conecta los gastos con las entregas e hitos específicos del proyecto.

El objetivo es que veas exactamente lo que obtienes por tu inversión. Esta es la razón por la que la planificación de proyectos siempre incluye un componente financiero.

La importancia del presupuesto de un proyecto

Un presupuesto sólido respalda la toma de decisiones en cada etapa de un proyecto. Cuando sabes cuánto costará cada tarea o entrega, puedes tomar decisiones fundamentadas sobre dónde invertir más y dónde reducir. 

Este tipo de claridad evita que se produzcan gastos excesivos y que los proyectos se encuentren con algún problema financiero a mitad de camino. Los presupuestos de los proyectos también mejoran la transparencia entre los equipos. 

Cuando todo el mundo puede ver dónde se asigna el dinero, es más fácil entender las prioridades y responsabilizarse mutuamente. Los equipos interdisciplinarios se benefician especialmente de esta visibilidad, ya que los distintos departamentos suelen tener necesidades contrapuestas y recursos limitados. 

Un presupuesto transparente hace que esas conversaciones sean más productivas y menos políticas. 

¿Quién elabora el presupuesto del proyecto?

El gestor del proyecto suele tomar la iniciativa en la elaboración del presupuesto, pero rara vez lo hace solo. 

• Los departamentos de Finanzas brindan información sobre las estructuras de costes y los procesos de aprobación

• Los jefes de departamento aportan estimaciones para sus áreas concretas de responsabilidad 

• Las partes interesadas colaboran para introducir los costes durante todo el proceso de presupuestación

Cada persona aporta su experiencia sobre distintas categorías de gastos, lo que ayuda a crear un plan financiero más preciso y realista. En las organizaciones más grandes, también se puede involucrar a especialistas en adquisiciones, arquitectos técnicos o patrocinadores ejecutivos. 

Los campos personalizados de Jira ayudan a estandarizar las entradas en todos los equipos, de modo que todo el mundo documenta los costes en el mismo formato y utiliza categorías coherentes. Esta estandarización hace que sea mucho más fácil totalizar los costes, comparar los gastos entre proyectos e identificar tendencias a lo largo del tiempo. 

7 pasos para crear un presupuesto de proyecto

No necesitas empezar de cero cada vez que inicias un nuevo proyecto. Estos pasos te proporcionan un marco que puedes adaptar a los distintos tipos de estructuras de trabajo y equipo. 

Consejo de experto: Cada paso de este proceso es más fácil de gestionar con los campos y flujos de trabajo personalizables de Jira. Los campos personalizados de divisas de Jira te permiten registrar varios valores monetarios de un presupuesto en un solo campo personalizado, lo que resulta especialmente útil para los equipos globales que trabajan en distintas regiones y monedas. 

Paso 1: Definir el alcance total y los objetivos del proyecto

Define las entregas, los cronogramas y los criterios de éxito. ¿Qué es exactamente lo que vas a crear o entregar? ¿Cuándo hay que hacerlo? ¿Cómo sabrás si lo has hecho todo bien cuando hayas terminado? 

Responder a estas preguntas desde el principio te ayuda a comprender la escala y la complejidad de lo que estás abordando. Un alcance del proyecto claramente definido ayuda a determinar dónde se asignarán los costes. 

Si sabes que necesitas entregar cinco funciones principales antes de que finalice el segundo trimestre, puedes empezar a estimar la cantidad de tiempo que llevará el desarrollo, las pruebas, los recursos y la infraestructura que necesitará cada función. 

Paso 2. Enumerar todos los recursos necesarios y clasificar los tipos de costes

Desglosa todo lo que necesitarás para completar el proyecto. Incluye los costes de mano de obra para los miembros del equipo interno y los contratistas, las compras o alquileres de equipos, las suscripciones y licencias de tecnología, las materias primas o los suministros y las tarifas de los proveedores o consultores externos. La planificación de la capacidad puede ayudarte a determinar las necesidades realistas de recursos antes de comprometerte con números específicos. 

La categorización de estos costes hace que sea más fácil ver a dónde va la mayor parte de tu dinero y dónde puedes tener flexibilidad para adaptarte. Algunos costes son fijos y no negociables, mientras que otros pueden aumentarse o reducirse según tus prioridades y limitaciones. 

Paso 3. Calcular los costes mediante métodos de previsión basados en datos

Usa datos históricos de proyectos similares, presupuestos de proveedores para servicios o productos concretos y puntos de referencia del sector cuando no tengas datos internos a los que hacer referencia. Cuanta más información puedas recopilar, más precisas serán tus estimaciones. 

No te fíes de tus instintos ni del mejor de los casos. Observa lo que realmente ocurrió en proyectos anteriores (por ejemplo, cuánto costaron realmente las tareas, cuánto tiempo tardaron realmente y dónde aparecieron los gastos inesperados). 

Estas lecciones te ayudarán a elaborar un presupuesto más realista en esta ocasión. 

Paso 4. Determinar el enfoque presupuestario correcto en función del alcance y las prioridades del proyecto

El método de elaboración de presupuesto que elijas debe reflejar la escala, la complejidad y los objetivos de tu proyecto. Cada enfoque ofrece diferentes niveles de control y visibilidad, por lo que alinear tu elección con las prioridades y el alcance del proyecto garantiza que los fondos se asignen de manera efectiva.

La presupuestación descendente comienza con una cantidad total fija y la divide entre categorías, lo que funciona bien cuando los fondos son limitados y necesitas establecer prioridades con rigor. La presupuestación ascendente calcula cada tarea o componente individual y los suma, lo que te brinda una imagen más detallada y precisa, pero requiere de más tiempo. 

La presupuestación de base cero comienza desde cero y requiere una justificación de cada gasto, en lugar de basar las estimaciones en presupuestos anteriores. Este método es el que lleva más trabajo, pero puede revelar ineficiencias y gastos innecesarios que otros enfoques podrían pasar por alto.

Paso 5. Distribuir fondos y asignar la propiedad a cada categoría de costes

Una vez que sepas cuánto piensas gastar en cada área, asigna la responsabilidad del presupuesto a los jefes de equipo o a los departamentos. Cada propietario es responsable de gestionar su parte del presupuesto y de indicar cualquier problema o sobrecoste con anticipación.

Esta propiedad distribuida hace que la gestión del presupuesto del proyecto sea más sostenible, ya que el gestor del proyecto no tiene que hacer un seguimiento personal de cada gasto. También ofrece a los jefes de los equipos más autonomía y los alienta a encontrar soluciones creativas cuando surgen restricciones.

Paso 6. Reservar una partida para contingencias para gestionar el riesgo y la incertidumbre

No importa lo cuidadosamente que lleves a cabo la planificación, surgirán costes inesperados. Reserva un porcentaje del presupuesto total para gastos imprevistos.

Esta reserva para contingencias es un seguro contra sorpresas legítimas, como cambios de alcance, aumentos de los precios de proveedores o desafíos técnicos que requieran experiencia adicional. Contar con este margen desde el principio evita que problemas menores echen al traste toda la planificación del proyecto.

Paso 7. Finalizar el presupuesto y establecer procesos de seguimiento y elaboración de informes

Obtén la aprobación formal de las partes interesadas y de los responsables de la toma de decisiones antes de empezar a gastar. Una de las habilidades de la gestión de proyectos más importantes es definir cómo se realizará el seguimiento del presupuesto final, con qué frecuencia se informará sobre los gastos y qué umbrales desencadenarán las revisiones o los ajustes.

Establece controles periódicos para comparar los gastos reales con los gastos planificados. Si detectas las variaciones de forma temprana, puedes corregir el rumbo antes de que los problemas pequeños se conviertan en problemas graves. Los procesos de seguimiento claros también facilitan el aprendizaje de cada proyecto y mejoran la precisión de las estimaciones a lo largo del tiempo.

Ejemplo de un presupuesto de proyecto exitoso

Veamos un ejemplo de presupuesto de un proyecto para ayudarte a entender cómo funciona el proceso:

Una empresa de software que planea lanzar una nueva aplicación móvil puede crear un presupuesto de proyecto detallado que divida los costes en cinco categorías principales: 

• Mano de obra para el desarrollo: 150 000 $

• Diseño y experiencia de usuario: 45 000 $

• Costes de infraestructura y alojamiento: 20 000 $

• Marketing y lanzamiento: 35 000 $

• Reserva para contingencias: 25 000 $

El presupuesto total del proyecto ascendería a 275 000 $ con un cronograma de seis meses. 

El gestor del proyecto podría usar Jira para hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real, con campos de divisas personalizados que capturen los costes a medida que se producen. Cada jefe de equipo actualizaría sus gastos semanalmente, lo que daría a todo el mundo visibilidad sobre el progreso financiero del proyecto. 

Si la fase de diseño fuera 8000 $ por debajo del presupuesto, el equipo podría reasignar esos fondos a pruebas de usuario adicionales antes del lanzamiento. Al hacer un seguimiento de todo lo registrado en Jira, el equipo puede identificar que los costes de infraestructura son más altos de lo esperado debido al mayor uso de las API. 

Podrían darse cuenta de esto en el tercer mes y ajustar su plan de alojamiento, lo que evitaría un excedente mucho mayor en el futuro. En última instancia, el proyecto podría quedar por debajo del presupuesto, y los datos de seguimiento detallados se convertirían en un valioso ejemplo de presupuesto de proyectos para futuras iniciativas de desarrollo de aplicaciones móviles.

Usa Jira para crear y gestionar presupuestos de proyectos más inteligentes

Jira mejora la precisión de los presupuestos al ofrecerte un lugar centralizado para hacer un seguimiento de las estimaciones, los costes reales y las variaciones en tiempo real. Cuando todos los miembros del equipo actualizan los gastos en el mismo sistema, obtienes una vista uniforme de la salud financiera sin tener que buscar en hojas de cálculo o actualizaciones por correo electrónico. 

Los campos y flujos de trabajo personalizables de la plataforma se adaptan a tu proceso presupuestario específico, ya sea que estés supervisando un proyecto sencillo de tres meses o coordinando los gastos de varios departamentos y plazos.

La colaboración es sencilla cuando las partes interesadas pueden ver exactamente a dónde va el dinero y cómo los gastos se alinean con los resultados. Los campos personalizados de moneda de Jira facilitan el seguimiento, la previsión y la elaboración de informes sobre las métricas financieras en diferentes monedas y categorías de costes. 

En lugar de gestionar el software de presupuestos de proyectos por separado de la plataforma de gestión de proyectos, puedes gestionar ambos en un solo lugar. Esta integración implica menos herramientas que mantener, menos cambios de contexto para el equipo y una mejor visibilidad de cómo las decisiones de gestión del trabajo afectan a los resultados.