La moderna intranet social ha llegado para quedarse

Si eres un usuario veterano de la intranet, puedes creer que es una reliquia de una época pasada. Como "tubular" o "rad", la palabra en sí misma es un retroceso a los días en que el dial-up nos cantaba la canción de su gente. Cuando escuchas "intranet", probablemente pienses: "Espera, ¿eso sigue diciendo la gente?" La intranet, un destino digital, está diseñada para ser un centro donde los compañeros de trabajo puedan compartir ideas creativas, recibir consejos de colegas y formar vínculos en torno a proyectos e intereses compartidos. La versión original, aunque bien intencionada, se vio frenada por la falta de compromiso, la información desactualizada y otros obstáculos que impidieron que los empleados aceptaran. No es que la intranet nunca haya desaparecido; el término acaba de perder su significado. A medida que el mundo navega por la era de la sobrecarga de datos, la intranet se adapta y se convierte en un lugar social más moderno donde los empleados realmente quieren pasar su hora y fecha. Para crear tu propia comunidad laboral próspera y colaborativa, es importante aprender de los escollos del pasado y aprovechar todos los beneficios de una intranet social de última generación.

Negocios por delante, fiesta por detrás

Una intranet social no es solo un almacén digital de información rescatada de archivos en papel y discos privados en línea. Las empresas pueden usarlos para crear una cultura de apertura al permitir una visibilidad total entre los empleados y alentar a los usuarios a compartir ideas. Las intranets pueden fomentar la colaboración entre los compañeros de trabajo más improbables y generar conexiones entre todos los equipos y departamentos. Con una intranet social, es todo para uno y uno para todos. Desde el CEO experto en tecnología hasta el nuevo becario, los usuarios pueden compartir y acceder exactamente a lo que necesitan para marcar casillas y alcanzar las Metas.

Un equipo entra en un espacio de trabajo abierto y colaborativo...

Una intranet social no solo conecta a los compañeros de trabajo con el contenido, sino también a las personas entre sí.  

Genera buenas vibraciones. Incluso en las empresas más colaborativas, es probable que haya empleados que se sientan marginados. Una intranet social moderna pone a todos al mismo nivel. Si se configura correctamente (con acceso equitativo a las conversaciones y documentos, independientemente del cargo o rango laboral), tu intranet puede ayudar a las personas a sentirse bien al publicar sus ideas en los proyectos de los demás y a aceptar cualquier feedback. Con el espacio para compartir de forma segura, es más probable que los empleados se sientan conectados con sus compañeros, con su equipo y con la empresa.   

Acaba con el aislamiento. Una intranet social permite a tus empleados ver la relación entre su trabajo y las prioridades de otros equipos u oficinas. Resulta que Mike, del equipo de marketing de contenidos, cumplió con creces su objetivo de SEO y sería un gran asesor para tu proyecto, pero nunca lo habrías adivinado si solo lo conoces de saludaros tímidamente por los pasillos.

Construye puentes. A medida que la cultura remota pasa de "la nueva moda" a "la forma ideal de trabajar", es más importante que nunca mantener a los compañeros de trabajo en la misma órbita cultural. A través de una intranet social, las conexiones virtuales harán que los empleados hablen y compartan ideas en todas las zonas horarias.

¿Tu intranet ha ido por el mismo camino que el Walkman^®?

Pregúntale a cualquier equipo de comunicación interna, gerente de recursos humanos o promotor de intranet cuál es su mayor desafío; apostamos a que responderá "el compromiso". Cuando se trata de intranets empresariales, la apatía es más común que los anuncios emergentes, e igualmente difícil de eliminar. Para atraer a los empleados hacia una intranet que usen y les encante, primero tenemos que abordar qué es lo que los aleja.

Tono de arriba hacia abajo. En lo más alto de la cadena alimentaria, los jefes no suelen estar al tanto de los comentarios de los empleados o de escuchar una idea fantástica de un trabajador raso. Las intranets permiten que la conversación fluya de abajo hacia arriba, por lo que incluso los empleados más novatos se sienten cómodos aportando su granito de arena. Un entorno más acogedor da espacio a las conversaciones y permite a los superiores tener una línea directa de comentarios instantáneos.

No hay forma rápida de responder. A la velocidad a la que avanza la tecnología, solo es cuestión de tiempo que incluso los bebés tengan sus propios teléfonos inteligentes. Nos comunicamos libremente con nuestros amigos y familiares a través de emojis, GIF y botones de "me gusta" para aceptar ideas y hacer que nuestros pensamientos se activen rápidamente. Los empleados que se sienten bloqueados porque las opciones de respuesta son limitadas tienen muchas menos probabilidades de interactuar con sus compañeros de trabajo o contribuir a los proyectos.

Demasiado técnica. Las intranets de la vieja escuela se crearon originalmente para los equipos de TI. Publicar contenido implicaba varios pasos tediosos, y olvídate de responder con una foto rápida. Una vez que el contenido estaba finalmente disponible, aparecían esos molestos muros de permisos. Si la gente tiene que sortear obstáculos a nivel olímpico para participar en las intranets, se limitarán a las conversaciones en los pasillos. 

Contenido obsoleto. Cuando tu intranet se convierte en una "ubicación de almacenamiento general", como la llama Forrester, se convierte en una página interminable. Los usuarios no van a gastar su energía mental buscando información valiosa, como guías de marca o políticas empresariales, solo para descubrir que el contenido que necesitan no ha sido relevante desde la última vez que enviaste un fax.

Buscador lento o inútil. Los buscadores actuales han hecho posible obtener respuestas rápidas y relevantes a cualquier pregunta, a veces más rápido de lo que puedes escribirla. Una función de búsqueda que tarda demasiado o muestra información inútil no puede competir. Los usuarios quieren la información correcta igual que sus paquetes de Amazon Prime: para ayer.

Sin compatibilidad con dispositivos móviles. Cuando las intranets aparecieron por primera vez hace 20 años, la gente seguía leyendo periódicos impresos. Ahora los teléfonos inteligentes se han convertido en extensiones de nuestros brazos. Los usuarios no se pararán a aprender a usar una intranet que no facilite publicar, compartir y leer en un teléfono o tableta.

Análisis cuestionables. Si tú y tu equipo sois los principales impulsores del esfuerzo por reemplazar o lanzar una intranet social, tenéis que saber cuándo, cómo y por qué la gente la usa. En lugar de dar palos de ciego, céntrate en encontrar análisis de calidad. Conocer los detalles te ayudará a realizar cambios buenos para los usuarios y a producir contenido más llamativo, a mantener actualizado el contenido importante y relevante y a eliminar el que reciba pocos clics.

El cuidado y la alimentación de una intranet social de éxito

Haz que tu intranet siga prosperando asegurándote de que el software que elijas incluye estas características y herramientas.  

Creadores de todas partes. Las grandes ideas pueden provenir de cualquier persona en cualquier nivel de una organización y, a veces, de algo imprevisto (seguiríamos comiendo helado solo en cuencos si un puesto de la Exposición Universal no se hubiera quedado sin ellos e improvisado con un gofre). Herramientas de creación sencillas, como las plantillas listas para usar, permiten a los usuarios de cualquier equipo contribuir y ayudarán a las organizaciones a evitar que en la intranet solo se influya desde arriba.

Conocer a la gente que crea las publicaciones. Es difícil construir puentes cuando todo lo que sabes sobre tus compañeros es su nombre y un avatar genérico.  La gente quiere saber qué hacen sus compañeros de trabajo, a qué parte de la organización pertenecen y en qué están trabajando. Una intranet social debería tener perfiles para que los empleados puedan ver de un vistazo quién hace qué y dónde.  

Apto para dispositivos móviles. Levanta una mano si estás leyendo este artículo en tu teléfono. Con inicios de sesión sencillos y seguridad garantizada, la intranet social ideal es una red que te puede caber en el bolsillo. Sí, incluso en los bolsillos de pantalones vaqueros para mujer.  

Contenido atractivo. El dicho "no juzgues un libro por su portada" está a punto de jubilarse. Los empleados tienen más probabilidades de interactuar con contenido que presente elementos visuales llamativos, como imágenes, vídeos y GIF. El contenido debe ser estéticamente satisfactorio tanto en un teléfono o tableta como en el equipo de escritorio.  

Funciones de uso compartido de redes sociales. "Hacerse viral" en las redes sociales es como que te toque la lotería en Internet. Para lograr la misma importancia de uso compartido en tu intranet, debes poder difundir contenido fácilmente. Cuando los usuarios puedan dar "me gusta", comentar y seguir y @mencionar a compañeros de trabajo con la misma facilidad que para enviar memes a sus amigos, harán de la intranet un destino para contenido más merecedero de compartirse.  

Fácil acceso. Ya no te hará falta el número del departamento de TI. Con las intranets sociales, puedes proteger el acceso y los permisos por departamentos y usuarios, así como permitir a los empleados crear, editar y ver contenido sin problemas. Esta flexibilidad libera al equipo de TI para poder centrarse en implementar y personalizar la intranet, y dejar de lado las interminables reuniones y las montañas de órdenes de trabajo.   

Contenido nuevo. Con tantas contribuciones y colaboraciones, tu flujo de contenido será tan fresco que podrías venderlo en un mercado de agricultores. Asegúrate de que hay un sistema sencillo para personalizar y distribuir alertas para que puedas retirar esas piezas obsoletas.  

Análisis precisos. Cuanto más sepas, mejor crecerás. Da prioridad a los análisis que te digan lo que buscan los usuarios y el contenido que más leen y comentan. Forrester sugiere que las organizaciones "den prioridad a la búsqueda" mediante el uso de análisis para centrarse en cómo y cuándo realizan búsquedas los usuarios. También necesitarás saber cuándo esas búsquedas "no tienen resultados o tienen demasiados para ser útiles".

Las intranets sociales crean un campo de juego igualado

Los equipos son tan fuertes como las conexiones entre las personas. Puedes capacitar a tus empleados creando un entorno en el que las conexiones y la colaboración puedan crecer con naturalidad. Lee sobre cómo transformar tu organización con software de intranet de Confluence.