¿Qué son las entregas en la gestión de proyectos?

Todos los proyectos prometen resultados, pero ¿cómo sabes si realmente los estás consiguiendo?

Si determinas las entregas de un proyecto, tendrás una idea de cómo se transformarán los planes y el trabajo en equipo en resultados reales, medibles y tangibles (o intangibles).

Gestionar las entregas no es solo marcar lo que se ha completado, sino garantizar que cada hito cuente con expectativas claras para que el trabajo duro de tu equipo dé sus frutos. Cuando te centras en las entregas, conviertes el caos del proyecto en claridad.

Por lo tanto, ¿por qué no transmitir confianza a las partes interesadas respecto a lo que vendrá después?

En este artículo se explica en detalle qué son las entregas de un proyecto, los diferentes tipos y por qué son cruciales para hacer un seguimiento del progreso, mejorar la colaboración en los proyectos y mantener los estándares de calidad.

¿Qué es lo que hay que entregar en un proyecto?

Las entregas de un proyecto son los productos o resultados específicos que queremos obtener. Pueden ser elementos tangibles, como un producto, un informe o un nuevo sitio web. O intangibles, como la mejora de los procesos o el aumento de la satisfacción del cliente.

Las entregas se definen claramente al inicio de un proyecto (tradicionalmente en la fase inicial) y sirven como puntos de control para medir el progreso y el éxito. Algunas entregas se pueden administrar en un software de gestión de proyectos que proporcione vistas detalladas para medir, supervisar y compartir el progreso.

Los 6 tipos de entregas de un proyecto

Las entregas específicas de un proyecto dependen de su alcance, objetivos y requisitos. Estos son los tipos de entregas más comunes:

1. Entregas internas

Las entregas internas de un proyecto se crean para su uso en la empresa. Esto incluye elementos como los informes de estado, los planes de proyectos, las evaluaciones de riesgos y otra documentación necesaria para gestionar todo internamente.

Ayudan al equipo del proyecto a hacer un seguimiento del progreso y a garantizar que el proyecto mantenga el rumbo.

2. Entregas externas

Son los resultados o productos finales que se entregan al cliente o a las partes interesadas externas. Las entregas externas son la razón principal para emprender el proyecto.

Algunos ejemplos comunes de este tipo de entregas son una nueva aplicación de software, una campaña de marketing o un programa de formación.

3. Entregas de proceso

Son resultados provisionales producidos durante la fase de ejecución del proyecto. Contribuyen al producto final general y marcan el progreso hacia la meta.

Esto puede incluir prototipos, informes de pruebas y especificaciones de diseño.

4. Entregas de producto

Son los bienes o servicios finales que el proyecto pretende producir. Satisfacen directamente los requisitos y objetivos del proyecto.

Estas entregas pueden ser, por ejemplo, un nuevo producto, un sitio web, un documento de políticas o un proceso empresarial.

5. Entregas tangibles

Las entregas tangibles de un proyecto son productos físicos o concretos producidos durante un proyecto. Se miden y verifican fácilmente, lo que proporciona una evidencia clara de que se han cumplido los objetivos específicos del proyecto.

Los ejemplos incluyen hardware, equipos, instalaciones, productos y documentación.

6. Entregas intangibles

Se trata de resultados no físicos, como procesos, servicios, capacidades, habilidades o una mayor satisfacción del cliente. Tradicionalmente, las entregas intangibles pueden ser más difíciles de medir, pero son igual de importantes. Reflejan el valor y el impacto que crea un proyecto más allá de los productos físicos.

Los ejemplos incluyen un nuevo proceso empresarial, un programa de formación o una estrategia de marketing.

La importancia de las entregas en la gestión de proyectos

Las entregas proporcionan metas claras, facilitan el seguimiento de los proyectos y permiten conseguir la satisfacción de las partes interesadas. Estas son otras razones por las que las entregas son importantes para la gestión de proyectos:

Las entregas sirven como hitos del proyecto

Las entregas son los momentos que hacen avanzar un proyecto y marcan puntos importantes en el cronograma del proyecto. Marcan la finalización de partes significativas del trabajo, crean puntos de control naturales para la reevaluación y ayudan a los equipos a cambiar de marcha sin perder el impulso.

Dividir el proyecto en resultados concretos exige claridad. De este modo, sabes exactamente lo que está hecho, lo que viene a continuación y lo que está fallando.

Es el control del proyecto en su forma más práctica, lo que facilita el seguimiento del progreso y el mantenimiento del impulso durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Las entregas ayudan a supervisar y medir el progreso

Lo que no se puede medir no se puede gestionar. Las entregas proporcionan resultados tangibles para evaluarlos en función del plan.

Esto deja muy claro si se está cumpliendo el cronograma y el presupuesto. Las herramientas modernas de gestión de proyectos hacen que esto sea aún más visible a través de los diagramas de Gantt, las vistas de tablero y los paneles.

Todas estas vistas giran en torno a las entregas. Permiten visualizar y supervisar el estado de las entregas, para que puedas estar al tanto de cualquier desviación.

Las entregas mejoran la comunicación con las partes interesadas

Determinar claramente las entregas permite establecer expectativas explícitas sobre lo que se debe obtener, cuándo y de qué forma. Las partes interesadas no necesitan informes de estado abstractos, sino saber qué se ha entregado y qué está por venir.

Los informes periódicos vinculados a las entregas generan confianza, mantienen coordinadas a todas las partes y reducen drásticamente el riesgo de malentendidos y de corrupción del alcance.

Las entregas permiten mantener los estándares de calidad

Las entregas permiten cumplir los estándares de calidad durante todo el proyecto. Para empezar, define cómo es una buena entrega incluso antes de que comience el trabajo.

Cuando las entregas tienen criterios de aceptación claros, los equipos toman mejores decisiones y evitan la repetición del trabajo, y las partes interesadas obtienen lo que necesitan.

Cómo identificar las entregas

Para identificar las entregas en función del alcance y los objetivos del proyecto, divide el proyecto en tareas más pequeñas y gestionables que cumplan con los objetivos generales. Asegúrate de que cada tarea produzca un resultado específico y medible que contribuya a alcanzar los objetivos del proyecto.

Recopilar los requisitos para definir las entregas implica identificar e involucrar a todas las partes interesadas pertinentes para entender sus necesidades, expectativas y metas.

Hazlo a través de entrevistas, talleres y encuestas para recopilar información detallada. Documenta, valida y refina los datos para garantizar la claridad y la alineación con los objetivos del proyecto.

Esto ayuda a sentar las bases para definir entregas específicas y medibles. Utiliza una estructura de desglose del trabajo (EDT) para dividir un proyecto en tareas gestionables e identificar las entregas correspondientes.

Sigue estos pasos para crear tu EDT:

1. Define el alcance y los objetivos del proyecto: describe claramente las metas y los objetivos del proyecto para guiar el proceso de la EDT.

2. Identifica las entregas principales: divide el proyecto en resultados generales, como una aplicación funcional o un plan de marketing.

3. Desglosa las entregas en paquetes de trabajo: divide cada entrega principal en componentes más pequeños y gestionables denominados paquetes de trabajo.

4. Define las tareas y las subtareas: identifica las tareas y subtareas necesarias para completar cada paquete de trabajo y así tener una planificación y una ejecución del proyecto detalladas.

5. Establece relaciones entre tareas: determina las dependencias entre las tareas para secuenciarlas y entender el flujo de trabajo.

6. Asigna recursos y duraciones: asigna los recursos necesarios y estima el tiempo necesario para cada tarea o paquete de trabajo.

7. Revisa y perfecciona la EDT: revisa y perfecciona la EDT con regularidad para adaptarla si los requisitos cambian y abordar los desafíos.

8. Plasma la EDT: utiliza herramientas visuales como diagramas de árbol o diagramas de Gantt para representar la EDT y hacer un seguimiento del progreso.

También puedes usar la IA, como Rovo en Jira, para hacer gran parte de este trabajo. Puede ver automáticamente el trabajo y sugerir pasos y entregas más pequeñas que conducen a la meta general.

Cómo gestionar las entregas de forma eficaz

Si gestionas las entregas de forma eficaz, los proyectos continuarán según lo previsto y cumplirán con las expectativas de las partes interesadas. Estos son los pasos clave para mantener el enfoque y la coordinación:

Definir unos criterios claros

Empieza por definir unos criterios de aceptación claros para cada entrega. Estos criterios deben ser específicos, medibles y acordados con todas las partes interesadas.

Este paso garantiza que todos entiendan qué se considera una entrega completa, lo que reduce el riesgo de malentendidos y de corrupción del alcance.

Establecer plazos realistas

Fija plazos alcanzables para cada entrega teniendo en cuenta el alcance del proyecto, los recursos disponibles y los posibles riesgos. Involucra a tu equipo en el proceso de fijar los cronogramas para garantizar que sean realistas y alcanzables.

Este enfoque colaborativo ayuda a identificar cualquier posible incidencia desde el principio. También permite una mejor planificación y asignación de los recursos.

Asignar responsabilidades

Asigna las responsabilidades de cada entrega a miembros específicos del equipo. Asegúrate de que todos entienden su rol y las principales expectativas.

Esta medida no solo fomenta la responsabilidad, sino que también ayuda a hacer un seguimiento del progreso y a abordar cualquier problema que pueda surgir. Usa una matriz de asignación de responsabilidades o plantilla de tabla de RACI para determinar los responsables de las tareas.

También puedes usar un agente de IA para priorizar las tareas en función de los recursos, revisar las cargas de trabajo de los equipos y asignar tareas automáticamente a las personas adecuadas.

Supervisa el progreso de tus proyectos

Haz un seguimiento periódico del progreso de las entregas mediante un software de gestión de proyectos. Supervisa el estado, la calidad y cualquier riesgo asociado a cada entrega.

Los informes y revisiones periódicas ayudan a identificar las incidencias con antelación y permiten hacer los ajustes oportunos. Los informes del panel y los informes de estado pueden proporcionar información en tiempo real sobre el progreso del proyecto.

De hecho, Jira ofrece funciones sólidas para hacer un seguimiento del progreso, como el control del tiempo, las barras de progreso y los informes detallados. Proporciona datos relevantes en tiempo real sobre el estado de las entregas, lo que ayuda a los gerentes de proyectos a tomar decisiones fundamentadas.

Dificultades habituales con las entregas

Gestionar las entregas de un proyecto puede resultar difícil debido a varios factores:

• Corrupción del alcance: se produce cuando el alcance del proyecto se amplía más allá de los requisitos iniciales debido a cambios en las necesidades de las partes interesadas o a una mala gestión de cambios.

• Limitaciones de recursos: la disponibilidad limitada de personas cualificadas, equipos, materiales o presupuesto puede comprometer la puntualidad y la calidad.

• Problemas de calidad: los requisitos poco claros, las pruebas inadecuadas y la falta de procesos de control de calidad pueden llevar a que los productos sean deficientes.

• Expectativas de las partes interesadas: las expectativas inadecuadas o poco realistas de las partes interesadas pueden provocar insatisfacción, incluso si el proyecto cumple sus objetivos originales.

Identifica y prioriza las entregas con una única fuente de referencia

Si quieres producir entregas reales, plantéate utilizar una solución potente que convierta los planes en actividades concretas y asociadas directamente a tus entregas. Necesitas una herramienta centralizada para mantener todo en un solo lugar y para todos los equipos o departamentos.

Por eso tantos gerentes de proyectos, equipos y organizaciones confían en Jira para gestionar las entregas de principio a fin. Jira puede asignar a cada entrega un propietario, un estado, una fecha de vencimiento y unos criterios de aceptación claros.

Si no tienes claro lo que vas a entregar y lo cerca que estás de completarlo, necesitas una herramienta que destaque en la priorización. Puedes clasificar las entregas según su impacto, riesgo o dependencia y, después, usar tableros, cronogramas y paneles para ver las ventajas y desventajas.

Prueba Jira hoy mismo para ver si es adecuado para tu próximo proyecto.