Cómo usar la técnica de grupo nominal para tomar mejores decisiones grupales

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• La técnica de grupo nominal es un método para llevar a cabo una lluvia de ideas que da a todas las personas la misma participación y evita que las voces más fuertes dominen la conversación.

• Este método funciona mejor cuando los equipos necesitan priorizar ideas, resolver problemas complejos o llegar a un consenso sobre decisiones importantes. 

• El proceso consta de cinco pasos principales: la definición del problema, la generación silenciosa de ideas, ronda de intervenciones por turno, la conversación entre los miembros del grupo y la votación privada. 

• El uso de las pizarras de Confluence durante las sesiones de técnica de grupo nominal ayuda a los equipos a documentar ideas en tiempo real y a convertir las decisiones grupales en planes viables. 

• Aunque la técnica de grupo nominal lleva más tiempo que la lluvia de ideas informal, puede generar mejores resultados y prioridades más claras. 

Lograr que un grupo se ponga de acuerdo sobre las prioridades puede parecer misión imposible. Algunas personas dominan la conversación mientras que otras permanecen en silencio. Las buenas ideas se pierden en el debate y las reuniones terminan sin alcanzar decisiones claras. La técnica de grupo nominal aborda estos problemas al crear un proceso estructurado en el que cada voz importa por igual. 

Entonces, ¿qué es exactamente la técnica del grupo nominal? En este artículo te explicamos qué es la técnica de grupo nominal, cuándo usarla y cómo llevar a cabo sesiones efectivas con tu equipo. 

¿Qué es la técnica de grupo nominal?

La técnica de grupo nominal es un método de lluvia de ideas que ayuda a los equipos a generar y priorizar ideas de manera justa. A diferencia de la lluvia de ideas tradicional, donde las personas van diciendo sus ideas a medida que se les ocurren, este enfoque sigue una serie de pasos para garantizar que todo el mundo participe por igual. 

Los participantes empiezan escribiendo sus ideas en silencio antes de iniciar cualquier conversación. Luego, cada persona comparte sus ideas por turnos, de una en una. Después de que todas las ideas estén sobre la mesa, el grupo las analiza para aclarar sus significados. Por último, las personas votan de forma privada sobre qué ideas son las más importantes. 

Con esta estructura se evitan los problemas habituales de las lluvias de ideas, donde unas pocas personas seguras de sí mismas dirigen toda la conversación. 

Ventajas de la técnica del grupo nominal

La técnica del grupo nominal aborda los problemas habituales a los que se enfrentan los equipos durante la toma de decisiones en grupo. Entre las ventajas, se incluyen las siguientes: 

• Participación equitativa: todo el mundo tiene la misma oportunidad de compartir sus ideas, independientemente de su rol o de su personalidad. Gracias a la generación silenciosa de ideas, las personas introvertidas no se ven acalladas por aquellas extrovertidas, y los miembros más nuevos del equipo pueden contribuir con confianza junto al personal más experimentado. 

• Conversaciones organizadas: el formato de intervención por turnos mantiene las conversaciones enfocadas y productivas. En lugar de saltar de un tema a otro, los equipos trabajan cada sugerencia de manera sistemática. 

• Toma de decisiones más objetiva: la votación privada elimina la presión social de la decisión final. Las personas pueden clasificar las ideas por mérito en lugar de por quién las haya sugerido, lo que se traduce en decisiones que reflejan las verdaderas prioridades del grupo. 

• Perspectivas diversas: la fase de generación silenciosa fomenta el pensamiento independiente porque las ideas de los demás no influyen inmediatamente en las personas. Los equipos descubren opciones que tal vez nunca habrían considerado en una reunión tradicional. 

• Resultados accionables: con la votación se genera una lista clara y ordenada que les dice a los equipos exactamente dónde enfocar su esfuerzo. 

Cuándo usar la técnica de grupo nominal

La técnica de grupo nominal funciona mejor cuando tu equipo necesita prioridades claras o consenso sobre decisiones importantes. Algunas situaciones en las que podrías usar esta técnica son las siguientes: 

• Planificación del proyecto: en las fases tempranas de una nueva iniciativa, usa esta técnica para identificar hitos clave, obstáculos potenciales o funciones que crear. Ayuda a que los equipos interdisciplinares se alineen sobre lo que más importa. 

• Asignación de los recursos: cuando se dispone de un presupuesto, un plazo o un número de personas limitados, este método ayuda a los equipos a decidir en qué centrarse. El paso de votación privada garantiza que las decisiones se basen en el mérito en lugar de en quién tenga más influencia. 

• Resolución de problemas: los problemas complejos se benefician de perspectivas diversas. La técnica de grupo nominal garantiza que todos los miembros del equipo contribuyan con posibles soluciones antes de evaluar qué enfoques son más factibles. 

• Identificación de los riesgos: usa esta técnica para identificar los riesgos a los que podría enfrentarse el equipo. La fase de generación silenciosa ayuda a las personas a plantear las preocupaciones que les surjan y que igual no tratarían en una conversación abierta. 

• Decisiones estratégicas: cuando los equipos de liderazgo necesitan coordinarse en torno a los objetivos trimestrales o las hojas de ruta de productos, esta técnica genera consenso sin necesidad de debates interminables. Se integra de forma natural en los flujos de trabajo de colaboración en proyectos, sobre todo cuando las decisiones afectan a varias partes interesadas. 

Los pasos principales necesarios para una sesión de técnica de grupo nominal

Seguir los pasos de la técnica de grupo nominal en orden garantiza la equidad y la eficacia durante las sesiones. Cada fase se basa en decisiones consensuadas que reflejan la sabiduría colectiva del grupo. 

1. Define el problema o la decisión que abordará el grupo

Comienza con una pregunta o enunciado de un problema que sea claro y preciso. El facilitador debe escribir la pregunta donde todo el mundo pueda verla y confirmar que el grupo entiende lo que están tratando de decidir. 

Unos buenos enunciados de problemas son lo suficientemente concretos para guiar el pensamiento, pero lo suficientemente abiertos para dar cabida a soluciones diversas. Por ejemplo, el enunciado "¿Cómo podemos reducir el volumen de los tickets de asistencia al cliente?" funciona mejor que "¿Cómo podemos mejorar la experiencia del cliente?".

2. Deja tiempo para la generación silenciosa de ideas para fomentar la creatividad

Dales a los participantes de 5 a 10 minutos para que escriban sus ideas de forma independiente, sin debatir. Este paso minimiza los sesgos y hace que aparezcan perspectivas únicas. Cuando las personas hacen una lluvia de ideas en silencio, no se ven influenciadas por el pensamiento grupal ni se anclan en las primeras ideas compartidas.

Los equipos pueden usar pizarras en línea o una plantilla de lluvia de ideas para registrar ideas durante esta fase. Las pizarras de Confluence funcionan bien para equipos remotos porque todo el mundo puede ver el espacio compartido mientras contribuye de forma independiente. Además, si tu equipo necesita ayuda para empezar, puede hacer una lluvia de ideas con Rovo en Confluence para crear una tarjeta inteligente que recopile información sobre el tema correspondiente y ayude a que todo el mundo está coordinado. 

3. Comparte ideas de una en una en formato "round-robin"

Haz que las personas participantes se turnen para presentar una idea a la vez, mientras el facilitador las registra en un tablero o documento compartido. Sigue dando la palabra hasta que todo el mundo haya compartido todas sus ideas. Este formato garantiza que nadie se quede sin participar y evita que las personas con un carácter más dominante acaparen todo el control.

Durante este paso no se permiten debates ni críticas. El objetivo es hacer visibles todas las ideas.

4. Aclarad y analizad cada idea en grupo, centrándoos en su comprensión

Una vez que se hayan registrado todas las ideas, abre el debate. El propósito es aclarar el significado, fusionar ideas similares y asegurar que todo el mundo entienda cada opción, no debatir qué ideas son mejores.

Anima a todas las personas participantes a hacer preguntas y sugerir cómo se podrían combinar las ideas relacionadas. El facilitador debe mantener un tono neutro y mantener los debates centrados en la comprensión. Esta fase ayuda a crear una cultura colaborativa donde las personas se sienten escuchadas.

Las pizarras de Confluence facilitan este paso al permitir que los equipos agrupen visualmente ideas relacionadas y conecten conceptos. Usa la función de agrupación de notas de recordatorio para organizar las ideas en temas automáticamente, y que los patrones sean más fáciles de detectar. Las funciones colaborativas de Confluence admiten el intercambio de conocimientos en tiempo real entre equipos distribuidos.

5. Votad de forma privada o clasificad las ideas para identificar las principales prioridades

Haz que las personas participantes voten o clasifiquen las ideas según criterios acordados, como la viabilidad, el impacto o la alineación con los objetivos. La votación privada hace que la toma de decisiones resulte más objetiva.

Los enfoques habituales incluyen dar a cada persona un número determinado de votos para distribuir entre sus opciones principales, o pedir a todo el mundo que clasifique sus 5-10 ideas principales en orden. El uso de una matriz de priorización puede ayudar a los equipos a evaluar ideas según varios criterios. El facilitador cuenta los resultados para determinar qué ideas recibieron un mayor apoyo, creando un plan de acción priorizado.

Una vez que se complete la votación, usa las funciones de resumen y creación de Confluence para permitir que la IA capte los puntos clave, las decisiones y los próximos pasos de todo el tablero. Puedes crear al instante una página de Confluence a partir de ese resumen, convirtiendo tu sesión en elementos de acción documentados. 

Posibles inconvenientes de usar la técnica de grupo nominal

Aunque con la técnica de grupo nominal se obtienen mejores resultados que con las reuniones no estructuradas, no es perfecta para todas las situaciones. Comprender sus limitaciones ayuda a los equipos a decidir cuándo este método tiene sentido.

• Inversión de tiempo: completar los cinco pasos puede tomar de 60 a 90 minutos, especialmente en el caso de grupos grandes. Dedicar esa cantidad de tiempo vale la pena cuando se trata de decisiones importantes, pero podría resultar innecesario si buscamos tomar decisiones rápidas que no requieren de un consenso absoluto.

• Necesidad de facilitación especializada: alguien debe asegurarse de que el grupo se mantenga enfocado, que se cumpla el proceso y que se conserve la neutralidad durante toda la sesión. Sin un facilitador experimentado, las sesiones pueden alargarse o volver a las mismas dinámicas que esta técnica nació para evitar.

• Espontaneidad limitada: el método puede parecer rígido en comparación con técnicas de lluvia de ideas más creativas. La estructura paso a paso limita el debate orgánico y el flujo natural de ideas. Cuando los grupos ya están coordinados o trabajan sobre problemas muy creativos, los formatos más flexibles dan mejor resultado.

Ejemplo de técnica de grupo nominal en acción

Así es como un equipo podría usar la técnica del grupo nominal para tomar una decisión difícil sobre priorización:

Supongamos que un equipo de producto de una empresa de software B2B necesita dar prioridad a los comentarios de clientes para su próximo ciclo de publicación. Tienen docenas de solicitudes de funciones y no pueden desarrollarlas todas, así que usan la técnica de grupo nominal para alcanzar un consenso.

El gerente de producto define el problema: “¿Qué tres funciones solicitadas por los clientes deberíamos priorizar para el segundo trimestre según el impacto potencial y la viabilidad?” Esto proporciona al equipo un alcance claro.

Durante la generación de ideas en silencio, los miembros del equipo revisan el registro de comentarios y anotan sus opciones preferidas. El responsable de ingeniería se centra en las funciones que permitirían reducir la deuda técnica. El responsable de éxito del cliente destaca las solicitudes de las cuentas clave.

En la fase de round-robin, cada persona presenta una función mientras el facilitador la captura en una pizarra de Confluence. Cada persona termina con 12 características distintas.

La fase de debate revela que tres funciones son en realidad variaciones de la misma solicitud. El equipo las fusiona en un elemento y aclara el alcance de los otros dos.

Finalmente, cada miembro clasifica de forma privada sus cinco funciones principales. El facilitador cuenta los votos y encuentra un acuerdo claro sobre las tres prioridades principales. 

Usa las pizarras de Confluence para capturar, clasificar y actuar sobre tus mejores ideas

Las pizarras de Confluence ofrecen a los equipos un espacio de trabajo visual para realizar sesiones de técnica de grupo nominal desde cualquier lugar, junto con capacidades de IA para mantener todo organizado. 

Durante la lluvia de ideas, Rovo puede generar tarjetas inteligentes para recopilar información y alinear a todo el mundo antes de profundizar en las ideas. A medida que avanzan las discusiones, la IA agrupa automáticamente las notas de recordatorio relacionadas en temas. Cuando la sesión termina, la función de resumir y crear captura los puntos clave, las decisiones y los próximos pasos, y luego convierte ese resumen en una página de Confluence.

Las prioridades clasificadas permanecen en Confluence donde los equipos pueden asignar propietarios, establecer cronogramas y llevar un seguimiento del progreso. Las integraciones con Jira y Trello implican que las decisiones de tu grupo fluyen hacia los flujos de trabajo de ejecución.