¿Qué son los equipos de proyecto? Cómo formar un grupo potente

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• Los equipos de proyecto son grupos formados para lograr metas específicas dentro de un cronograma definido, combinando las habilidades adecuadas, roles y comunicación para realizar el trabajo.

• Cada equipo de proyecto incluye ciertos roles principales: un gerente del proyecto, un patrocinador del proyecto, expertos y partes interesadas.

• La estructura del equipo es importante. Las estructuras basadas en proyectos, funcionales y matriciales se adaptan cada una a diferentes tipos de trabajo y contextos organizativos, y si eliges la correcta te prepararás para una ejecución más fluida.

• Para formar un equipo de alto rendimiento, primero hay que definir el alcance y las metas, y luego determinar las habilidades y roles necesarios para cumplirlas antes de hacer las asignaciones.

• Herramientas como Jira, Confluence y Loom ayudan a los equipos de proyecto a mantenerse coordinados, hacer un seguimiento del progreso y comunicarse de manera efectiva desde el primer día de un proyecto hasta su fin.

La actividad de proyectos aparece en todas partes, incluidos los lanzamientos de productos, las mejoras de procesos, las iniciativas de toda la empresa y las campañas interdisciplinares. 

Pero no importa lo bien que esté definido el objetivo: sin el equipo adecuado, un proyecto rara vez sale según lo planeado.  Las personas que reúnes, los roles que asignas y cómo configuras la comunicación afectan directamente al cronograma del proyecto.

Entonces, ¿qué es un equipo de proyecto?

Esta guía cubre qué son los equipos de proyecto, los roles que se encuentran típicamente en ellos, las estructuras de equipo más comunes y un proceso práctico de cinco pasos para formar un equipo preparado para el éxito. 

Tanto si vas a gestionar tu primer proyecto o quieres perfeccionar tu enfoque, aquí encontrarás un marco de trabajo que vale la pena aplicar.

¿Qué son los equipos de proyecto?

Los equipos de proyecto son grupos de personas reunidas para lograr objetivos específicos dentro de un cronograma establecido. A diferencia de los equipos permanentes que se ocupan del trabajo continuo, los equipos de proyecto se reúnen en torno a un objetivo definido. 

Una vez que se cumple ese objetivo, el equipo se disuelve o cambia de enfoque hacia algo nuevo. Lo que separa a un equipo de proyecto funcional de un grupo de personas que simplemente hacen tareas es la combinación de habilidades adecuadas, roles claramente definidos y comunicación abierta. 

Cuando estos tres elementos funcionan juntos, los equipos de proyecto pueden moverse rápidamente, adaptarse a los obstáculos y conseguir resultados que una sola persona o un grupo poco organizado simplemente no podrían lograr.

Merece la pena entender desde el principio qué es un equipo de proyecto y cómo se forma, porque las decisiones que tomas antes de que comience el trabajo tienen un gran efecto en el transcurso del proyecto.

¿Cuáles son los roles típicos en un equipo de proyecto y de qué son responsables?

La mayoría de los equipos de proyecto incluyen una mezcla de personas que lideran, ejecutan y tienen interés en el resultado. Cada rol conlleva responsabilidades específicas, y entender cómo se relacionan ayuda a que todas las personas mantengan la responsabilidad sobre su trabajo. 

Estos son los roles que normalmente encontrarás en un equipo de proyecto:

Gerente del proyecto o responsable del proyecto

El gerente del proyecto lo impulsa y es responsable de entregarlo a tiempo. Esta persona se encarga de la logística: planificación, seguimiento, priorización, planificación de la capacidad y gestión de dependencias ascendentes y descendentes. 

Obligaciones del gestor de proyectos

• Reclutar expertos y otros colaboradores

• Crear hojas de ruta, establecer hitos y planificar de forma detallada semana a semana

• Asignar los propietarios de cada tarea

• Moderar las reuniones (lluvias de ideas, retrospectivas, planificación, etc.)

• Comunicar el progreso a las partes interesadas y al patrocinador del proyecto

Patrocinador del proyecto

El patrocinador del proyecto se encuentra en una posición alta en el organigrama y probablemente tiene la decisión final sobre el cronograma, el presupuesto y otros recursos asignados al proyecto.

Responsabilidades del patrocinador del proyecto

• Aprobar las medidas de éxito y otras metas para el proyecto

• Aprobar los cambios en el presupuesto o alcance del proyecto

• Promocionar el proyecto ante el equipo ejecutivo

• Rendir cuentas respecto al éxito general del proyecto

Expertos

Estas son las personas que se arremangan y hacen el trabajo. Cada uno debería tener una habilidad única que aportar y sus responsabilidades específicas variarán en consecuencia. 

Responsabilidades de los expertos

• Ejecutar las tareas

• Comunicar impedimentos u otras incidencias al responsable del proyecto

• Comunicar el progreso a otros miembros del equipo

• Participar en el perfeccionamiento de los flujos de trabajo del equipo y otras prácticas de colaboración

Partes interesadas

Aunque no son miembros del equipo principal del proyecto, estas personas cuentan contigo porque el proyecto afectará a su trabajo de alguna manera.

Responsabilidades de las partes interesadas

• Mantenerse al día respecto a las novedades que comunica el responsable o patrocinador del proyecto

• Plantear inquietudes de forma temprana (mientras aún se pueden abordar fácilmente)

Tipos de estructuras de equipos de proyecto y cuándo usarlas

No todos los equipos de proyecto son iguales. La estructura que elijas debe reflejar cómo opera tu organización, cuánto tiempo durará el proyecto y cómo de involucrados estarán los miembros del equipo. 

Cada estructura tiene sus ventajas y desventajas, y rara vez hay una que funcione para todos los casos. Estos son los tres tipos más comunes:

Estructura de equipo basada en el proyecto

En una estructura basada en el proyecto, el equipo se forma específicamente para el proyecto y se disuelve una vez que se completa. Todas las personas del equipo se dedican a esa única iniciativa durante su duración, lo que tiende a crear un enfoque más sólido y una toma de decisiones más rápida. 

Esta estructura funciona bien para proyectos grandes y complejos donde se necesita un compromiso a tiempo completo y donde tiene sentido sacar temporalmente a las personas de su espacio funcional.

Estructura funcional de equipo de proyecto

En una estructura funcional, los equipos se organizan por departamento o área de habilidades, con la actividad del proyecto superpuesta a sus responsabilidades habituales.

Un equipo de marketing podría encargarse de un proyecto de campaña, o un departamento de ingeniería podría gestionar una compilación de producto, con cada grupo contribuyendo desde su función existente. 

Esto funciona bien cuando el proyecto se encuentra claramente dentro de un área de negocio y no requiere participación interdisciplinar constante.

Estructura de equipo de proyecto basada en matriz

Una estructura matricial es un enfoque híbrido en el que los miembros del equipo están subordinados a la vez tanto a un gerente funcional como a un gerente de proyecto. Permite a las organizaciones incorporar conocimientos especializados de diferentes departamentos sin reasignar completamente a las personas. 

Esta configuración es común en organizaciones más grandes que ejecutan varios proyectos a la vez. Sin embargo, requiere una comunicación clara y prioridades bien definidas para evitar que haya conflictos en la demanda del tiempo de las personas.

Cómo formar un equipo de proyecto de alto rendimiento en 5 pasos

Formar un equipo de proyecto no solo es asignar roles. Los equipos más efectivos se construyen con intención, comenzando por lo que el proyecto realmente necesita y desarrollándolo desde ahí. 

Aquí te explicamos cómo abordarlo en cinco pasos:

Paso 1: Define el alcance, las metas y los criterios de éxito del proyecto

Antes de poder elegir a las personas adecuadas, necesitas entender cuál es la meta final. Documenta los objetivos del proyecto, las entregas y las métricas del éxito para que todo el equipo conozca cómo debe ser el trabajo terminado. 

En Jira, puedes usar el desglose de la actividad con IA para traducir esas metas en tareas e hitos gestionables y dar a todo el mundo una imagen clara del alcance desde el primer día. En esta etapa, un plan de proyecto sólido también contribuye a una mejor planificación estratégica en toda la organización.

Paso 2: Identifica los roles y habilidades necesarios

Con el alcance del proyecto definido, determina las habilidades necesarias para entregar cada parte del proyecto e identifica cualquier brecha que pueda necesitar capacitación o apoyo externo. 

Usa la plantilla de tabla de RACI para definir roles y responsabilidades y aclarar quién es responsable, quién rinde cuentas, a quién se consulta y a quién se informa en cada etapa. Esta claridad inicial ahorra una cantidad significativa de idas y venidas una vez que el trabajo está en marcha.

Tabla de RACI: botón de plantilla de Confluence

Paso 3: Equilibra la experiencia y la disponibilidad

Elige personas que tengan la experiencia adecuada y la capacidad real para contribuir de manera efectiva. Un miembro del equipo que ya está sobrecargado con otros tres proyectos no podrá aportar a este lo que necesita. 

Haz un seguimiento de la disponibilidad y de las asignaciones de miembros en Planes de Jira para evitar sobrecargarlos y contar con una visión realista de lo que tu equipo puede asumir. Este también es un buen momento para identificar si necesitas un propietario del proyecto como autoridad de toma de decisiones en flujos de trabajo específicos.

Paso 4: Asigna responsabilidades claras para evitar superposiciones

Una vez que el equipo esté establecido, documenta el rol y las responsabilidades de cada miembro en Confluence para que nadie tenga que hacer conjeturas. Cuando todas las personas saben de qué son responsables y de qué no, se reduce el trabajo duplicado.

Las responsabilidades transparentes también evitan que se pierdan los traspasos y mantienen el proyecto en movimiento. No corras el riesgo de tener que hacer consultas constantes para aclarar lo que hace cada uno.

Paso 5: Coordina la comunicación del equipo para centrarte en la ejecución

Establece expectativas claras sobre la forma en que el equipo compartirá información, realizará reuniones y usará las herramientas de colaboración. Un equipo de gestión de proyectos o responsable del proyecto puede establecer estas normas desde el principio y revisarlas a medida que evoluciona el proyecto. 

Graba tutoriales e instrucciones en Loom para facilitar la comunicación asíncrona, lo que puede ser especialmente útil para equipos distribuidos o cualquier persona que se una a mitad del proyecto y necesite ponerse al día rápidamente.

Genera impulso desde el primer día con el equipo de proyecto idóneo

Un equipo de proyecto bien estructurado en el contexto de la gestión de proyectos no surge de la nada. Comienza con metas claras, roles que todos entiendan y un enfoque de comunicación que haga que el trabajo avance entre una reunión y otra. 

Si dedicas tiempo a reflexionar sobre lo que un equipo debe lograr antes de crearlo, podrás sentar una base sobre la que gestionar el proyecto de manera más fácil. Conseguir esa estructura desde el principio es lo que distingue a los proyectos estancados de los que aportan valor.

Supervisa el progreso en Jira, documenta las decisiones en Confluence y comparte actualizaciones importantes a través de Loom para mantener la coordinación de tu equipo de principio a fin del proyecto.