Crea una base de conocimientos centralizada para los equipos de marketing en Confluence

Una conversación suele tener lugar a unos 60 decibelios, un volumen lo suficientemente bajo como para que el tráfico de la ciudad impida oírla. Sin embargo, si metes en un estadio a una multitud de personas apoyando al mismo equipo al mismo tiempo, su nivel de decibelios puede llegar hasta 142, como ocurrió una vez en un récord mundial en un partido de fútbol.

¿Y esto qué tiene que ver con las marcas? Muy simple: si puedes hacer que toda tu empresa trabaje en sintonía, los mensajes de tu marca alcanzarán más decibelios y se oirán por encima del ruido del marketing moderno.

El problema es que la mayoría de las marcas no dedican tiempo a conseguir que toda la organización trabaje en sintonía. Si bien el 85 % de las organizaciones cuenta con directrices de marca, solo el 31 % reconoce cumplirlas en todo momento. 

La solución: utiliza Confluence para albergar una base de conocimientos centralizada para las directrices de tu marca, los procesos del equipo de marketing y otros recursos empresariales esenciales. 

Al almacenar las directrices de la marca en Confluence, por ejemplo, todo tu equipo puede obtener una visibilidad completa de los perfiles de tu audiencia, el uso del logotipo, la voz y el tono, y lo que debes y no debes hacer en un mismo lugar. También puedes crear las directrices de la empresa para que cada equipo, sea o no de marketing, tenga la referencia adecuada. Veamos cómo funciona.

¿Por qué desarrollar una base de conocimientos centralizada en Confluence?

Porque la cohesión de la marca importa. Cuando McKinsey analizó las 40 marcas "más importantes", descubrió que estas empresas generaban casi el doble de rentabilidad para los accionistas que la media. Además, afirmó que las marcas suelen obtener su fortaleza de la gestión y la ejecución de su trabajo. Crear una base de conocimientos centralizada en Confluence consiste en perfeccionar ese trabajo. 

Puede que sepas cómo quieres que suenen tus materiales de marketing y que tengas una identidad de marca clara. Vamos, es el caso del 85 % de las empresas. Pero las empresas que transformen sus materiales de marketing en recursos prácticos a los que se les pueda dar uso tendrán más éxito a la hora de ejecutar su estilo de marca único.

Centralizar los conocimientos de tu equipo en Confluence puede ayudarte de esta forma:

• Puesta en sintonía de los equipos. Almacenar toda la información en Confluence garantiza que todos los miembros del equipo accedan a los mismos datos y recursos, de modo que se salvan las distancias y se evitan las confusiones. Además, dado que todos los miembros de tu equipo, sean o no de marketing, acceden a esta información, se reduce el riesgo de que se produzcan incoherencias en los mensajes y la personalización de la marca.

• Homogeneidad. Con Confluence, puedes crear una documentación de marca y marketing cohesiva y coherente a través de plantillas. A partir de ahí, puedes colaborar con tus compañeros de equipo a través de funciones como los comentarios, que no solo ayudan a mantener la información actualizada, sino también a que todo el mundo esté al corriente.

• Escala de la organización. Confluence te ayuda a no limitarte solo a las carpetas de documentos personales para que también puedas hacer uso de los espacios orientados a los proyectos y equipos, con lo que obtendrás una estructura que se pueda ampliar. A medida que los compañeros de equipo se unen y se marchan, los recursos siguen siendo relevantes. Y, lo mejor de todo: Confluence es un producto abierto de forma predeterminada, de modo que se podrá acceder a la información de tu organización desde el principio.

Un simple documento no basta para albergar una base de conocimientos centralizada. Tus materiales de marketing, como la creación de un documento a partir de una plantilla de directrices de marca en Confluence, crecerán y cambiarán con el tiempo. Los flujos de trabajo, las rutinas, los procesos de tu equipo… todos parecen explicarse por sí mismos en tu empresa. Pero ¿qué ocurrirá cuando quieras contratar a alguien nuevo? Confluence puede facilitar los procesos de incorporación, formación y gestión de proyectos de tus equipos de marketing. Al usar Confluence como "base", tu empresa podrá expandirse libremente, pues se trata del software de base de conocimientos escalable capaz de crecer con tu equipo. 

Pero vayamos más al grano. ¿Qué funciones de la base de conocimientos necesitas y cómo las puedes conseguir a través de Confluence?

Funciones de Confluence para crear una base de conocimientos

Creación de páginas para materiales de marketing

Una página de Confluence es como una célula dentro de un organismo: puede equivaler a todo el documento o puedes usarla para crear sistemas mucho más complejos y detallados. Empieza desde cero y usa tu creatividad o utiliza una plantilla de Confluence para cada página. Puesto que puedes elegir entre cientos de ellas, y todas están diseñadas para un uso específico, como directrices de redacción o artículos de instrucciones, no cabe duda de que encontrarás una plantilla adecuada para lo que tu equipo necesite documentar.

Lo atractivo de las páginas de Confluence es que son dinámicas. Los miembros del equipo pueden crearlas, utilizarlas para recopilar ideas o participar en debates colaborativos sin enturbiar la información que ya figura en ellas. También pueden elegir en qué medida colaboran, es decir, si trabajan de forma individual en las páginas o si invitan a un colaborador. 

Otra característica clave es el control de las versiones de las páginas. Si alguien edita una página y no te convencen los cambios, puedes ir al historial de esta (Más opciones -> Historial de la página) y ver qué se ha modificado. ¿Que no te gustan las actualizaciones? Simplemente, restaura una versión anterior con un clic.

Creación de espacios para colaborar más

¿Recuerdas el concepto de que el nivel de decibelios de tu marketing aumenta si las personas trabajan al unísono? Confluence se ha estructurado específicamente para que la gente trabaje en sintonía. O, en este caso, para que trabaje en los mismos espacios. 

Si las páginas son las celdas individuales de tu campaña más reciente, los espacios son sistemas de páginas que conforman tus directrices de marketing. Funcionan de forma muy parecida a las carpetas, ya que te ayudan a compartir, almacenar y organizar todo el trabajo fundamental de mensajería de marca que has desarrollado.

Puedes crear tres tipos distintos de espacios para que tu base de conocimientos de marketing sea navegable:

• Los espacios de equipo garantizan que cada equipo tenga un espacio para centrarse en el trabajo que presente mayor relevancia para su ámbito específico. Esto significa que los expertos en marketing de productos pueden mantener los datos relevantes sobre las investigaciones de los usuarios y el posicionamiento consolidados en su espacio, mientras que los expertos en marketing de rendimiento pueden recopilar la estrategia de la campaña, los planes de los canales y las retrospectivas.

• Los espacios de los proyectos almacenan la información relacionada con los proyectos en un mismo lugar. Los equipos de proyectos interdisciplinares pueden hacer referencia a las páginas y trabajar en sus iniciativas directamente en Confluence, sin tener que enviar y recibir correos electrónicos, donde los mensajes pueden perderse o pasarse por alto con facilidad.

• Los espacios personales almacenan aquello en lo que trabajan las personas. Las listas de tareas y las páginas se pueden actualizar y perfeccionar antes de moverlas a un espacio compartido, lo que contribuirá a mantener los documentos de colaboración centralizados en lugar de albergar el trabajo individual de cada miembro del equipo.

Adición de etiquetas para facilitar la búsqueda

Tus materiales de marketing pueden acumularse rápidamente, sobre todo a medida que tu empresa crece. Tal vez cuentes con distintas directrices para las campañas publicitarias, los mensajes de redes sociales e incluso las notas de las versiones de funciones concretas. Con Confluence, puedes añadir etiquetas a las páginas para que cualquiera que busque una referencia rápida no tenga que perder tiempo para encontrarla. Basta con un simple clic para dar con el resultado.

Lo mejor de las etiquetas es su versatilidad. Añádelas a las páginas, a las entradas del blog o incluso a los archivos adjuntos de Confluence. Puedes escribir lo que quieras en las etiquetas y clasificarlas como mejor te parezca.

Por ejemplo, supongamos que tienes documentación relacionada con la forma de amenizar las campañas de correo electrónico. Crea una nueva etiqueta denominada "correo electrónico" en Confluence. Incluso si el término "correo electrónico" no aparece de forma explícita en las páginas o los nombres de los archivos específicos, la etiqueta los destacará cuando alguien que busque "correo electrónico" quiera hacer referencia a tus prácticas de marketing.

Estas etiquetas tampoco se aplican solo a las páginas: también puedes etiquetar espacios. Cuanto más crezca tu equipo, más importante será establecer categorías de espacios que tengan sentido para los grupos internos y las etiquetas agilizan la búsqueda para que sea más fácil gestionarlas.

La búsqueda basada en la IA ahora también está integrada de forma nativa en Confluence. Busca la información que necesitas sin el trabajo que supone revisar información contextual a mano. Podrás concentrarte en el trabajo, sin tener que hacer ni responder preguntas sobre tu documentación.

Organiza las páginas con una jerarquía estructurada

Seamos sinceros: en la mayoría de las bases de conocimientos centralizadas es difícil encontrar información. Es cierto que son el recurso de confianza porque en ellas está toda la información, pero un artículo de la base de conocimientos no servirá de nada si se tarda demasiado en encontrarlo. O, lo que es peor, se puede encontrar un artículo equivocado y dar lugar a errores en el proyecto o trabajar con notas incorrectas a la hora de poner en práctica las estrategias de marketing.

En su lugar, organiza las páginas de la base de conocimientos con la jerarquía estructurada de Confluence. 

La clave es que Confluence aplica un enfoque dinámico a la hora de organizar la base de conocimientos. Por ejemplo, un solo espacio puede formar parte de una categoría del departamento de marketing. Al mismo tiempo, puedes vincular ese documento a la jerarquía única de una campaña concreta. De esta forma, tus documentos de marca fundamentales funcionarán como intersecciones: es posible que se encuentren con ellos varios equipos que trabajen en diferentes proyectos y todo ello mientras el tráfico avanza sin problemas.

Así, no tienes que estructurar tu contenido solo para satisfacer nociones preconcebidas de estructura del software: tienes libertad para determinar tu estructura. Las páginas específicas de Confluence para campañas únicas (por ejemplo, campañas de publicidad distintas entre redes sociales y mensajería por correo electrónico) pueden hacer referencias cruzadas a los mismos documentos. Si lo has vinculado todo de la manera correcta, puedes hacer un cambio en tu estrategia general de marca y todos los equipos lo verán automáticamente. Esa es la gran ventaja de la organización jerárquica dinámica.

Controla el acceso solo a las personas pertinentes

Puede que, al leer el apartado anterior, hayas imaginado a un montón de personas dando su opinión, y que no te parezca lo más deseable. Por eso, puedes usar Confluence para controlar el acceso con permisos específicos para diferentes páginas y espacios. En pocas palabras: los documentos más importantes estarán en manos de las personas que tienen que controlarlos. 

Estos permisos pueden variar según las reglas que quieras establecer. Si lo necesitas, puedes establecer permisos globales para determinar el acceso a todo el sitio para usuarios específicos. De la misma forma, puedes crear permisos específicos para cada espacio para que los ejecutivos del equipo puedan acceder a todo lo que necesitan. Incluso puedes reducir las restricciones de páginas individuales para que tus mensajes permanezcan como tú quieras.

Las páginas de Confluence se podrán ver o editar de forma predeterminada, pero puedes restringir estas reglas a usuarios o grupos concretos. Así puedes asegurarte de que, aunque trabajes en un borrador de página en Confluence, solo lo vean las personas adecuadas.

Integración con soluciones de gestión de proyectos

Si tu base de conocimientos no se conecta a otras herramientas, ¿está centralizada o en silos?

Al integrar Confluence con las herramientas que más utiliza tu equipo, mantienes la capacidad de la base de conocimientos para dar respuesta al cambio en las necesidades del equipo. Confluence proporciona el contenido y el contexto para que tengas todo lo que necesitas para finalizar los proyectos de la forma que tú deseas.

Estos son dos ejemplos de integración de Confluence.

Si combinas Trello y Confluence, puedes pegar los enlaces de Trello en Confluence con funciones de previsualización y edición, lo que te permitirá editar las tareas de Trello directamente en Confluence. También puedes insertar tableros de Trello totalmente interactivos en la página de Confluence para que el equipo utilice toda la gama de funciones de Trello en la base de conocimientos de Confluence.

Si integras Confluence con Jira, podrás hacer un seguimiento de las incidencias de Jira directamente en Confluence. Mantén al equipo al tanto de posibles complicaciones directamente desde tu base de conocimientos. Tener las tareas de Jira en una página de Confluence también permite configurar de forma sencilla los plazos de los proyectos futuros. Otra opción es usarlo para estimar las fechas de lanzamiento y mantener al día al equipo.

Crea una base de conocimientos centralizada y viva

No basta con tener un plan de marketing sólido. A veces, el éxito del marketing se reduce a conseguir que toda la organización vaya a la par y dé los mismos mensajes. No basta con comunicar: para diferenciar el marketing y los mensajes de tu marca, debéis convertíos en el público de un estadio aplaudiendo al unísono.

Esto no se puede conseguir sin comunicación interna. El primer paso es tener una base de conocimientos centralizada con todos los datos relevantes sobre la marca y el marketing. ¿Qué mensajes de marca funcionan? ¿Qué hay que cambiar? Con una base de conocimientos centralizada con Confluence, tu equipo estará siempre informado, irá a la par y dará los mismos mensajes.