Cómo definir y crear el alcance de un proyecto en 5 sencillos pasos

Definir el alcance del proyecto es la piedra angular de una gestión de proyectos exitosa. Esta práctica permite establecer límites claros en torno a las tareas, los plazos y los recursos necesarios para lograr tus metas, lo que, a su vez, ayuda a mantener la coordinación de los equipos y que los proyectos vayan según lo previsto y se ciñan a los plazos y al presupuesto.

Ir al supermercado a comprar huevos y salir con el carrito lleno es como dejar que el alcance del proyecto crezca de forma desmedida y que, por consiguiente, se disparen los costes y las tareas. Los huevos siempre siempre se colocan al fondo del supermercado por esa razón. En nuestro contexto, lo llamamos corrupción del alcance y es un error que se comete habitualmente en proyectos de todos los tamaños.

Sin embargo, si estableces límites claros para el alcance de tu proyecto desde el principio, podrás evitar estos costosos desvíos y asegurarte de que tu equipo se centra en los factores más importantes.

En este artículo, se ofrece una definición clara del concepto "alcance del proyecto", los métodos para redactarlo y los pasos que debes seguir para garantizar que las entregas del proyecto vayan según lo previsto.

¿Qué es el alcance de un proyecto?

El alcance define los límites de un proyecto: en él se especifica qué se incluye, qué se excluye y cómo el equipo proporcionará el resultado final. Actúa como una hoja de ruta, ya que describe las entregas, los principales hitos y las restricciones para garantizar que todo el mundo esté coordinado de principio a fin.

La declaración de alcance del proyecto recoge todo eso y lo convierte en un documento claro y fácil de compartir. Es la forma de convertir el concepto de "alcance" en algo que tu equipo puede consultar, seguir y usar para tomar decisiones a lo largo del proyecto.

¿Por qué es importante el alcance del proyecto?

Es probable que tengas la culpa de haber prolongado mucho más de lo previsto el tiempo que has pasado comprando o de que algún proyecto se dilatara mucho más de lo debido con respecto a los requisitos iniciales. Según el Project Management Institute (PMI), la friolera del 52 % de los proyectos sufren la temida "corrupción del alcance".

La cantidad de miembros del equipo, tiempo y dinero de los que dispones no es infinita. Además, si los requisitos de tu proyecto continúan ampliándose, terminarás agotando los recursos.

Una gestión eficaz del alcance del proyecto te ayuda a no desviarte del plan original y a mejorar la gestión de los recursos, lo que reporta las siguientes ventajas:

Plazos realistas

En un estudio de PwC, se observó que solo el 2,5 % de las empresas llevan a cabo sus proyectos con un éxito del 100 %. El resto incumple el presupuesto o el plazo originales (o ambos).

Gestionar el alcance del proyecto evitará que tú y tu equipo incurráis en retrasos inaceptables con respecto a la fecha de finalización original. Si sabes exactamente qué es lo que hace falta para completar un proyecto, te resultará mucho más fácil establecer un plazo realista.

Presupuestos precisos

Cuesta entender cuánto costará un proyecto si tus requisitos y entregas cambian constantemente.

Definir el alcance te ayudará a fijar un presupuesto razonable desde el principio. Además, supervisar el alcance a medida que tu equipo avance te ayudará a atenerte a esta cifra.

Proyectos más eficientes

Todos hemos pasado por lo mismo: tener que lidiar con un proyecto interminable porque los equipos o los clientes no paran de pedir funciones, ajustes o incorporaciones nuevos, lo que, en última instancia, provoca que el proyecto se prolongue cada vez más hasta la saciedad.

Decir "sí" a las cosas nos hace sentir bien, pero los equipos de proyectos tienden a seguir aceptando solicitudes sin darse cuenta de lo mucho que se han desviado del plan inicial.

Definir y gestionar el alcance del proyecto permite a tu equipo garantizar la finalización eficiente de los proyectos conforme a los requisitos originales. En pocas palabras, el alcance, así como la declaración de alcance del proyecto que creas, actúan como la piedra angular del proyecto y evitan que todo se vaya acumulando cual bola de nieve.

5 pasos para definir y redactar el alcance de tu proyecto

No puedes predecir el futuro, por lo que definir el alcance del proyecto se antoja todo un reto. ¿Cómo vas a saber todo lo que implica tu proyecto desde el primer día?

Examinemos unos cuantos pasos que puedes seguir para crear una declaración básica de alcance del proyecto:

1. Fija las metas finales del proyecto

Todo proyecto tiene un objetivo (eso mismo es, en primera instancia, lo que te impulsa a llevarlo a cabo).

Otro estudio del PMI arrojó que el 37 % de los errores de los proyectos se deben a objetivos e hitos mal definidos. No des por sentado que todos los miembros de tu equipo están al tanto del objetivo final.

Definir las metas, por ejemplo, en relación con lo que logrará el proyecto aporta una base contextual importante.

En el caso de nuestro proyecto de ejemplo, la meta sería la siguiente: crear un cuestionario para nuevos clientes que simplifique el proceso de captación y garantice que recopilemos toda la información necesaria sobre ellos desde el principio.

Señalar el objetivo al principio te facilitará todo lo que hagas después, ya que te permitirá tener controlada la meta principal del proyecto y tomar decisiones con ella en mente.

2. Define las entregas del proyecto

¿Qué elemento o conjunto de elementos tangibles vais a crear? En este caso, se trata del cuestionario en línea que se enviará automáticamente a los clientes con los que has celebrado nuevos contratos, así como una página de destino con más información.

Identificar tus entregas al inicio te ayudará a detectar cuándo empieza a corromperse el alcance.

Por lo tanto, si tu equipo sugiere incorporar un portal en línea para que los clientes puedan enviar los archivos, recuerda que no forma parte de las entregas de este proyecto. Es mejor abordar esta función por separado una vez que finalice el proyecto y los recursos estén disponibles.

3. Identifica todas las tareas y actividades del proyecto

En este paso, dividirás las entregas en tareas y actividades diferenciadas. ¿Qué pasos tienes que dar para producir cada entrega? A esto se le denomina estructura de desglose del trabajo.

Para crear el cuestionario para nuevos clientes, tendrás que hacer lo siguiente:

• Elegir el contenido del cuestionario y redactar un borrador

• Introducir el cuestionario en un formulario en línea

• Crear una página de destino en la que los clientes puedan acceder al cuestionario e informarse al respecto

• Configurar un correo electrónico automatizado que distribuya el cuestionario

Cuanto más dividas el proyecto en pasos concretos y viables, más fácil te resultará identificar las solicitudes y tareas específicas que no formaban parte del plan original. Este enfoque hace que los proyectos enormes y complejos parezcan mucho más gestionables.

4. Define claramente las exclusiones del proyecto

Saber lo que no harás es tan importante como saber lo que sí harás. Por muy contraintuitivo que parezca, tienes que hacer una lista de las tareas y entregas que no llevarás a cabo dentro de este proyecto.

En tu proyecto para este cuestionario, deberás especificar que no te ocuparás de lo siguiente:

• Portal en línea en el que los clientes puedan enviar recursos y archivos

• Secuencia de correos electrónicos de incorporación en varios pasos

• Cuestionarios personalizados para cada tipo de cliente

Probablemente, habrás oído eso de que la mejor defensa es un buen ataque, y de eso mismo trata este paso. Es como plantar un cartel de "Cuidado" para las cosas que están fuera del alcance y que crees que podrían desviarte de tu meta.

5. Investiga y detalla las limitaciones del proyecto

No vais a llevar a cabo este proyecto en el "país de la piruleta". Este proyecto está sujeto a limitaciones reales (presupuestos, plazos y recursos) con las que tendrás que trabajar. Las definirás en este paso.

Estas son algunas de las limitaciones que afectarán a tu cuestionario para clientes:

• Tiene que estar disponible para el 25 de noviembre de 2026.

• El presupuesto total del proyecto no puede sobrepasar los 5300 $.

• El equipo de desarrollo web no estará disponible para crear la página de destino hasta finales de octubre.

Tienes que ser lo más realista posible, así que procura implicar a los miembros de tu equipo en este proceso, ya que ellos podrán aportarte información sobre otras limitaciones con las que tendréis que trabajar.

Ejemplo de declaración de alcance del proyecto

Has garabateado unas cuantas notas, y ya estás en condiciones de aplicar todo esto a una declaración de alcance del proyecto que tu equipo y tú podréis consultar. Procura publicarla en un lugar seguro y accesible para todos (un espacio de gestión colaborativa de proyectos como Jira viene de perlas para esto).

Ya has dejado atrás la mayor parte del trabajo duro, y ahora solo tienes que organizar la información. En la parte superior de la declaración de alcance del proyecto, deberás incluir unos cuantos datos básicos del proyecto como, por ejemplo, los siguientes:

• Nombre

• Descripción

• Plazo

• Gestor

Aquí tienes un posible resultado de declaración de alcance para el proyecto que hemos puesto de ejemplo:

3 plantillas de gestión del alcance de los proyectos para ponerte en marcha

¿Quieres simplificar el proceso aún más? Tienes a tu disposición varias plantillas gratuitas que te ayudarán a mantener bajo control el alcance de tu proyecto. Sin embargo, estas son nuestras tres favoritas:

1. Plantilla de informe de proyecto de Jira

Crea informes de proyecto claros y coherentes. La plantilla de informe de proyecto de Jira te ayuda a supervisar el progreso, establecer plazos y mantener a las partes interesadas coordinadas. Introduce los datos específicos de tu proyecto y personaliza la plantilla según sea necesario.

2. Plantilla de cronograma del proyecto de Jira

Agrupa los detalles importantes del proyecto, como las dependencias, los recursos y los riesgos, en un flujo visual simplificado para mejorar la gestión del proyecto. La plantilla de cronograma del proyecto de Jira permite organizar y secuenciar las tareas sobre la base de un marco cronológico claro, desde la concepción inicial hasta la entrega final.

3. Plantilla de planificación de alto nivel de Jira

Gestiona grandes proyectos interdisciplinares, como un programa o una iniciativa. La plantilla de planificación de alto nivel de Jira te ofrece un plan que recopila todo en un mismo lugar. Con ella, los equipos podrán supervisar y generar informes con facilidad sobre las tareas relativas a diferentes proyectos y entender la dinámica de su trabajo en términos generales.

Utiliza la declaración de alcance del proyecto para no perder de vista tu objetivo

Para definir y gestionar el alcance del proyecto de forma eficaz, tienes que ser preciso. Describe claramente lo que está incluido y lo que no para evitar confusiones.

Asegúrate de implicar al equipo y colaborar para garantizar que tu alcance sea realista y exhaustivo.

Prioriza los objetivos y aprovecha los proyectos anteriores para definir primero las entregas. Luego, establece los plazos y los presupuestos, a la vez que revisas los resultados anteriores para identificar prácticas recomendadas. Mantén tu declaración de alcance en Jira para que tu equipo pueda consultar con facilidad lo que está incluido en el alcance y lo que no.