Explicación de la gestión de adquisiciones de proyecto y los procesos clave

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• La gestión de adquisiciones de proyecto es el proceso sistemático de identificación, adquisición y gestión de los servicios o bienes externos necesarios para un proyecto.

• El marco consta de cuatro etapas principales: la planificación, la ejecución, el control y el cierre de las adquisiciones para garantizar la coordinación con los proveedores.

• La gestión efectiva de las adquisiciones respalda el presupuesto y el alcance general del proyecto mediante el establecimiento de requisitos claros y criterios de selección objetivos.

• Los gerentes de proyectos actúan como nexo central entre las partes interesadas internas, los departamentos de finanzas y los proveedores externos con el fin de garantizar el rendimiento.

• El uso de herramientas centralizadas como Jira ayuda a los equipos a supervisar las entregas y automatizar los flujos de trabajo de aprobación para mejorar la visibilidad y mitigar los riesgos.

Por lo general, para garantizar la correcta entrega de un proyecto se necesita algo más que talento y recursos internos. La mayoría de las iniciativas complejas también dependen de proveedores, consultores especializados o hardware y software específicos para ejecutarse con éxito.

Estas necesidades implican relaciones externas que deben gestionarse con cuidado. La adopción de un enfoque estructurado garantiza que cada compra aporte valor sin crear riesgos innecesarios.

En esta guía, se abordan las fases esenciales de la gestión de proyectos relacionadas con los procesos de adquisición, la documentación necesaria y los métodos para mantener la responsabilidad a lo largo del ciclo de vida del proveedor.

¿Qué es la gestión de adquisiciones de proyecto?

La gestión de adquisiciones de proyecto es el marco que se utiliza para gestionar las relaciones con los proveedores externos. Esta abarca cada una de las etapas del trayecto, desde el momento en que un equipo se da cuenta de que necesita un recurso externo hasta el pago final y el cierre del contrato.

Con un proceso estandarizado, los equipos podrán asegurarse de que las contribuciones externas se mantengan alineadas con el cronograma, el presupuesto y el alcance del proyecto. Esta estructura permite evitar errores comunes como la corrupción del alcance o los costes inesperados que surgen a raíz de la falta de acuerdos claros con los proveedores.

La gestión de adquisiciones abarca todo el ciclo de vida del proceso de adquisición. Es un ciclo continuo que consiste en planificar qué comprar, elegir los partners adecuados, hacer un seguimiento de su trabajo y confirmar que se han cumplido todas las obligaciones antes de que termine el proyecto.

¿Qué rol desempeña el gerente de proyectos en la gestión de adquisiciones?

El gerente de proyectos actúa como nexo entre las necesidades del proyecto y los proveedores externos que ofrecen soluciones. Aunque es posible que el gerente de proyectos no firme personalmente cada cheque, se asegura de que la estrategia de adquisiciones respalde el plan general del proyecto.

Un gerente de proyectos se encarga de supervisar el rendimiento de los proveedores para asegurarse de que se cumplan los hitos y se mantengan los estándares de calidad. Trabajan en estrecha colaboración con equipos interdisciplinares, entre los que se incluyen los departamentos jurídicos y de adquisiciones, para garantizar que cada contrato cumpla con los estándares organizativos y la normativa local.

Las partes interesadas y los partners de finanzas también desempeñan un rol fundamental en este ecosistema. Se encargan de otorgar las aprobaciones presupuestarias necesarias y ayudan a verificar que los proveedores seleccionados representen una buena inversión de cara a lograr las metas a largo plazo de la empresa.

¿Cuáles son los procesos principales que engloba la gestión de adquisiciones de proyecto?

Un proceso de adquisición estandarizado entraña cuatro fases: la planificación, la ejecución, el control y el cierre. Estas etapas definen un marco reutilizable que ayuda a los equipos a gestionar la complejidad y reducir los riesgos financieros u operativos.

La correcta ejecución de estas fases conlleva la creación de un entorno transparente, en el que todo el mundo esté al tanto de sus responsabilidades. 

Esta previsibilidad ayuda al equipo a gestionar los cambios de manera eficiente y garantiza que los partners externos se integren en el flujo de trabajo interno.

1. Planificar la gestión de adquisiciones

El primer paso consiste en identificar lo que necesita el proyecto de los proveedores externos. Esto implica planificar los recursos para determinar si una determinada tarea se puede llevar a cabo internamente o si, por el contrario, requiere la intervención de expertos externos especializados.

Durante esta fase, los equipos definirán los requisitos de los bienes o servicios y determinarán el tipo de contrato más adecuado. También se documentarán los criterios de evaluación, se establecerán los presupuestos iniciales y se determinarán los flujos de trabajo para obtener la aprobación de los gastos.

También debes plantearte realizar una planificación de la capacidad para asegurarte de que dispones de los recursos necesarios en el equipo como para afrontar cualquier proyecto. Además, puedes usar las vistas de gestión de la carga de trabajo para obtener datos relevantes y claros sobre el volumen de trabajo actual del equipo y, de esta forma, poder hacer planes de futuro.

2. Ejecutar las adquisiciones

Una vez establecidos los requisitos, el equipo evaluará el mercado para encontrar el partner adecuado. Esto normalmente implica el envío de una solicitud de propuestas (RFP), una solicitud de presupuesto (RFQ) o una solicitud de oferta a proveedores cualificados.

El objetivo radica en evaluar las propuestas de forma objetiva según los criterios establecidos durante la fase de planificación. Después de revisar las opciones, el equipo iniciará las negociaciones pertinentes de cara a concretar las condiciones, los precios y los cronogramas de entrega antes de decantarse oficialmente por un proveedor.

3. Controlar las adquisiciones

El control se basa en la adopción de un enfoque de gestión activa una vez que se firme el contrato y comience la actividad. El equipo debe supervisar el rendimiento del proveedor según las condiciones del contrato acordadas y las entregas específicas para garantizar que todo vaya según lo previsto.

Esta fase entraña la gestión de cualquier cambio que sea necesario aplicar en el acuerdo y la resolución de los problemas a medida que surjan. La supervisión de los costes en tiempo real es una práctica esencial para la planificación estratégica, ya que permite al equipo ajustar el presupuesto del proyecto en caso de que fluctúen los gastos externos.

4. Cerrar adquisiciones

El cierre constituye el paso final del proceso, en el que el equipo confirma que todas las entregas cumplen con los estándares requeridos. Implica emprender una revisión formal para garantizar que el proveedor haya cumplido con todas y cada una de sus obligaciones.

Una vez que se haya verificado el trabajo, el equipo finalizará los pagos y archivará la documentación del contrato. Este también es un buen momento para recopilar las lecciones aprendidas, así como para documentar lo que fue bien y lo que se podría mejorar para futuras relaciones con proveedores.

¿Cuáles son los documentos clave que se utilizan durante el proceso de gestión de adquisiciones?

Una documentación clara es la base de toda buena adquisición. La declaración de trabajo (SOW) es uno de los más importantes, ya que proporciona una descripción detallada del trabajo que se va a llevar a cabo, el cronograma y los resultados esperados.

El plan de gestión de adquisiciones sirve como guía general de la gestión del proceso. En él se describe quién ostenta la autoridad de la toma de decisiones relativas a la elección del proveedor, así como la manera en que gestionará el equipo los riesgos asociados con los proveedores externos.

Se utilizan diferentes tipos de contratos según el nivel de riesgo y la naturaleza del trabajo:

• Contratos a precio fijo: fijan un precio total para un determinado producto o servicio, lo que otorga seguridad presupuestaria al proyecto.

• Contratos con reintegro de costes: implican el pago al vendedor de los costes reales más honorarios. Este tipo de contrato se suele utilizar si la tarea entraña una cierta complejidad o si el alcance no está del todo definido.

• Contratos en base al tiempo y materiales empleados: constituyen acuerdos híbridos que se basan en el pago por hora o unidad por parte del comprador, lo que ofrece flexibilidad para abordar las necesidades a corto plazo o cambiantes.

Los documentos de oferta y las cuadros de mando de evaluación también son esenciales. Estas herramientas fomentan la transparencia mediante la documentación de las razones que motivaron la selección de un determinado proveedor por encima de otro.

Prácticas recomendadas para una gestión eficaz de las adquisiciones de proyecto

Crear flujos de trabajo de adquisiciones reutilizables mejora la eficiencia y la responsabilidad en toda la organización. Algunas de las prácticas recomendadas para obtener el máximo beneficio de las adquisiciones de proyecto son:

• Definir requisitos claros: evita las descripciones ambiguas que puedan derivar en el desajuste de expectativas y en posibles sobrecostes.

• Mantener la transparencia en torno a la evaluación: utiliza cuadros de mando objetivos para garantizar que la selección de los proveedores se base en el mérito y el valor.

• Fomentar una buena comunicación: las sesiones de control periódicas ayudan a detectar posibles retrasos antes de que afecten a la ruta crítica de una compra.

• Documentar el rendimiento: el hecho de llevar un registro de los éxitos y fracasos de los proveedores sentará las bases de las futuras decisiones contractuales y conllevará la mejora del conocimiento organizativo.

• Fomentar la colaboración en el proyecto: implica a expertos técnicos desde el inicio del proceso de adquisición para garantizar que la solución del proveedor resulte técnicamente viable.

• Automatizar flujos de trabajo rutinarios: el hecho de estandarizar tareas repetitivas, como la derivación de aprobaciones y las actualizaciones de estado, permite tener más tiempo para la toma de decisiones más complejas y la planificación estratégica. Este cambio ya está muy avanzado, ya que el 64 % de los líderes de adquisiciones cree que la IA transformará su trabajo.

Estandariza la gestión de adquisiciones de proyecto para obtener mejores resultados

Crear flujos de trabajo de adquisiciones reutilizables mejora la eficiencia y la responsabilidad en toda la organización. Si en todos los proyectos se siguen los mismos pasos de adquisición, aumentará la visibilidad y resultará más fácil identificar cuellos de botella en el proceso de aprobación.

Los equipos pueden aprovechar Jira para dar estructura a estos flujos de trabajo complejos. Jira te permite hacer un seguimiento de las tareas de adquisición desde la solicitud inicial hasta el pago final, ya que proporciona una fuente única de información para todas las actividades relacionadas con los proveedores.

Con Jira, puedes programar aprobaciones automatizadas y supervisar tanto las entregas de los proveedores como tus tareas internas. Esto mantiene alineadas las adquisiciones y tus prácticas de gestión ágil de proyectos, lo que, a su vez, garantiza que las dependencias externas nunca se conviertan en un obstáculo inesperado.

Centralizar la documentación en Jira reduce los riesgos, ya que permite al equipo acceder fácilmente a los contratos y las declaraciones de trabajo. Este enfoque integrado garantiza que las adquisiciones sigan siendo un activo estratégico, no una carga administrativa.